Passwort-Manager für Bestatter: Zugänge des Hauses, nicht der Verstorbenen

Die Zugänge eines Bestattungshauses

Ein Bestattungshaus meldet Sterbefälle und Bestattungen bei Standesämtern und Friedhofsverwaltungen an, und die Wege sind verschieden. Das Standesamt Kassel bietet Bestattern ein Portal zur Vorerfassung, die Friedhofsverwaltung Steglitz-Zehlendorf in Berlin nimmt Unterlagen nur als PDF per E-Mail an. Diese Zugänge kommen in einem Haus zusammen:

• Standesämter: wo vorhanden, ein Portal zur Vorerfassung der Sterbefallanzeige und der Abruf der Urkunden.
• Friedhöfe und Krematorien: Online-Verfahren für Bestattungsanmeldung und Terminreservierung, sonst E-Mail-Postfächer der Verwaltungen.
• Betrieb: Branchensoftware für Aufträge und Vorsorgeverträge, Telefonanlage mit Rufumleitung, Kühlraum und Alarmanlage, Fahrzeuge, Website, Buchhaltung.
• Versicherer und Treuhänder: Online-Zugänge, soweit Sie Sterbegeld oder Vorsorgegelder dort abwickeln.

Bestatter ist nach Anlage B der Handwerksordnung ein zulassungsfreies Handwerk, zuständig ist also die Handwerkskammer. Die Zugänge, die ein Handwerksbetrieb sonst noch hat, beschreibt die Seite für Handwerksbetriebe.

Standesamt: drei Werktage und ein persönlicher Aufruflink

Ein Sterbefall muss dem Standesamt des Sterbeorts spätestens am dritten auf den Tod folgenden Werktag angezeigt werden, so steht es in § 28 PStG. Stirbt jemand im Krankenhaus oder Pflegeheim, ist nach § 30 in Verbindung mit § 20 PStG der Träger der Einrichtung zur Anzeige verpflichtet. Wie Heime ihre eigenen Zugänge ordnen, steht auf der Seite für Pflegeheime.

Das Standesamt Kassel zeigt, wie ein digitaler Weg aussehen kann. Nach seiner Anleitung vom 06.02.2023 bekommt jedes Bestattungsunternehmen einen eigenen Aufruflink für die Vorerfassung, der die Debitoren-Nummer des Unternehmens enthält. Auf diese Nummer bucht die Stadt Kassel den Rechnungsbetrag. Als Referenzkennung soll das Unternehmen aus Datenschutzgründen nicht den Namen des Verstorbenen angeben, weil das Standesamt die Kennung in E-Mails verwendet. Nach der Beurkundung kommt per E-Mail ein Link, über den die Sterbeurkunde einmalig mit Vorgangsnummer und Passwort abrufbar ist.

Für den Tresor ergeben sich daraus zwei Regeln. Arbeitet Ihr Standesamt so wie das in Kassel, ist der Aufruflink ein Zugang Ihres Unternehmens: Wer ihn hat, erfasst Vorgänge, deren Rechnung auf Ihre Debitoren-Nummer geht. Er gehört als Eintrag in die Sammlung „Behörden“ und nicht in die Lesezeichen eines einzelnen Rechners. Das Passwort für eine einzelne Sterbeurkunde dagegen gehört zum Vorgang. Es braucht keinen Platz im Tresor, sobald die Urkunde heruntergeladen ist.

Friedhöfe: eine Kennung je Mitarbeiter

Die Friedhofsverwaltung des Bezirksamts Steglitz-Zehlendorf von Berlin schickt Zugangsdaten für ihr Onlineportal auf Anfrage per E-Mail. Einen dort online reservierten Termin bestätigt sie erst schriftlich, wenn die vollständig ausgefüllte Bestattungsanmeldung eingegangen ist, Dokumente nimmt sie nur als PDF per E-Mail an. Strenger sind die Hamburger Friedhöfe AöR: In ihren Nutzungsbedingungen für das Online-Verfahren für FRITS-Online steht, dass jede nutzende Person eine eigene Zugangskennung beantragen muss und nur diese verwenden darf. Scheidet ein Mitarbeiter aus, muss das Bestattungshaus die Hamburger Friedhöfe unverzüglich informieren, damit sie seinen Zugang sperren.

