Passwort-Manager in Aachen für Steuerkanzleien mit Grenzpendlern

Kammer in Köln, zwei Finanzämter für Stadt und StädteRegion

Nach § 73 StBerG bilden die Berater eines Oberfinanzbezirks eine Kammer. Die Stadt liegt im Oberfinanzbezirk Köln, Kanzleien von hier sind also Mitglied der Steuerberaterkammer Köln. Die Finanzamtszuständigkeitsverordnung des Landes teilt die Region in zwei Bezirke: Das Finanzamt Aachen-Stadt ist für die Stadt zuständig, das Finanzamt Aachen-Kreis für die übrigen Kommunen der StädteRegion. Welche Zugänge eine Steuerkanzlei teilen kann, steht auf der Seite Passwort-Manager für Steuerberater.

Grenzpendler brauchen eine Bescheinigung aus dem Wohnsitzland

Wer in den Niederlanden oder Belgien wohnt und in Deutschland Einkünfte hat, kann nach § 1 Abs. 3 EStG beantragen, als unbeschränkt steuerpflichtig behandelt zu werden. Dafür müssen mindestens 90 Prozent der Einkünfte der deutschen Steuer unterliegen, oder der übrige Teil darf den Grundfreibetrag nicht übersteigen. Den Anteil belegt eine Bescheinigung der ausländischen Steuerbehörde. Die Anlage Grenzpendler EU/EWR gibt es bei der Finanzverwaltung NRW nur zum Ausdrucken. Dieser Abschnitt ist keine Rechtsberatung.

Für Grenzpendler zwischen Deutschland und Belgien halten deutsche Finanzämter mit dem Team GWO Sprechstunden ab. Veranstalter ist der GrenzInfoPunkt Aachen-Eurode, die nächste Sprechstunde in der Stadt ist am 9. Dezember 2026. Für die Niederlande lädt er fast jeden Monat zu einem Sprechtag mit dem Belastingdienst ein.

DigiD, eHerkenning, itsme: Anmeldungen, die an einer Person hängen

In den Niederlanden meldet man sich bei Mijn Belastingdienst mit DigiD an. Das niederländische Außenministerium nennt die DigiD strikt persönlich: Niemand soll seine Anmeldedaten an andere geben. Der Belastingdienst rät stattdessen zu einer Machtigung, mit der sich die bevollmächtigte Person mit ihrer eigenen DigiD oder mit eHerkenning anmeldet.

eHerkenning ist das Anmeldemittel niederländischer Unternehmen und lässt sich laut der Behörde RVO nicht teilen oder weitergeben. Jeder Mitarbeiter bekommt ein eigenes, die Firma gibt ihm Vollmachten für bestimmte Dienste und entzieht sie, wenn er geht.

Belgische Bürger melden sich in der Anwendung Vollmachten der FÖD Finanzen mit itsme oder ihrer eID und PIN an. Übernimmt ein Angehöriger die Steuererklärung, melden sich beide dort an und unterzeichnen eine Vollmacht.

Wir raten deshalb: DigiD, eHerkenning, itsme und die PIN der eID kommen nicht in den Tresor der Kanzlei, weder in eine Sammlung noch in einen persönlichen Bereich. Das gilt für die Mittel der Mandanten und für ein eHerkenning, das jemand aus der Kanzlei selbst nutzt. Eigentümer und Administratoren sehen jede Sammlung, über die Kontowiederherstellung kämen sie auch an persönliche Bereiche. Notieren können Sie, welche Vollmacht ein Mandant wem erteilt hat und wie lange sie läuft.

Umsatzsteuer über Trier und Kleve, Zertifikate der Kanzlei

Für die Umsatzsteuer ausländischer Unternehmer gilt § 1 der Umsatzsteuerzuständigkeitsverordnung: Unternehmer aus Belgien betreut das Finanzamt Trier, solche aus den Niederlanden das Finanzamt Kleve.

Eine Kopie des ELSTER-Organisationszertifikats der Kanzlei darf als Anhang in eine Sammlung nur für die Berechtigten (siehe ELSTER-Organisationszertifikat für Mitarbeiter). Die Zertifikatsdatei für das Portal des Bundeszentralamts für Steuern bleibt draußen: Laut Merkblatt des BZSt darf sie nicht kopiert werden, jeder Beschäftigte braucht ein eigenes Benutzerkonto. Beim beSt darf der Postfachinhaber Mitarbeitern nach § 16 StBPPV Zugang geben, ohne das Passwort im Klartext, und hält fest, wem er ihn wann erteilt und entzieht. Schlüssel und Passwort legen Sie trotzdem nicht in den Tresor, aus demselben Grund wie oben.

Beispiel: eine Kanzlei mit vielen Grenzpendlern

Ein erfundener Fall: Ein Steuerberater führt seine Kanzlei mit einer angestellten Steuerberaterin, zwei Fachangestellten und einer Bürokraft, die Niederländisch spricht. Gut ein Drittel der Mandanten pendelt über die Grenze, dazu kommen vier belgische Handwerksbetriebe mit Aufträgen in Deutschland. Im Frühjahr schickt ein Mandant seine DigiD-Anmeldung per E-Mail, damit die Kanzlei seinen niederländischen Bescheid abruft. Die Bürokraft bittet ihn stattdessen um den Bescheid als Datei, empfiehlt ihm, sein DigiD-Passwort zu ändern, und löscht die Mail.

Die Fachdatenbank liegt nur im „Büro“, wenn ihre Lizenz mehrere Nutzer erlaubt, sonst bekommt jede Person einen eigenen Zugang. Der Inhaber ist einziger Eigentümer der Organisation, alle anderen haben die Rolle Benutzer. Den Notfallzugang hat er der angestellten Steuerberaterin eingeräumt. Übernimmt sie sein Konto, hat sie seine Eigentümerrolle und kann auch Konten der Mitarbeiter wiederherstellen. Als Berufsträgerin darf sie mit diesen Zugängen arbeiten. Hintergründe stehen unter Notfallzugriff auf Firmenpasswörter. Geht eine Fachangestellte, sperrt der Inhaber ihr Konto und folgt der Checkliste, wenn ein Mitarbeiter geht.

Verschwiegenheit, Aufsicht und Preis

Einträge, Notizen und Anhänge sind Ende-zu-Ende-verschlüsselt, Ihre Passwörter können wir nicht lesen. Zum Angebot gehört ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung, eine Verschwiegenheitsvereinbarung nach § 62a StBerG unterschreiben wir auf Wunsch. Für den Datenschutz der Kanzlei ist die LDI NRW zuständig, ihren Meldeweg beschreibt die Seite für Nordrhein-Westfalen.

Den Server mietet die Kanzlei auf eigenen Namen bei netcup, ab 3,69 € im Monat inkl. MwSt. Für Einrichtung und Wartung zahlen Sie 16,99 € im Monat inkl. MwSt. bei 12 Monaten Mindestlaufzeit, unabhängig von der Zahl der Nutzer und nur als Unternehmer. Eine tägliche Sicherung an einem zweiten Ort gibt es mit dem Backup-Paket für 7,99 € monatlich inkl. MwSt. Ohne das Paket sichern wir nicht, die Kanzlei exportiert den Tresor dann selbst. Hilfe im Alltag rechnen wir nach Aufwand ab, 74,99 € je Stunde inkl. MwSt. Ob das zur Kanzlei passt, besprechen wir telefonisch oder per Video im kostenlosen Erstgespräch (15 Minuten).

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