Passwort-Manager für Sachverständige: geteilt oder persönlich

Womit ein Gutachterbüro arbeitet

Die Bezeichnung „Sachverständiger“ ist gesetzlich nicht geschützt. Öffentlich bestellt wird man für ein Sachgebiet, von der IHK nach § 36 GewO, von der Handwerkskammer nach § 91 Abs. 1 Nr. 8 HwO oder etwa von der Architektenkammer. Daneben arbeiten freie und nach DIN EN ISO/IEC 17024 zertifizierte Sachverständige mit ähnlichen Zugängen:

• Kfz-Schäden: Kalkulation von Reparaturkosten und Fahrzeugbewertung, Restwertbörsen, Schadenportale von Versicherern und Leasinggesellschaften.
• Bau und Immobilien: Abrufkonten beim Gutachterausschuss für Auskünfte aus der Kaufpreissammlung, Projektplattformen von Bauherren, Herstellerkonten der Messgeräte.
• Gerichte: Mein Justizpostfach oder ein eBO, dazu Signaturkarte und Signatursoftware.
• Kammer: Rundstempel als Bilddatei, Mitgliederbereich.
• Büro: Gutachtensoftware, Fotoablage in der Cloud, Konto des Diensthandys, E-Mail.

Stempel, Signatur, Justizpostfach und manche Abrufkonten hängen an einer Person.

Rundstempel und Signaturkarte bleiben beim Sachverständigen

Seit der Änderung der Muster-Sachverständigenordnung der DIHK vom 25.06.2025 erhält ein öffentlich bestellter Sachverständiger seinen Rundstempel als Bilddatei, auf Wunsch zusätzlich als echten Stempel. Die einzelnen IHKs übernehmen das nach und nach in ihre Satzungen, die IHK Offenbach am Main zum Beispiel mit Beschluss vom 04.12.2025. Für den Umgang mit der Datei zählen in deren Sachverständigenordnung vier Regeln:

• Urkunde, Ausweis und Rundstempel bleiben Eigentum der IHK (§ 5 Abs. 3).
• Unter ein Gutachten auf seinem Sachgebiet soll der Sachverständige nur seinen Namen und seinen Rundstempel setzen (§ 13 Abs. 2).
• Hilfskräfte beschäftigt er nur zur Vorbereitung und nur so weit, wie er ihre Mitarbeit überwachen kann (§ 10 Abs. 2).
• Erlischt die Bestellung, stellt er sicher, dass die Bilddatei nicht mehr genutzt wird (§ 24).

Im Vorlagenordner auf dem Büroserver kann jede Person die Datei in ein Dokument ziehen, und nach dem Ende der Bestellung weiß niemand, wie viele Kopien es gibt. Wir empfehlen deshalb, sie an einen Eintrag im persönlichen Tresor des Sachverständigen zu hängen. Endet die Bestellung, löscht er den Eintrag. Handwerkskammern haben eigene Sachverständigenordnungen, dort fragen Sie nach den Regeln für Ihren Stempel.

Die Signaturkarte der IHKs ersetzt laut IHK Frankfurt am Main im elektronischen Rechtsverkehr Unterschrift und Rundstempel. Auf der Karte stehen Name, Sachgebiet und die bestellende IHK, eingesetzt werden darf sie nur für die Sachverständigentätigkeit. Ihre PIN gehört deshalb nicht in den Tresor, auch nicht in Ihren persönlichen Bereich, denn wer die Kontowiederherstellung bedienen darf, kommt auch an den persönlichen Tresor.

Gerichtsgutachten: Mein Justizpostfach hängt am Personalausweis

Den Auftrag eines Gerichts darf der Sachverständige nach § 407a Abs. 3 ZPO nicht an eine andere Person übertragen. Zieht er jemanden zur Mitarbeit heran, nennt er sie mit Namen und gibt den Umfang ihrer Tätigkeit an, außer bei Hilfsdiensten von untergeordneter Bedeutung. Die Mitarbeiterin, die beim Ortstermin misst und fotografiert, bekommt im Tresor also die Sammlung mit Fotoablage und Messgeräten, Signatur und Gerichtspostfach nicht.