Solche persönlichen Kennungen teilen Sie im Tresor nicht. Jeder Mitarbeiter legt seine eigene Kennung in seinem persönlichen Bereich ab, den im Alltag nur er selbst sieht. Ehrlich dazu: Wer im Betrieb die Kontowiederherstellung bedienen darf, käme über das Zurücksetzen des Master-Passworts auch dorthin, deshalb bekommen diese Berechtigung nur wenige Personen. In die gemeinsame Sammlung „Friedhöfe“ gehört eine Liste, wer bei welchem Friedhof eine Kennung hat. Geht jemand, haben Sie damit die Liste der Verwaltungen, die Sie anschreiben müssen. Den Rest der Schritte enthält die Checkliste, wenn ein Mitarbeiter die Firma verlässt.

Rentenservice: hier hilft kein Passwort

Für den Renten Service der Deutschen Post gibt es ein eigenes Formular für Bestatter, Stand 03.2026. Damit teilen Sie den Tod mit und stellen für Witwe oder Witwer den Antrag auf Vorschusszahlung. Beim Renten Service muss der Antrag innerhalb eines Monats nach dem Tod gestellt sein, später geht er nur zusammen mit dem Antrag auf Witwen- oder Witwerrente beim Rentenversicherungsträger. Das Formular geht per Post an den Renten Service oder über eine Filiale der Deutschen Post, das Fax ist nur für Sterbefälle ohne Vorschussantrag vorgesehen. Ein Online-Zugang mit Passwort kommt in diesem Ablauf nicht vor, der Tresor spielt hier also keine Rolle.

Was nicht in den Tresor gehört

Sterbeurkunden, Ausweise, Versicherungsnummern und die Kontaktdaten der Angehörigen gehören in die Akte des Sterbefalls, also in Ihre Branchensoftware. In den Tresor kommen Zugangsdaten Ihres Betriebs, keine Unterlagen von Verstorbenen.

Vorsichtig sein sollten Sie bei Zugangsdaten des Verstorbenen selbst, etwa der PIN seines Handys oder dem Passwort seines E-Mail-Kontos, die Angehörige im Beratungsgespräch nennen. Der Bundesgerichtshof hat am 12.07.2018 entschieden (III ZR 183/17), dass der Vertrag über ein Benutzerkonto bei einem sozialen Netzwerk grundsätzlich auf die Erben übergeht und diese vom Betreiber Zugang zum Konto samt den gespeicherten Kommunikationsinhalten verlangen können (Pressemitteilung Nr. 115/2018). Das Urteil betrifft ein Konto bei einem sozialen Netzwerk. Wir ziehen daraus für den Betrieb einen einfachen Schluss: Wer über die Konten eines Verstorbenen verfügt, klären die Erben, und das sind nicht immer die Angehörigen im Beratungsgespräch. Schreiben Sie solche Daten deshalb nicht in den Tresor Ihres Betriebs. Dieser Hinweis ist keine Rechtsberatung.

Bieten Sie auch Vorsorgekunden nicht an, ihre Passwörter für später in Ihrem Tresor zu hinterlegen. Der Tresor ist für die Zugänge Ihres Betriebs eingerichtet, und Verantwortliche in Ihrer Organisation könnten über die Kontowiederherstellung an solche Konten kommen. Dasselbe spricht gegen die PIN einer Bankkarte, die Ihnen jemand mit einer Vollmacht überlässt: Sie gehört nicht in den Tresor der Firma, auch nicht in Ihren persönlichen Bereich.

