Passwort-Manager für Fahrschulen: Büro, Fahrlehrer, Zweigstellen

Was eine Fahrschule an Zugängen hat

In einer Fahrschule hängt fast jeder Arbeitstag an Portalen: Prüftermine bucht das Büro bei der Technischen Prüfstelle, die Ausbildung steht in der Fahrschulsoftware, die Theorie lernen die Schüler in einer App mit Lizenz der Fahrschule.

• Prüfung und Antrag: das Fahrschulportal der Prüfstelle, je nach Behörde ein Online-Verfahren für Führerscheinanträge.
• Ausbildung: Fahrschulsoftware mit Schülerkartei, Fahrstundenplanung und Ausbildungsnachweisen, das Verwaltungskonto der Lern-App, Präsentationssoftware im Unterrichtsraum.
• Fahrzeuge: Hersteller-Apps der Lehrfahrzeuge, PINs der Tankkarten, Kundenkonto beim Leasinggeber.
• Büro: Zahlungsanbieter für Anzahlungen, ELSTER, Lohnabrechnung, Website und Bewertungsprofile.

Hat die Inhaberin ein Konto einmal angelegt und nutzen seitdem alle Fahrlehrer dieselbe Anmeldung, wird es Zeit für eigene Zugänge. Wie Sie das umstellen und Passwörter künftig über den Tresor weitergeben statt per Messenger, beschreibt der Ratgeber Passwörter im Team teilen.

Prüftermine buchen: die Portale der Prüfstellen

Die Fahrerlaubnisprüfung nimmt die Technische Prüfstelle ab, und deren Portal ist der Zugang, den das Büro täglich braucht. Zwei Prüfstellen beschreiben ihre Portale im Oktober 2026 so:

• Cockpit (TÜV Rheinland): Registriert wird die Fahrschule über das zuständige FE-Büro. Angemeldet wird mit E-Mail-Adresse und selbst gewähltem Passwort. Es gibt die Rollen Admin und Nutzer. Nur ein Admin legt weitere Nutzer an, etwa Fahrlehrer, und kann jeden Nutzer inaktiv stellen, danach kann sich dieser nicht mehr anmelden. Cockpit hat das frühere Portal TEDIS abgelöst.
• Fahrschulportal (DEKRA): Die Fahrschule unterschreibt die Nutzungsbedingungen, schickt sie per Post an die zuständige Dienststelle und erhält danach eine Zugangsberechtigung. Im Portal wählen Fahrschule und Schüler gemeinsam einen freien Termin für Theorie oder Praxis.

Wo das Portal eigene Nutzer kennt, bekommt jeder Fahrlehrer, der Termine bucht, seinen eigenen Zugang. Den Admin-Zugang legen Sie in eine Sammlung, die nur Inhaberin und Büroleitung sehen. Bei einem Portal mit nur einer Kennung für die ganze Fahrschule liegt diese in der Sammlung für das Büro, und in der Notiz steht, wer sie kennt. Für die Prüfstelle, die bei Ihnen prüft, gelten deren eigene Nutzungsbedingungen.

Fragt ein Portal beim Anmelden einen Bestätigungscode aus einer Authenticator-App ab, hinterlegen Sie den Schlüssel beim Eintrag im Tresor. Dann bekommt auch die Bürokraft den Code, wenn die Inhaberin gerade auf dem Beifahrersitz sitzt. Wie das funktioniert und warum dafür am Tresor die Zwei-Faktor-Pflicht gilt, erklärt der Ratgeber 2FA-Codes im Team teilen.

Führerscheinanträge über die Fahrschule

Manche Fahrerlaubnisbehörden lassen Fahrschulen die Anträge ihrer Schüler online übermitteln. In Berlin betreibt das Landesamt für Bürger- und Ordnungsangelegenheiten dafür das Verfahren Führerschein-Antrag-Online (FAO). Teilnehmen können nur Berliner Fahrschulen, die sich dafür registriert haben. Ob Ihre Behörde etwas Vergleichbares anbietet, erfahren Sie dort. Den Zugang legen Sie wie das Prüfportal in die Sammlung für das Büro.

