Passwort-Manager für Onlinehändler: Zugänge für Büro, Lager und Aushilfen

Die Zugänge eines Shops mit Marktplatzanbindung

Wer über einen eigenen Shop und zusätzlich über Marktplätze verkauft, hat Zugänge, an denen direkt Umsatz hängt. Fällt einer aus, bleiben Bestellungen liegen, Etiketten lassen sich nicht drucken oder Auszahlungen kommen nicht an. In einem kleinen Versandhandel sind das zum Beispiel diese Gruppen:

• Marktplätze: das Verkäuferkonto je Marktplatz, dazu Werbekonten für Anzeigen dort und Zugänge für Händler-Apps auf dem Handy.
• Shop-Verwaltung: Administrator des Shopsystems, Hosting und Datenbank, Domain, Lizenzkonten für Erweiterungen und Designvorlagen.
• Zahlungsdienste: Händlerkonten der Zahlungsanbieter und die API-Schlüssel, mit denen der Shop Zahlungen abwickelt.
• Versand: Geschäftskundenportale der Versanddienstleister für Etiketten, Abholaufträge und Retouren, dazu die Schnittstellen-Zugangsdaten in der Warenwirtschaft.
• Register und Steuer: das Verpackungsregister LUCID, der Vertrag zur Systembeteiligung, bei Verkäufen an Verbraucher in anderen EU-Staaten das Portal des Bundeszentralamts für Steuern für den One-Stop-Shop.

Kundenservice-Postfach, Newsletter-Dienst, Bewertungsportal und die Firmenprofile in sozialen Netzwerken kommen noch dazu. Stehen diese Daten in einer Tabelle oder im Browser des Büro-PCs, ist der Ratgeber zu Passwörtern in Excel oder im Browser der richtige Einstieg.

Das Verpackungsregister kennt nur eine Login-Adresse

Wer in Deutschland verpackte Waren vertreibt, muss nach Angaben der Zentralen Stelle Verpackungsregister im Register LUCID registriert sein. Seit dem 12. August 2026 gelten dafür die EU-Verpackungsverordnung (Verordnung (EU) 2025/40) und das Verpackungsrecht-Durchführungsgesetz, die das bisherige Verpackungsgesetz abgelöst haben. Nach § 6 VerpackDG muss sich der Hersteller vorher registrieren lassen, je nach Fall vor dem erstmaligen Bereitstellen oder vor dem Auspacken der Verpackungen. Registrierung, Systembeteiligung und Datenmeldung bleiben laut Zentraler Stelle bestehen. Braucht ein Händler aus dem Ausland einen Bevollmächtigten, bleibt die Registrierung in LUCID trotzdem eine höchstpersönliche Pflicht des Herstellers.

Für die Ablage im Tresor zählt eine technische Einzelheit: Zu jeder Registrierung gehört genau eine Login-E-Mail-Adresse. Mehrere Benutzer oder mehrere Login-Inhaber für dieselbe Registrierung lässt LUCID laut seiner Hilfe nicht zu. Firmenname und Login-Adresse sind nach dem Anlegen festgelegt. Eine neue Adresse geht nur über eine Login-Übertragung in den Stammdaten, und deren Link verfällt nach einem Tag.

• Registrieren Sie mit einem Funktionspostfach wie verpackung@ihr-shop.de statt mit der persönlichen Adresse der Person, die die Registrierung gerade erledigt.
• Tragen Sie in den Stammdaten einen Wiederherstellungskontakt ein. LUCID verlangt dafür eine andere Adresse als die des Logins.
• Legen Sie Login und Passwort in der Sammlung für Register und Verwaltung ab und schreiben Sie die Registrierungsnummer als Notiz dazu.

Online-Plattformen müssen sich laut Zentraler Stelle von jedem Hersteller bestätigen lassen, dass er in LUCID registriert ist. Ohne diesen Nachweis dürfen die verpackten Produkte dort nicht angeboten werden. Steht die Registrierungsnummer beim Eintrag, hat jeder im Büro sie für so eine Anfrage zur Hand.

Bestätigungscodes, wenn mehrere Personen das Verkäuferkonto nutzen

Im Büro bearbeitet jemand Angebote, im Lager bestätigt jemand den Versand, und abends schaut die Inhaberin am Tablet nach Nachrichten von Kunden. Amazon hat für die Anmeldung in Seller Central frühestens ab dem 28. März 2024 eine Bestätigung per Mobilnummer oder Authenticator-App angekündigt. Für Konten mit mehreren Benutzern empfiehlt Amazon in dieser Ankündigung die App.

