Disposition, Recruiting und Verwaltung arbeiten mit getrennten Zugängen
Bei einem Personaldienstleister verteilen sich die Zugänge auf drei Arbeitsbereiche mit jeweils anderen Leuten, dazu kommt die Technik. Die Disposition plant Einsätze und spricht mit Kundenbetrieben, das Recruiting sucht Bewerber, die Verwaltung rechnet Löhne und Kunden ab.
- Recruiting: Arbeitgeberkonten bei Stellenbörsen mit gebuchten Anzeigenkontingenten, Unternehmensseiten in sozialen Netzwerken, das Bewerbermanagement, ein Messenger-Konto für Nachrichten an Bewerber, das Unternehmensprofil bei der Bundesagentur für Arbeit.
- Disposition: die Personaldispositionssoftware, Kundenportale und Lieferantenportale der Entleiher, Zeiterfassung oder Stundennachweise bei Kunden, Telefonanlage und die Postfächer der Niederlassung.
- Verwaltung: Lohnabrechnung, Buchhaltung, die Portale der Sozialversicherung, das Konto für Anträge zur Arbeitnehmerüberlassung.
- Technik: Administrator der Dispositionssoftware, Domain, E-Mail-Verwaltung, Router der Niederlassungen, Wiederherstellungscodes.
Ein Teil dieser Konten gehört der Firma und darf von mehreren Disponenten genutzt werden, sofern die Nutzungsbedingungen des Portals das zulassen. Einige sind ausdrücklich an eine Person gebunden. Das deutlichste Beispiel ist das Portal der Bundesagentur.
Im Unternehmensprofil der Bundesagentur hat jede Person ihr eigenes Konto
Die Bundesagentur für Arbeit hat zum 20.07.2026 die Rollen in ihrem Online-Portal für Unternehmen neu geordnet. Nach ihrer Beschreibung braucht jede Person, die für das Unternehmen dort arbeitet, ein eigenes Konto. Neue Mitarbeitende registrieren sich mit ihrer E-Mail-Adresse und lösen einen Freischaltcode ein, den ein Admin des Unternehmens erstellt. Die erste Person, die vom Arbeitgeber-Service einen Freischaltcode bekommt und einlöst, wird automatisch Unternehmens-Admin.
Für einen Personaldienstleister sind zwei der acht fachlichen Rollen wichtig. Die Rolle „Personalsuche“ erlaubt, Stellenangebote zu erstellen, Bewerbungen und Vermittlungsvorschläge zu bearbeiten und die Bewerberbörse zu nutzen. Die Rolle „Arbeitnehmerüberlassung“ erlaubt, Überlassungen anzuzeigen, Genehmigungen zu beantragen und das E-Payment der Bundesagentur zu nutzen. Unternehmens-Admins sehen alle Dienste und vergeben und entziehen Rollen. Ihre Zahl ist nicht begrenzt. Mit Gruppen lassen sich Niederlassungen oder eine externe Steuerkanzlei getrennt verwalten.
Für den Tresor heißt das: Die Anmeldedaten zum Portal der Bundesagentur gehören keiner gemeinsamen Sammlung. Jede Person hat ihre eigenen. In eine Sammlung der Geschäftsführung gehört eine Notiz, wer Unternehmens-Admin ist und wer welche Rolle hat. Benennen Sie mindestens zwei Admins, damit die Firma nicht an einer Person hängt.
Die Erlaubnis zur Arbeitnehmerüberlassung gilt anfangs nur ein Jahr
Wer als Arbeitgeber Arbeitnehmer an Dritte verleiht, braucht nach § 1 AÜG eine Erlaubnis, die Bundesagentur für Arbeit führt das Gesetz durch (§ 17 AÜG). Nach § 2 AÜG ist die Erlaubnis auf ein Jahr befristet. Den Antrag auf Verlängerung stellen Sie spätestens drei Monate vor Ablauf des Jahres. Erst nach drei aufeinanderfolgenden Jahren erlaubter Tätigkeit kann die Behörde sie unbefristet erteilen.
Daran hängt ein Zugang mit Frist. Wer Anträge zur Arbeitnehmerüberlassung über das Portal stellt, braucht dort die Rolle „Arbeitnehmerüberlassung“, die laut Bundesagentur zum Beantragen von Genehmigungen berechtigt. Hat sie nur die Disponentin, die im Frühjahr gekündigt hat, fehlt im Herbst jemand, der den Antrag stellen kann. Geben Sie diese Rolle der Geschäftsführung und einer Vertretung aus der Verwaltung, und tragen Sie den Ablauf der Erlaubnis als Notiz beim Eintrag ein.