Aufzeichnungen über die Ausbildung: fünf Jahre, dann löschen

Nach § 31 FahrlG führt der Inhaber für jeden Schüler Aufzeichnungen, aus denen Art, Inhalt, Umfang und Dauer der theoretischen und praktischen Ausbildung, die Namen der Fahrlehrer und eine bestehende Kooperation hervorgehen. Er unterzeichnet sie, auch elektronisch, und legt sie dem Schüler nach der Ausbildung zur Unterschrift vor. Aufbewahrt werden sie fünf Jahre nach Ablauf des Jahres, in dem der Unterricht abgeschlossen wurde, danach sind sie unverzüglich zu löschen oder zu vernichten. Bei einer Kooperation müssen sie auch bei der Auftrag gebenden Fahrschule jederzeit verfügbar sein.

Stehen diese Aufzeichnungen in der Fahrschulsoftware, muss jemand fünf Jahre lang an sie herankommen. Wechseln Sie die Software, klären Sie mit dem alten Anbieter, wie lange der Zugang bleibt, oder exportieren Sie die Daten vorher. Legen Sie Zugang und Hinweise zum Export danach als Eintrag in die Sammlung für die Inhaberin, mit dem Datum, an dem die Aufbewahrung endet und gelöscht werden muss.

Angestellte Fahrlehrer, Anwärter und Kooperationspartner

Wer bei Ihnen Fahrstunden gibt, ist angestellt oder hat eine eigene Fahrschule. Nach § 1 Abs. 4 FahrlG darf ein Fahrlehrer seine Erlaubnis nur zusammen mit einer eigenen Fahrschulerlaubnis oder in einem Beschäftigungsverhältnis mit einem Fahrschulinhaber nutzen. Anwärter bilden nur im Rahmen ihres Ausbildungsverhältnisses aus.

Für den Tresor heißt das: Angestellte und Anwärter bekommen ein Konto, das die Sammlungen ihres Standorts und ihrer Fahrzeuge sieht. Nach § 20 FahrlG darf eine Fahrschule Teile der Ausbildung an eine kooperierende Fahrschule übertragen, etwa die Klasse CE. Beide brauchen dafür die Fahrschulerlaubnis für diesen Teil. Der Partner kann ein eigenes Konto bekommen, das nur die gemeinsame Sammlung sieht. Das kostet nichts extra, weil es keine Nutzergrenze gibt.

Verlässt ein Fahrlehrer die Fahrschule, sperrt die Inhaberin sein Konto im Tresor und stellt seinen Nutzer im Prüfportal inaktiv. Danach ändert sie die Passwörter der Sammlungen, die er sehen konnte, und lässt seine Tankkarte sperren. Die vollständige Reihenfolge steht in der Checkliste, wenn ein Mitarbeiter geht.

Zweigstellen bekommen eigene Sammlungen

Wer Zweigstellen betreibt, braucht nach § 27 FahrlG eine Zweigstellenerlaubnis, und insgesamt sollen es nicht mehr als zehn Zweigstellen sein. Jede Zweigstelle hat einen Unterrichtsraum mit Rechner und WLAN, eigene Lehrfahrzeuge und vielleicht eine Alarmanlage mit Code. Diese Zugänge gehören in eine Sammlung je Standort.

Eigentümer und Administratoren der Organisation, hier die Inhaberin, sehen zusätzlich alle Sammlungen. Das Onlinebanking steht in keiner Sammlung und auch nicht im persönlichen Bereich. Wer Zahlungen erledigt, bekommt bei der Bank einen eigenen Zugang mit Vollmacht, wie im Ratgeber Onlinebanking für Mitarbeiter beschrieben.