Liegt der geheime Schlüssel der App beim Zugang im Tresor, ruft jede Person, die die Sammlung sieht, den Code selbst ab. Kommt der Code nur per SMS, hängt er an der Rufnummer, denn SMS kann kein Passwort-Tresor empfangen. Wo der Dienst beides anbietet, lohnt der Umstieg auf die App-Variante. Weil Passwort und Code dann beieinanderliegen, hängt der Schutz am Tresor selbst: Jeder Mitarbeiter meldet sich dort mit eigenem Master-Passwort und eigenem zweiten Faktor an, das richten wir als Pflicht ein. Eigentümer und Administratoren richten den zweiten Faktor selbst ein. Wie das im Alltag aussieht, zeigt der Ratgeber Bestätigungscodes im Team teilen.

Bei Zahlungsdiensten und beim Administrator des Shops sollte die Zwei-Faktor-Anmeldung immer an sein. Das BSI rät, sie überall einzuschalten, wo ein Dienst sie anbietet. Bietet ein Marktplatz oder Zahlungsdienst eigene Benutzer mit eigenen Rechten an, ist ein eigener Benutzer je Person besser als ein geteiltes Hauptkonto.

Was nicht in eine gemeinsame Sammlung gehört

• Freigaben im Onlinebanking: Eine Überweisung gibt eine bestimmte Person mit ihrer eigenen Kennung frei, etwa per App auf ihrem Handy. Geben Sie jeder Person mit Kontovollmacht eine eigene Kennung, statt eine Anmeldung zu teilen. Mehr dazu im Ratgeber Onlinebanking-Zugänge für Mitarbeiter.
• Private Steuerzugänge: Für das Portal des Bundeszentralamts für Steuern, über das der One-Stop-Shop läuft, braucht man ein Zertifikat. Vorhandene ELSTER-Zertifikate lassen sich dafür nutzen. Das Zertifikat, mit dem die Inhaberin ihre private Steuererklärung abgibt, gehört trotzdem nicht in eine Sammlung des Teams. Wie mehrere Personen mit einem Zertifikat der Firma arbeiten, steht im Ratgeber zum ELSTER-Zertifikat für mehrere Personen.
• Daten Ihrer Kunden: Bestellungen, Adressen und Zahlungsangaben bleiben im Shop und in der Warenwirtschaft. Im Tresor liegen nur die Zugänge.

Sammlungen nach Lager, Verkauf und Verwaltung

In einem Versandhandel richtet sich die Aufteilung danach, wer am Packtisch steht und wer Geld bewegt. Jede Sammlung bekommt Lese- oder Bearbeitungsrechte für bestimmte Personen. Wie Sie Zugänge darüber weitergeben statt per Chat oder E-Mail, steht im Ratgeber Passwörter im Team teilen.

Die Geschäftskundenportale der Versanddienste gehören nicht in „Versand und Lager“. Im Post & DHL Geschäftskundenportal legt der Kundenadministrator jeder Packkraft einen persönlichen Benutzer an. Diese Anmeldung speichert die Person in ihrem persönlichen Bereich im Tresor.

Für die Warenwirtschaft richtet der Kundenadministrator einen eigenen Systembenutzer ein. Dessen Kennwort bleibt in der Versandsoftware, in die Sammlung „Verwaltung Versandportale“ kommt nur eine Notiz: welches Programm den Systembenutzer nutzt und wann das Kennwort zuletzt erneuert wurde. Die Kundenadministratoren melden sich im Portal jeweils mit eigenem Login an. Die Schritte stehen auf der Seite zu Benutzern im DHL-Geschäftskundenportal, bei anderen Versanddiensten zeigt deren Hilfe, ob das Portal eigene Benutzer je Person kennt.

Betreut eine Agentur Ihren Shop, lädt der Verantwortliche bei Ihnen sie per E-Mail ein wie eine Mitarbeiterin und gibt ihr nur „Shop und Technik“ frei. Weil der Preis keine Nutzergrenze kennt, kostet das nichts extra. Wie Agenturen selbst mit Kundenzugängen umgehen, beschreibt die Seite für Webagenturen. Für einzelne Daten an Externe, etwa ein Zugang für den Steuerberater, gibt es die sicheren Links aus dem Tresor.