§ 7 AÜG verlangt außerdem, dass Sie der Erlaubnisbehörde vorher und unaufgefordert melden, wenn Sie einen Betrieb oder eine Niederlassung für die Überlassung eröffnen, verlegen oder schließen. Gesellschaften melden unaufgefordert auch, wenn eine neue Person in die Geschäftsführung berufen wird. Ihre Geschäftsunterlagen bewahren Sie drei Jahre auf. Dieser Text ist keine Rechtsberatung.
Zugänge bei Kundenbetrieben gehören auf eine Funktionsadresse
Manche Entleiher lassen ihre Personaldienstleister über ein eigenes Portal arbeiten: Bedarfsanfragen, Stundennachweise, Rechnungen. Legt ein Disponent dieses Konto mit seiner persönlichen E-Mail-Adresse an, hängt der Kunde nach seinem Weggang an einem Postfach, das niemand mehr liest. Melden Sie solche Konten deshalb auf eine Adresse wie dispo@ der Niederlassung an und legen Sie die Daten in der Sammlung dieser Niederlassung ab.
Bei der Arbeitszeit gibt es eine gesetzliche Aufgabenteilung. Für die Leiharbeit gilt derzeit eine Lohnuntergrenze nach § 3a AÜG, die Siebte Verordnung läuft bis zum 30.09.2027. Solange eine solche Verordnung gilt, zeichnet nach § 17c AÜG der Entleiher Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit auf und bewahrt das mindestens zwei Jahre auf. Der Verleiher hält im Inland die Unterlagen bereit, mit denen sich die Einhaltung prüfen lässt. Wo Sie Stundennachweise nur im Portal eines Kunden einsehen, exportieren Sie sie regelmäßig in Ihre eigene Ablage.
Die Zugänge, die Ihre Leiharbeitnehmer im Kundenbetrieb bekommen, etwa an einem Terminal oder in der Software des Entleihers, verwaltet der Kunde. Sie gehören nicht in Ihren Tresor.
Sammlungen nach Niederlassung und Aufgabe
Jede Sammlung im Tresor hat festgelegte Nutzer. Bei mehreren Niederlassungen lohnt eine Sammlung je Standort, dazu Sammlungen für Aufgaben, die über alle Standorte laufen.
| Bereich | Typische Zugänge | Wer braucht Zugriff |
|---|---|---|
| Disposition je Niederlassung | Kundenportale der Entleiher, Stundennachweise, Postfach der Niederlassung, Telefonanlage | Disponenten dieses Standorts, Niederlassungsleitung |
| Recruiting | Stellenbörsen mit Kontingent, Liste der Rollen auf den Unternehmensseiten in sozialen Netzwerken, Messenger für Bewerber | Recruiting, Disponenten, die selbst Anzeigen schalten |
| Lohn und Abrechnung | Lohnprogramm, Portale der Sozialversicherung, Buchhaltung | Lohnbuchhaltung, Geschäftsführung |
| Geschäftsführung und Technik | Administrator der Dispositionssoftware, Domain, E-Mail-Verwaltung, Notiz zu den Rollen im Portal der Bundesagentur | Geschäftsführung, auf Wunsch eine Vertretung |
| Persönlich | Eigenes Konto im Portal der Bundesagentur, persönliche Kennungen in Kundensystemen | Kein gemeinsamer Eintrag |
Für das Geschäftskonto gibt es keinen Eintrag im Tresor. Wer Überweisungen erledigt, lässt sich von der Bank einen eigenen Zugang mit Vollmacht einrichten, mehr dazu unter Onlinebanking für Mitarbeiter.
Wie Sie Zugänge danach im Haus weitergeben, ohne sie in den Chat zu schreiben, steht im Ratgeber Passwörter im Team teilen statt per WhatsApp. Fragt eine Stellenbörse beim Anmelden einen Bestätigungscode ab, kann der Schlüssel dafür beim Zugang im Tresor liegen, sofern der Dienst Codes aus einer App anbietet. SMS-Codes empfängt kein Tresor. Mehr dazu im Ratgeber 2FA für mehrere Mitarbeiter. Für den Tresor selbst gilt die Pflicht zum zweiten Faktor für alle Mitarbeiter. Eigentümer und Administratoren richten ihn selbst ein.
Beispiel: Montagepersonal aus zwei Niederlassungen
Ein erfundener Personaldienstleister, der Elektriker und Schlosser an Industriebetriebe überlässt. Zwei Niederlassungen mit zusammen fünf Disponenten, eine Recruiterin, eine Lohnbuchhalterin und die Geschäftsführerin. Die Steuerkanzlei erstellt den Jahresabschluss.
