Passwort-Manager für Privatschulen: Zugänge für Kollegium und Träger

Schulen in freier Trägerschaft und das Landesrecht

Das Recht, private Schulen zu errichten, gewährleistet Art. 7 Abs. 4 GG. Private Schulen, die öffentliche Schulen ersetzen sollen, brauchen die Genehmigung des Staates und unterstehen den Landesgesetzen. Wie Ersatz- und Ergänzungsschulen genau geregelt sind, steht deshalb in jedem Land in einem eigenen Gesetz.

In Sachsen ist das das Gesetz über Schulen in freier Trägerschaft. Ersatzschulen sind danach Schulen, die in ihren Bildungs- und Erziehungszielen und wesentlichen Lehrgegenständen öffentlichen Schulen in Sachsen gleichwertig sind, Ergänzungsschulen alle übrigen. Schulaufsichtsbehörde ist das Landesamt für Schule und Bildung. In anderen Ländern heißen Gesetz und Behörde anders. Diese Zusammenfassung ist keine Rechtsberatung.

Für Weiterbildung, Sprachkurse und Maßnahmen der Arbeitsagentur gibt es die eigene Seite für Bildungsträger. Weil wir nur für Unternehmer arbeiten, gilt für Schulträger: Vereine nein, gemeinnützige Gesellschaften ja. Ist Ihr Schulträger ein eingetragener Verein, kommt Passwortheld nicht in Frage. Eine gGmbH, gemeinnützige UG oder gemeinnützige AG als Träger kann buchen.

Zugänge zwischen Schulleitung, Kollegium und Trägerverwaltung

An einer Privatschule laufen drei Arten von Zugängen nebeneinander:

• Persönlich: Jede Lehrkraft hat ihre eigene Anmeldung an der Lernplattform, in der Schulverwaltungssoftware für Noten und Zeugnisse, im Vertretungsplan und im dienstlichen E-Mail-Postfach. Diese Zugänge gehören der Person, sie gibt sie nicht weiter.
• Gemeinsam im Kollegium: Lizenzen für digitale Schulbücher einer Fachschaft, PINs der Displays und Beamer in den Klassenräumen, Rechner im Fachraum Informatik, das Gäste-WLAN für Elternabende.
• Schulleitung und Träger: Administratorkonten von Lernplattform und Verwaltungssoftware, die Verwaltung der Schul-Tablets, die Website, Finanzbuchhaltung und Lohnabrechnung des Trägers.

Ob Ihre Schule eine Lernplattform oder ein Verwaltungsprogramm des Landes nutzen kann und wie die Konten dafür vergeben werden, regelt jedes Land für sich. Fragen Sie bei Ihrer Schulaufsicht nach. Vergibt das Land Konten je Lehrkraft, bleibt jede dieser Anmeldungen bei ihrer Inhaberin. Ablegen kann sie sie im persönlichen Tresor ihres eigenen Kontos. In die gemeinsamen Sammlungen gehören nur die Zugänge, die der Schule gehören.

Sammlungen für Fachschaften, Technik und Leitung

Ein Schuljahr bringt neue Kolleginnen, Referendare und Vertretungslehrkräfte. Jede bekommt ein eigenes Konto mit ihrer Fachschaft und der Unterrichtstechnik, und weil der Preis nicht von der Zahl der Nutzer abhängt, kostet das nichts zusätzlich. Was am ersten Arbeitstag sonst noch dazugehört, steht im Ratgeber Zugänge für neue Mitarbeiter. Ihren externen IT-Dienstleister laden Sie wie eine Lehrkraft ein und geben ihm nur die Sammlung Schul-IT frei.

Teilen sich mehrere Lehrkräfte im Lehrerzimmer einen Rechner, meldet sich jede dort mit dem eigenen Konto am Tresor an und vor dem Gang in die nächste Stunde wieder ab. Verlangt die Verwaltung der Tablets beim Anmelden einen Code aus einer Authenticator-App, kann der Schlüssel dafür beim Eintrag liegen, so dass auch die Vertretung der IT-Beauftragten an den Code kommt. Wie das funktioniert und wo die Grenzen liegen, erklärt der Ratgeber Bestätigungscodes für mehrere Mitarbeiter.

Schülerdaten bleiben in der Schulverwaltung

Zeugnisse, Förderpläne, Angaben zu Erkrankungen, Sorgerechtsregelungen und die Verträge mit den Eltern verwaltet die Schule in ihrer Verwaltungssoftware und in der Schülerakte. Im Tresor liegen nur die Zugänge zu diesen Systemen, keine Schülerlisten und keine Dateianhänge mit Schülerdaten. Auch die Zugangsdaten der Schüler zur Lernplattform gehören nicht in den Tresor. Diese Konten verwalten die Administratoren in der Lernplattform selbst.

Die Einträge im Tresor sind Ende-zu-Ende-verschlüsselt und werden erst auf den Geräten Ihrer Lehrkräfte entschlüsselt. Ihre Passwörter können wir nicht lesen. Auf dem Server sehen wir Namen und E-Mail-Adressen der Nutzer und technische Protokolle. Dafür gehört ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung zum Angebot.