Für jede Sammlung legen Sie fest, ob jemand nur lesen oder auch ändern darf. Den Vorschlag passen wir bei der Einrichtung an Ihre Standorte an.

Wenn die Inhaberin ausfällt

Das Fahrlehrergesetz hat für den Todesfall eine eigene Regel: Nach § 28 FahrlG kann die Fahrschule unter anderem für Rechnung des Ehegatten oder Lebenspartners fortgeführt werden, nach sechs Monaten aber nur, wenn der Fortführende selbst oder eine als verantwortliche Leitung bestellte Person bestimmte Voraussetzungen der Fahrschulerlaubnis erfüllt. Wer weitermacht, braucht vom ersten Tag an Prüfportal, Software und Bank.

Dafür gibt es den Notfallzugang. Die Inhaberin ist im Tresor Eigentümerin der Organisation und räumt einer Vertrauensperson einen Notfallzugang ein, etwa ihrem Mann. Fällt sie aus, übernimmt er nach dem vereinbarten Ablauf ihr Konto und sieht damit auch die Sammlung „Inhaberin“. Das Onlinebanking liegt dort nicht. Soll er im Ernstfall Zahlungen erledigen, braucht er dafür eine eigene Vollmacht der Bank mit eigenem Zugang. Wie der Ablauf im Einzelnen aussieht, legen wir bei der Einrichtung fest. Mehr dazu im Ratgeber Notfallzugriff auf Firmenpasswörter. Die Hinweise zum Fahrlehrergesetz auf dieser Seite sind keine Rechtsberatung.

Beispiel: drei Standorte, ein gemeinsamer Admin-Zugang

Eine erfundene Fahrschule in einem Landkreis: Hauptstelle in der Kreisstadt, zwei Zweigstellen in Nachbargemeinden, sieben Fahrlehrer, darunter ein Anwärter, eine Bürokraft in Teilzeit. Die Lkw-Ausbildung übernimmt eine Partnerfahrschule in Kooperation.

Ins Prüfportal meldeten sich alle mit dem Admin-Zugang der Inhaberin an. Als ein Fahrlehrer zu einer anderen Fahrschule wechselte, konnte er noch Wochen später die freien Termine sehen, bis jemand das Passwort änderte und alle anderen es neu bekamen.

Heute hat jeder Fahrlehrer einen eigenen Nutzer im Portal, den Admin-Zugang kennt nur die Inhaberin. Die drei Standorte haben je eine Sammlung, die Fahrzeuge eine gemeinsame, die Partnerfahrschule sieht nur „Kooperation“. Der Anwärter darf die Sammlungen seines Standorts lesen, aber nicht ändern.

Kosten für eine Fahrschule

Die Wartung kostet 16,99 € im Monat inkl. MwSt., gleich ob drei oder dreißig Konten im Tresor sind und wie viele Zweigstellen Sie haben. Die Mindestlaufzeit beträgt 12 Monate, die Einrichtung ist enthalten. Den Server mietet Ihre Fahrschule selbst bei netcup, ab 3,69 € im Monat inkl. MwSt. Im Beispiel mit zehn Konten (Inhaberin, sieben Fahrlehrer, Bürokraft, Partnerfahrschule) sind das zusammen 20,68 € im Monat, rund 2,07 € je Konto. Das Angebot gilt nur für Unternehmer.

Eine Sicherung des Tresors gibt es mit dem Backup-Paket für 7,99 € im Monat inkl. MwSt. Ohne das Paket sichern wir nicht, Sie exportieren den Tresor dann selbst verschlüsselt. Hilfe im Alltag rechnen wir nach Aufwand ab, 74,99 € je Stunde inkl. MwSt., je angefangener Viertelstunde. Ob der Tresor zu Ihrer Fahrschule passt, klären wir im kostenlosen Erstgespräch (15 Minuten) am Telefon oder per Video.

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