Aushilfen im Saisongeschäft

Holt sich ein Händler für die Hochsaison Aushilfen ans Packband, kann das eine kurzfristige Beschäftigung sein. Als kurzfristige Beschäftigung gilt nach § 8 Abs. 1 Nr. 2 SGB IV eine Beschäftigung von längstens drei Monaten oder 70 Arbeitstagen im Kalenderjahr. Dieselben Zugänge laufen also jedes Jahr durch neue Hände.

1. Kurz vor dem ersten Tag: Der Verantwortliche lädt die Aushilfe per E-Mail in den Tresor ein, die Einladung gilt fünf Tage. Bevor sie die Sammlung „Versand und Lager“ sieht, richtet sie ihren zweiten Faktor ein. Die Sammlung gibt er ihr nur zum Lesen frei, auf Wunsch auch so, dass sie Passwörter ausfüllen, aber nicht anzeigen kann. Ganz verhindert das den Zugriff nicht, wer ausfüllen kann, kommt mit etwas Aufwand an das Passwort. In den Versandportalen legt ihr der Verwalter einen eigenen Benutzer an, wo das Portal das anbietet.
2. Am Packplatz: Teilen sich mehrere Personen einen Rechner, meldet sich jede in der App oder Browser-Erweiterung an und nach der Schicht wieder ab.
3. Am letzten Tag: Der Verantwortliche sperrt das Konto im Tresor, der Verwalter des Versandportals löscht dort ihren Benutzer. Passwörter aus „Versand und Lager“, die die Aushilfe kannte, ändern Sie danach trotzdem. Der Tresor zeigt, welche Sammlungen sie sehen konnte.

Für Festangestellte, die gehen, gilt dieselbe Reihenfolge mit mehr Sammlungen. Die vollständige Liste steht in der Checkliste, wenn ein Mitarbeiter geht. Wer den Versand ganz an einen Dienstleister gibt, findet die Fragen von dessen Seite auf der Seite für Spedition und Logistik.

Beispiel: ein Versandhandel für Saatgut

Ein erfundener Händler für Saatgut und Gartenbedarf: ein Inhaberpaar, ein Lagerist, eine Teilzeitkraft im Kundenservice und von Februar bis Mai drei Aushilfen. Verkauft wird über den eigenen Shop und einen großen Marktplatz.

Vor der Umstellung lief die LUCID-Registrierung über die private Adresse der Inhaberin aus der Gründungszeit, und der Code für das Verkäuferkonto kam per SMS auf ihr Handy. War sie auf einer Gartenmesse, konnte im Lager niemand den Versand im Marktplatz bestätigen.

Heute läuft LUCID nach einer Login-Übertragung über ein Funktionspostfach, der Schlüssel für die Authenticator-App liegt beim Zugang zum Verkäuferkonto. Die Aushilfen sehen nur „Versand und Lager“, der Lagerist zusätzlich „Marktplätze“, die Teilzeitkraft „Kundenservice“. Zahlung, Technik und Register sehen nur die beiden Inhaber. Beide sind Eigentümer der Organisation im Tresor. Für den Fall, dass beide ausfallen, hat das Paar einer Vertrauensperson aus der Familie einen Notfallzugang eingeräumt, die sonst keine Sammlung sieht. Wie so ein Zugang abläuft, beschreibt der Ratgeber zum Notfallzugriff auf Firmenpasswörter.

Kosten für den Shop

Die Wartung kostet 16,99 € im Monat inkl. MwSt., gleich ob drei oder fünfzehn Personen den Tresor nutzen, und die Mindestlaufzeit beträgt 12 Monate. Die Einrichtung ist enthalten. Den Server mietet Ihre Firma selbst bei netcup, ab 3,69 € im Monat inkl. MwSt. Wir bieten das nur Unternehmern an. Eine Sicherung des Tresors gibt es nur mit dem Backup-Paket für 7,99 € im Monat inkl. MwSt. Ohne das Paket sichern wir nicht, Sie exportieren den Tresor dann selbst verschlüsselt. Hilfe im Alltag rechnen wir nach Aufwand ab, mit 74,99 € je Stunde inkl. MwSt. und je angefangener Viertelstunde.

Verkaufen Sie allein und ohne Aushilfen, lohnt sich ein gewarteter Tresor für ein Team kaum. Ob er bei Ihnen passt, klären wir am Telefon oder per Video im kostenlosen Erstgespräch (15 Minuten).

Anlaufstellen