Seit dem 01.01.2024 müssen professionell am Prozess Beteiligte nach § 173 Abs. 2 ZPO einen sicheren Übermittlungsweg für Zustellungen eröffnen. Ob Sachverständige dazugehören, hat der Gesetzgeber laut dem Informationsschreiben des Qualitätszirkels Sachverständigenwesen Nordrhein-Westfalen beim Oberlandesgericht Hamm der Beurteilung der Gerichte überlassen. Das Schreiben beschreibt zwei Wege:

• Mein Justizpostfach: kostenlos, angemeldet über ein BundID-Konto mit der Online-Ausweisfunktion des Personalausweises. Ein persönliches Passwort sichert die Schlüsseldatei, adressiert wird mit der Privatanschrift aus dem Ausweis.
• eBO: braucht eine eigene Software, für die Kosten anfallen, lässt sich dafür unter der Geschäftsadresse einrichten. Angemeldet wird laut Justiz mit Online-Ausweis, Signaturkarte oder Softwarezertifikat.

Stellt ein Gericht elektronisch an einen Sachverständigen zu, der nicht zu den professionell Beteiligten zählt, gilt das Dokument nach § 173 Abs. 4 ZPO am vierten Tag nach dem Eingang im Postfach als zugestellt. Ohne den Ausweis des Sachverständigen kommt niemand hinein, auch nicht über den Notfallzugang des Tresors. Nutzt Ihr Büro ein eBO mit Softwarezertifikat, empfehlen wir, Datei und Passwort in eine Sammlung „Gericht“ nur für die Personen zu legen, die Eingänge lesen sollen.

Kaufpreissammlung: jedes Land vergibt die Zugänge anders

Auskünfte aus der Kaufpreissammlung gibt es nach § 195 Abs. 5 BauGB bei berechtigtem Interesse, das Verfahren regelt das Landesrecht:

• Berlin: Für das automatisierte Abrufverfahren schaltet das Land laut Service-Portal Berlin nur natürliche Personen frei. Wer sich unter dem Namen seines Büros registriert, bekommt keinen Zugang, und die Daten dürfen nicht an Dritte gehen.
• Hamburg: Die automatisierte Auskunft läuft über Mein Unternehmenskonto mit ELSTER-Organisationszertifikat. Weitere Mitarbeiter bekommen eigene Konten, die der Administrator des Unternehmenskontos und zusätzlich die Geschäftsstelle des Gutachterausschusses berechtigen. Auf demselben Weg entziehen beide die Berechtigung wieder (Bedienungsanleitung des Landesbetriebs Geoinformation und Vermessung, Stand 01.06.2026).

Ein Berliner Abrufkonto gehört also in den persönlichen Tresor der Sachverständigen, für die es freigeschaltet ist. In Hamburg legt jede berechtigte Person ihr eigenes Konto in ihren persönlichen Tresor, Organisationszertifikat und Passwort des Unternehmenskontos kommen in eine Sammlung „Wertermittlung“ für den Administrator und seine Vertretung. In den übrigen Ländern fragen Sie beim zuständigen Gutachterausschuss nach.

Schweigepflicht im Büro und gegenüber dem Betreiber

Öffentlich bestellte Sachverständige, die förmlich auf die gewissenhafte Erfüllung ihrer Obliegenheiten verpflichtet wurden, stehen in § 203 Abs. 2 Nr. 5 StGB. Wer von ihnen ein fremdes Geheimnis unbefugt offenbart, macht sich strafbar. Die Sachverständigenordnung der IHK Offenbach verlangt wie die Muster-Sachverständigenordnung der DIHK zusätzlich, die eigenen Mitarbeiter zur Schweigepflicht zu verpflichten, und lässt diese Pflicht über das Erlöschen der Bestellung hinaus gelten (§ 16 Abs. 2 und 4).

Die Bürokraft für Versicherungsaufträge braucht deshalb die Zugänge zum Gericht nicht, der Kollege für Bauschäden nicht die Wertermittlung.

Wir als Betreiber können keinen Eintrag lesen, die Inhalte sind Ende-zu-Ende-verschlüsselt. Für uns sichtbar sind Namen und E-Mail-Adressen der Nutzer und technische Protokolle. Ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung gehört zum Angebot. Welche Vereinbarungen Ihre Schweigepflicht zusätzlich verlangt, besprechen wir im Erstgespräch. Dieser Text ist keine Rechtsberatung.

Fotos und Gutachten liegen nicht im Tresor

Schadenfotos, Pläne und fertige Gutachten gehören in die Gutachtensoftware oder Ihre Ablage. In den Tresor kommen die Zugänge dazu: das Konto der Fotoablage, die Anmeldung am Diensthandy, das Passwort des Archivs.