Vorher war im Portal der Bundesagentur ein Disponent der einzige Unternehmens-Admin, und er hatte die Firma gerade verlassen. Die Kundenportale zweier großer Entleiher liefen auf seine persönliche Adresse. Die Kennwörter der Stellenbörsen standen in einer Datei, die alle fünf Disponenten offen hatten. Warum Dateien und Browser dafür nicht taugen, steht im Ratgeber Passwörter in Excel speichern.
Heute sind die Geschäftsführerin und die Lohnbuchhalterin Unternehmens-Admins, und nur sie haben die Rolle „Arbeitnehmerüberlassung“. Die Disponenten haben eigene Konten mit der Rolle „Personalsuche“. Die Kundenportale laufen auf die Funktionsadresse jeder Niederlassung und liegen in deren Sammlung. Die Recruiterin öffnet „Recruiting“ und sonst nichts. Für die Steuerkanzlei gibt es im Portal eine eigene Gruppe. Einzelne Zugangsdaten schickt die Lohnbuchhalterin der Kanzlei über einen sicheren Link aus dem Tresor, der nach einigen Tagen abläuft. „Geschäftsführung und Technik“ öffnet nur die Geschäftsführerin, Eigentümerin der Organisation im Tresor. Für den Fall, dass sie ausfällt, hat sie der Lohnbuchhalterin einen Notfallzugang eingeräumt, den Ablauf haben wir bei der Einrichtung mit ihr festgelegt. Wie das abläuft, beschreibt der Ratgeber Notfallzugriff, wenn der Chef ausfällt.
Wenn ein Disponent geht
- Tresor: Der Verantwortliche in Ihrer Firma sperrt das Konto. Die Passwörter der Sammlungen, die der Disponent sehen konnte, ändern Sie danach. Der Tresor zeigt, welche das waren.
- Portal der Bundesagentur: Ein Unternehmens-Admin entzieht ihm die Rollen und löscht ihn als bevollmächtigte Person.
- Kundenportale: Hatte er dort eigene Kennungen, bitten Sie den Kunden, sie zu deaktivieren, und nennen Sie die neue Ansprechperson.
- Recruiting: Ihn als Nutzer bei den Stellenbörsen und auf den Unternehmensseiten entfernen, offene Bewerbergespräche übergeben.
Die übrigen Schritte stehen in der Checkliste für Zugänge beim Austritt. Kommt ein neuer Disponent, lädt der Verantwortliche ihn am ersten Tag per E-Mail ein und gibt ihm die Sammlung seines Standorts frei. Was sonst zum ersten Arbeitstag gehört, steht unter Zugänge für neue Mitarbeiter.
Was der Tresor kostet
Die Wartung kostet 16,99 € im Monat inkl. MwSt., gleich, wie viele Disponenten, Recruiter und Niederlassungen den Tresor nutzen. Die Mindestlaufzeit beträgt 12 Monate, die Einrichtung ist im Preis. Den Server mietet Ihre Firma direkt bei netcup, ab 3,69 € im Monat inkl. MwSt. Passwortheld gibt es nur für Unternehmer. Eine Sicherung des Tresors gehört zum Backup-Paket für 7,99 € im Monat inkl. MwSt. Ohne dieses Paket sichern wir nicht, dann exportiert Ihre Firma den Tresor selbst. Hilfe im Alltag berechnen wir nach Aufwand, 74,99 € je Stunde inkl. MwSt., je angefangener Viertelstunde.
Wer Fahrer und Lagerpersonal vermittelt, findet auf der Seite für Spedition und Logistik die Zugänge der Einsatzbetriebe. Ob der Tresor zu Ihrer Firma passt, besprechen wir in einem kostenlosen Erstgespräch (15 Minuten), am Telefon oder per Video.
Anlaufstellen
| Erlaubnis nach dem AÜG | Bundesagentur für Arbeit |
|---|---|
| Unternehmensprofil und Freischaltcode | Arbeitgeber-Service Ihrer Agentur für Arbeit |
Quellen: Bundesagentur für Arbeit: Rollen und Rechte im Online-Portal verwalten; BA: Screenbook Administration von Rollen und Rechten (Juli 2026); § 2 AÜG (Erteilung und Erlöschen der Erlaubnis); § 7 AÜG (Anzeigen und Auskünfte); § 17c AÜG (Erstellen und Bereithalten von Dokumenten). Stand: 14.10.2026.