Bereitschaft in der Nacht

Wer in Ihrem Haus nachts das Telefon hat, braucht wenige Zugänge, die aber sofort: das Portal der Telefonanlage, um die Rufumleitung auf das eigene Handy zu legen, den Code der Alarmanlage und des Kühlraums, die Tankkarte des Überführungsfahrzeugs. Legen Sie dafür eine eigene Sammlung „Bereitschaft“ an. Vorsorgeverträge, Bankzugänge und die Behördenportale gehören nicht hinein.

Unsere Servicezeiten sind Montag bis Freitag von 8 bis 18 Uhr, einen Notdienst für den Tresor gibt es nicht. Für die Nacht hilft eine Eigenschaft der Apps: Laut Hilfe des App-Herstellers lässt sich eine entsperrte App auch ohne Verbindung zum Server lesend nutzen. Am Tresor selbst meldet sich jede Person mit eigenem Master-Passwort an, und es gilt die Zwei-Faktor-Pflicht für alle Mitarbeiter. Eigentümer und Administratoren richten den zweiten Faktor selbst ein.

Sammlungen in einem Bestattungshaus

Wer die Organisation verwaltet und Konten anlegt, hat die Rolle Eigentümer oder Administrator und kommt über die Verwaltungsansicht an alle Sammlungen, auch an „Vorsorge“. Diese Rollen behält deshalb die Leitung, eine Bürokraft mit der Rolle Benutzer sieht nur die Sammlungen, die ihr zugewiesen sind. Die Anmeldung beim Onlinebanking bleibt bei der Person mit Kontovollmacht und liegt nicht im Tresor. Wie Sie Zugänge im Team weitergeben, steht im Ratgeber Passwörter im Team teilen.

Beispiel: ein Haus mit Filiale und Trägern auf Abruf

Ein erfundenes Bestattungshaus mit Hauptsitz und einer Filiale in der Nachbarstadt: die Inhaberin, ihr Sohn als Bestatter, zwei Bestattungsfachkräfte, eine Bürokraft und sechs Träger als Aushilfen. Die beiden Standorte arbeiten mit zwei Standesämtern und vier Friedhofsverwaltungen.

Die Träger bekommen kein Konto, sie brauchen keinen Zugang. Den Bereitschaftsplan teilen sich Sohn und Fachkräfte, sie sehen „Bereitschaft“, „Behörden“ und „Friedhöfe“. Vorsorgeverträge betreut nur die Inhaberin. Als eine Fachkraft in eine andere Stadt zieht, sperrt die Inhaberin ihr Konto im Tresor, und der Sohn schreibt die drei Friedhöfe an, bei denen sie laut Liste eine eigene Kennung hatte. Für den Fall, dass die Inhaberin ausfällt, hat sie ihrem Sohn einen Notfallzugang eingeräumt. Nach der Wartezeit würde er ihr Konto übernehmen. Weil sie Eigentümerin der Organisation ist, sähe er dann auch „Vorsorge“ und „Geschäftsführung“. Wie der abläuft, erklärt der Ratgeber Notfallzugriff auf Firmenpasswörter.

Kosten für ein Bestattungshaus

Die Wartung kostet 16,99 € im Monat inkl. MwSt., unabhängig davon, wie viele Mitarbeiter ein Konto haben. Die Mindestlaufzeit beträgt 12 Monate, die Einrichtung ist enthalten. Den Server mietet Ihr Betrieb bei netcup, ab 3,69 € im Monat inkl. MwSt. Das Angebot gilt nur für Unternehmer. Das Backup-Paket für 7,99 € im Monat inkl. MwSt. sichert den Tresor täglich an einen zweiten Ort. Ohne das Paket sichern wir nicht, und Sie exportieren den Tresor selbst verschlüsselt. Hilfe im Alltag kostet 74,99 € je Stunde inkl. MwSt., je angefangener Viertelstunde.

Ob der Tresor zu Ihrem Haus passt, klären wir im kostenlosen Erstgespräch (15 Minuten) am Telefon oder per Video.

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