Nach § 14 derselben Sachverständigenordnung bewahrt ein öffentlich bestellter Sachverständiger Aufzeichnungen und ein vollständiges Exemplar jedes Gutachtens mindestens zehn Jahre auf. Elektronisch gespeichert müssen sie so lange lesbar bleiben. Liegen Archivpasswort und Kundenkonto beim Hersteller der Gutachtensoftware in der Sammlung der Büroleitung, öffnet das Büro alte Gutachten auch nach dem Weggang der Person, die das Archiv eingerichtet hat.

Sammlungen nach Sachgebiet und Aufgabe

Fragt ein Versicherungsportal einen Bestätigungscode aus einer Authenticator-App ab, kann der geheime Schlüssel beim Eintrag liegen. Dann holt sich jede berechtigte Person den Code selbst, wie im Ratgeber Bestätigungscodes für mehrere Mitarbeiter beschrieben. Am Tresor selbst gilt die Zwei-Faktor-Pflicht für alle Mitarbeiter. Eigentümer und Administratoren richten den zweiten Faktor selbst ein.

Beispiel: drei Sachgebiete, ein Sekretariat

Eine erfundene GmbH in Berlin: ein Kfz-Sachverständiger, von der IHK öffentlich bestellt und zugleich Geschäftsführer, ein Dachdeckermeister, den die Handwerkskammer für Dachschäden bestellt hat, und eine zertifizierte Sachverständige für Immobilienbewertung. Eine Bürokraft macht für alle drei Termine, Versand und Rechnungen, ein Student misst und fotografiert bei Dachbegehungen.

Früher lagen die Stempeldatei der IHK und ein Scan vom Stempel des Dachdeckermeisters im Vorlagenordner der Bürokraft. Für Vergleichspreise nutzte sie auch das Berliner Abrufkonto der Immobiliensachverständigen, das nur für diese persönlich freigeschaltet ist.

Heute hängt jede der beiden Dateien im persönlichen Tresor ihres Sachverständigen. Die Bürokraft öffnet „Kfz-Aufträge“ und „Gericht“ mit dem eBO, das der Geschäftsführer unter der Geschäftsadresse eingerichtet hat, der Student nur „Bau und Ortstermin“, und die Vergleichspreise ruft die Sachverständige selbst ab. Der Geschäftsführer ist Eigentümer der Organisation im Tresor. Wer sein Konto über den Notfallzugang übernimmt, sieht danach alle Sammlungen, auch „Gericht“, und seinen persönlichen Tresor mit der Stempeldatei. Den Notfallzugang hat er deshalb nur einer Person eingeräumt, die diese Zugänge auch nutzen darf, der Immobiliensachverständigen. Fällt er länger aus, kommt sie so an Verträge und Archiv, mehr im Ratgeber Notfallzugriff auf Firmenpasswörter. Für das Geschäftskonto braucht sie eine eigene Vollmacht der Bank, das Onlinebanking liegt nicht im Tresor (siehe Onlinebanking für Mitarbeiter).

Wenn eine Hilfskraft geht oder die Bestellung endet

1. Hilfs- oder Bürokraft geht: Der Verantwortliche im Büro sperrt ihr Konto im Tresor. Danach ändern Sie die Passwörter der Sammlungen, die sie sehen konnte, und lassen ihre Berechtigung beim Gutachterausschuss entziehen, falls es eine gab.
2. Ein Sachverständiger verlässt das Büro: Stempel, Signaturkarte und Justizpostfach gehen mit ihm. Portalkonten auf seinen Namen lassen Sie abschalten.
3. Die Bestellung erlischt: Er löscht die Bilddatei aus seinem Tresor.

Die übrigen Schritte stehen in der Checkliste, wenn ein Mitarbeiter die Firma verlässt.

Kosten für das Sachverständigenbüro

Die Wartung kostet 16,99 € im Monat inkl. MwSt., gleich wie viele Personen ein Konto haben, bei 12 Monaten Mindestlaufzeit und mit Einrichtung. Den Server mietet Ihr Büro selbst bei netcup, ab 3,69 € im Monat inkl. MwSt. Das Angebot gilt nur für Unternehmer. Sichern lassen können Sie den Tresor mit dem Backup-Paket für 7,99 € im Monat inkl. MwSt. Ohne das Paket sichern wir nicht, dann exportiert Ihr Büro selbst. Hilfe im Alltag rechnen wir nach Aufwand ab, 74,99 € je Stunde inkl. MwSt. und je angefangener Viertelstunde.

Für Werkstätten, die mit Kfz-Gutachten arbeiten, gibt es die Seite für Autohäuser und Werkstätten, für Vermessungsbüros die Seite für Vermessungsbüros. Ihre Sammlungen besprechen wir im kostenlosen Erstgespräch (15 Minuten) am Telefon oder per Video.

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