Passwort-Manager für Kita-Träger: jede Kita mit eigenen Sammlungen

Für welche Kita-Träger das Angebot gedacht ist

Passwortheld bieten wir nur Unternehmern an. Für Kita-Träger heißt das: Vereine nein, gemeinnützige Gesellschaften ja. Ist Ihr Träger ein eingetragener Verein, zum Beispiel eine Elterninitiative, schließen wir keinen Vertrag mit Ihnen. Als gGmbH, gemeinnützige UG oder gemeinnützige AG kann Ihr Träger buchen, ebenso als GmbH ohne Gemeinnützigkeit.

Die Abkürzung „gGmbH“ darf nach § 4 GmbHG eine Gesellschaft führen, die ausschließlich und unmittelbar steuerbegünstigte Zwecke nach den §§ 51 bis 68 der Abgabenordnung verfolgt. Gehören zu Ihrem Träger mehrere Rechtsträger, etwa ein Verein und eine gGmbH als Betreiberin der Häuser, klären wir im Erstgespräch, wer Vertragspartner wird.

Zugänge zwischen Trägerverwaltung und Einrichtung

Bei einem Träger mit mehreren Kitas liegen die Zugänge auf zwei Ebenen. Die Verwaltung des Trägers arbeitet mit den Förderportalen von Land und Kommune, mit Lohnabrechnung, Onlinebanking und der Abrechnung der Elternbeiträge. In jeder Einrichtung braucht die Leitung den Verwaltungszugang zur Kita-Software, das Administratorkonto der Eltern-App und je nach Kommune ein Portal für die Vergabe der Plätze. Die Gruppen arbeiten mit Tablets, Druckern und dem WLAN des Hauses.

Welche Förderportale ein Träger braucht, hängt vom Land ab:

• Bayern: Nach Art. 26 BayKiBiG stellen Träger ihre Förderanträge mit dem Computerprogramm, das der Freistaat kostenlos bereitstellt. Die Daten für die kindbezogene Förderung meldet der Träger nach Art. 19 Nr. 8 BayKiBiG jeweils zum 15. Januar, 15. April, 15. Juli und 15. Oktober.
• Nordrhein-Westfalen: Über KiBiz.web beantragen und belegen Träger die Zuschüsse zu den Betriebskosten. Jugendämter, Träger und Einrichtungen melden sich dort laut Landesportal mit Benutzername und Passwort an.
• Berlin: Gutscheine und Abrechnung laufen über das ISBJ-Trägerportal der Senatsverwaltung. Der Träger beantragt zuerst ein Administratorkonto, dieser Administrator legt Portalbenutzer an und vergibt ihnen Rechte für den ganzen Träger oder für einzelne Einrichtungen. Seit dem 10. März 2026 gibt es das Trägerportal 2.0.

Wo ein Portal eigene Benutzer je Person vorsieht, bekommt jede Person ihren eigenen. Im Tresor liegt dann, wer welchen Benutzer hat, und die Zugänge, die wirklich dem Träger gehören.

Eine Sammlung je Einrichtung

Die Leitung der Kita Ahornweg braucht die Zugänge der Kita Lindenstraße nicht. Legen Sie deshalb für jede Einrichtung eine Sammlung für Leitung und Stellvertretung an und eine zweite für die Geräte der Gruppen. Die Bereichsleitung oder Fachberatung des Trägers bekommt die Leitungssammlungen der Häuser, für die sie zuständig ist.

Einen externen Hausmeisterdienst oder IT-Dienstleister laden Sie wie einen Mitarbeiter ein und geben ihm nur die Sammlung Haustechnik frei. Weil wir keinen Preis pro Nutzer berechnen, kostet das nichts extra. Kostenlose Apps gibt es für iPhone, iPad und Android, damit lassen sich auch die Gruppentablets nutzen.

Kinderdaten gehören nicht in den Tresor

In einer Kita fallen Daten an, die besonders geschützt werden müssen: Allergien und Medikamente, Entwicklungsberichte, Sorgerechtsregelungen, Fotos. Dazu kommt der Nachweis über den Masernschutz, den die Leitung nach § 20 Abs. 9 IfSG vor Beginn der Betreuung bekommt. Alle diese Daten gehören in die Kita-Software oder die Akte des Kindes, nicht als Dateianhang in den Tresor. Vereinbaren Eltern ein Kennwort für die Abholung durch eine fremde Person, gehört auch das zur Akte des Kindes.

Werden Einrichtungen freier Träger in Anspruch genommen, ist nach § 61 Abs. 3 SGB VIII sicherzustellen, dass der Schutz der personenbezogenen Daten bei der Verarbeitung dort in entsprechender Weise gewährleistet ist. Mit dem Tresor regeln Sie davon einen Ausschnitt: wer an die Zugänge der Systeme kommt, in denen die Kinderdaten liegen. Dieser Text ist keine Rechtsberatung.

Wie viel an der Wahl der Eltern-App hängt, zeigte eine Untersuchung der Ruhr-Universität Bochum, der Westfälischen Hochschule und des Max-Planck-Instituts für Sicherheit und Privatsphäre, die die Max-Planck-Gesellschaft am 18. Juli 2022 vorstellte. Die Forscher prüften 42 Android-Apps für Kitas aus Europa und den USA. In acht davon fanden sie schwere Sicherheitslücken, über die Angreifer unter anderem private Fotos der Kinder hätten sehen können. Gegen solche Lücken in der App hilft kein Passwort. Welche App Sie einsetzen, klären Sie mit Ihrem Datenschutzbeauftragten. Ihren eigenen Teil sichern Sie mit einem langen, nur für den Administratorzugang erzeugten Passwort aus dem Tresor.