Wer bei Ihnen das Recht zur Kontowiederherstellung hat, kann ein vergessenes Master-Passwort einer Lehrkraft zurücksetzen und kommt damit auch an deren persönlichen Tresor. Wir schalten diese Funktion bei der Einrichtung ein. Geben Sie das Recht deshalb nur der Schulleitung und einer Person in der Trägerverwaltung, nicht der IT-Beauftragten Lehrkraft, die ohnehin schon viele Zugänge hat.

Prüfbare Unterlagen auch in Abwesenheit

In Sachsen darf die Schulaufsicht nach § 17 Abs. 2 des Gesetzes über Schulen in freier Trägerschaft die Unterlagen und Dateien des Schulträgers einsehen, die für Genehmigung, Anerkennung und staatliche Finanzhilfe maßgeblich sind. Der Schulträger muss sie bis spätestens zum Ende jedes Quartals prüffähig bereithalten und der Behörde auf Aufforderung unverzüglich übersenden. Andere Länder regeln die Aufsicht über die Finanzhilfe auf ihre Weise.

Kommt eine solche Aufforderung, während die Verwaltungsleiterin in Kur ist, muss jemand anderes an Finanzbuchhaltung, Lohnprogramm und Dateiablage. Das klappt, wenn diese Zugänge in der Sammlung Trägerverwaltung liegen, die neben ihr auch die Geschäftsführung öffnen kann. Fällt die Geschäftsführung selbst aus, hilft der Notfallzugang, den der Ratgeber Notfallzugriff auf Firmenpasswörter beschreibt.

Wenn Lehrkräfte zum Schuljahresende gehen

In Sachsen muss der Träger einer Ersatzschule nach § 7 des Gesetzes über Schulen in freier Trägerschaft die Aufnahme und Beendigung der Tätigkeit von Lehrkräften unverzüglich der Schulaufsichtsbehörde anzeigen. Am selben Tag erledigen Sie die Zugänge:

1. Tresor: Die Schulleitung sperrt das Konto. Der Tresor zeigt, welche Sammlungen die Lehrkraft sehen konnte. PINs und Passwörter dieser Sammlungen ändern Sie danach.
2. Lernplattform und Verwaltungssoftware: Die Administratoren übertragen ihre Kurse und Klassen an eine andere Lehrkraft und sperren dann ihr Konto.
3. Geräte: Dienst-Tablet oder Laptop zurücknehmen und aus der Geräteverwaltung abmelden.

War die Lehrkraft IT-Beauftragte, ändern Sie die Administratorpasswörter der Sammlung Schul-IT. Die übrigen Schritte enthält die Checkliste, wenn ein Mitarbeiter geht.

Beispiel: Gymnasium mit Grundschule in freier Trägerschaft

Ein erfundener Fall: Eine gGmbH betreibt eine Grundschule und ein Gymnasium auf einem Gelände, mit 52 Lehrkräften, zwei Sekretärinnen und einer Verwaltungsleiterin. Die Lernplattform betreute ein Physiklehrer nebenbei, das Administratorpasswort stand in seinem Notizbuch. Als er zum Schuljahresende an eine staatliche Schule wechselte, musste der IT-Dienstleister den Zugang über den Anbieter der Plattform wiederherstellen lassen.

Heute liegt das Administratorkonto in der Sammlung Schul-IT, die der neue IT-Beauftragte, seine Stellvertreterin und der IT-Dienstleister mit eigenem Konto sehen. Jede der neun Fachschaften hat eine eigene Sammlung für ihre Lizenzen. Die Sammlung Schulleitung teilen sich die beiden Schulleitungen und die Sekretärinnen, die Sammlung Trägerverwaltung die Verwaltungsleiterin und die Geschäftsführerin. Die Geschäftsführerin ist Eigentümerin der Organisation im Tresor und hat ihrem Stellvertreter einen Notfallzugang eingeräumt, den genauen Ablauf haben wir bei der Einrichtung mit ihr festgelegt.

Kosten für eine Privatschule

Wir berechnen 16,99 € im Monat inkl. MwSt. für die Wartung, unabhängig davon, wie viele Lehrkräfte ein Konto haben. Die Einrichtung ist inbegriffen, die Mindestlaufzeit beträgt 12 Monate. Der Server läuft auf den Namen des Schulträgers bei netcup, ab 3,69 € im Monat inkl. MwSt. Das Angebot gilt nur für Unternehmer. Eine tägliche Sicherung an einem zweiten Ort bekommen Sie mit dem Backup-Paket für 7,99 € im Monat inkl. MwSt. Ohne Paket sichern wir den Tresor nicht, die Schule exportiert ihn dann selbst. Hilfe im Alltag kostet 74,99 € je Stunde inkl. MwSt. und wird je angefangener Viertelstunde abgerechnet.

Betreibt Ihr Träger auch Kitas oder einen Hort, finden Sie Ergänzendes auf der Seite für Kita-Träger. Was Ihre Schule braucht, besprechen wir im kostenlosen Erstgespräch (15 Minuten) am Telefon oder per Video.

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