Vertretung, wenn die Leitung krank ist

Fällt eine Kita-Leitung für sechs Wochen aus, muss die Stellvertretung am nächsten Morgen Elternnachrichten verschicken, Krankmeldungen in der Kita-Software sehen und freie Plätze melden. Steht sie von Anfang an in der Leitungssammlung ihres Hauses, ändert sich für die Zugänge nichts. Kommt eine Leitung aus einem anderen Haus des Trägers zur Vertretung, gibt ihr ein Verantwortlicher beim Träger die Sammlung für diese Zeit frei und entzieht sie danach wieder.

Der Notfallzugang ist für diesen Fall das falsche Werkzeug. Er führt zu einer Übernahme des Kontos der Person, die ihn eingeräumt hat, und an die Sammlungen kommt die Vertrauensperson dabei nur, wenn diese Person Eigentümerin der Organisation im Tresor ist. Das ist in der Regel die Geschäftsführung des Trägers, keine Kita-Leitung. Für Ausfälle in der Geschäftsführung erklärt der Ratgeber Notfallzugriff auf Firmenpasswörter den Ablauf, für kürzere Abwesenheiten gibt es den Ratgeber zur Urlaubsvertretung.

Vergisst eine Leitung nach der Elternzeit ihr Master-Passwort, kann ein Verantwortlicher beim Träger es zurücksetzen, diese Kontowiederherstellung schalten wir bei der Einrichtung ein. Wer das darf, ist Eigentümer oder Administrator der Organisation, kommt damit auch an das Konto der Mitarbeiterin und über die Verwaltungsansicht an alle Sammlungen. Geben Sie diese Rollen deshalb nur zwei oder drei Personen in der Trägerverwaltung.

Wenn pädagogische Fachkräfte wechseln

Endet ein Arbeitsvertrag, sperrt der Verantwortliche beim Träger das Konto im Tresor. Der Tresor zeigt, welche Sammlungen die Person sehen konnte. Hatte sie die Gruppensammlung, ändern Sie die Entsperrcodes der Tablets, hatte sie eine Leitungssammlung, auch das Passwort des Administratorkontos der Eltern-App. Ihre Benutzer in Kita-Software, Eltern-App und Förderportal sperrt die Leitung oder Verwaltung im jeweiligen System. Die weiteren Schritte stehen in der Checkliste, wenn ein Mitarbeiter geht.

Nicht jede Fachkraft braucht ein Konto im Tresor. Für die Einladung braucht jedes Konto eine E-Mail-Adresse, ein eigenes Master-Passwort und einen zweiten Faktor, den die Person vor der Aufnahme in die Organisation einrichtet. Wir richten dafür eine Authenticator-App oder einen Code per E-Mail ein, die App ist der sicherere Weg. Eine Erzieherin, die nur das Gruppentablet entsperrt und sich in der Eltern-App mit ihrem eigenen Benutzer anmeldet, braucht dafür keinen Tresor. Die Gruppenleitung, die Tablets und WLAN verwaltet, braucht ein Konto.

Beispiel: gGmbH mit drei Kitas und einem Hort

Ein erfundener Träger: eine gGmbH mit drei Kitas und einem Hort, 74 Beschäftigte, eine Trägerverwaltung mit drei Teilzeitkräften. Die Passwörter standen in einer Tabelle auf dem Laufwerk der Verwaltung, die Zugänge der Eltern-Apps kannten nur die vier Leitungen. Als die Leitung der größten Kita länger krank wurde, konnte ihre Stellvertreterin den Eltern eine kurzfristige Schließung nur per Aushang mitteilen.

Heute hat jedes Haus zwei Sammlungen, eine für die Leitung und eine für die Gruppentablets. 22 Fachkräfte haben ein eigenes Konto, die übrigen brauchen keins. Die Geschäftsführerin ist Eigentümerin der Organisation und hat dem Prokuristen einen Notfallzugang eingeräumt, den Ablauf haben wir bei der Einrichtung mit ihr festgelegt. Warum die Tabelle auf dem Laufwerk keine gute Lösung war, erklärt der Ratgeber Passwörter in Excel.

Kosten für den Träger

Die Wartung kostet 16,99 € im Monat inkl. MwSt., gleich ob drei oder dreißig Kitas im Tresor sind. Die Einrichtung ist enthalten, die Mindestlaufzeit beträgt 12 Monate. Den Server mietet der Träger bei netcup auf seinen Namen, ab 3,69 € im Monat inkl. MwSt. Mit dem Backup-Paket für 7,99 € im Monat inkl. MwSt. sichern wir den Tresor täglich an einem zweiten Ort. Ohne dieses Paket sichern wir nicht, dann exportieren Sie den Tresor selbst. Hilfe im Alltag rechnen wir mit 74,99 € je Stunde inkl. MwSt. ab, je angefangener Viertelstunde.

Die Einträge im Tresor sind Ende-zu-Ende-verschlüsselt, Ihre Passwörter können wir nicht lesen. Für die Namen und E-Mail-Adressen der Nutzer und die technischen Protokolle auf dem Server schließen wir einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Träger, die auch eine Schule betreiben, finden Ergänzendes auf der Seite für Privatschulen. Ob der Tresor zu Ihrem Träger passt, klären wir im kostenlosen Erstgespräch (15 Minuten) am Telefon oder per Video.

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