Passwort-Manager für den Einzelhandel: Zugänge für Laden, Filiale und Einkauf

Hinter dem Ladentisch stecken mehr Zugänge als an der Kasse

Kunden sehen im Laden eine Kasse und ein Kartenterminal. Dahinter steht ein Bestand an Zugängen, der mit jeder Filiale und jedem Lieferanten wächst:

• Kasse und Warenwirtschaft: das Backoffice mit Artikelstamm, Preisen und Bedienern, die Warenwirtschaft mit Beständen und Inventur, oft zentral für alle Filialen.
• Kartenterminal: die Passwörter am Gerät selbst und das Händlerportal des Zahlungsdienstleisters mit Umsätzen und Auszahlungen.
• Einkauf: Orderportale der Hersteller, Webshops der Großhändler, das Portal des Einkaufsverbunds, falls Sie einem angehören, und die Portale, über die Lieferanten Rechnungen bereitstellen.
• Filiale: WLAN für Personal und Gäste, Kameraanlage, das Unternehmensprofil der Filiale bei Google und anderen Kartendiensten, das Gutschein- oder Kundenkartensystem.
• Büro: Lohnabrechnung, Dienstplan, ELSTER, die Rechnungsportale der Lieferanten.

Wer zusätzlich einen Webshop oder Marktplätze betreibt, findet Verkäuferkonten, Versandportale und das Verpackungsregister auf der Seite für Onlinehändler. Hier geht es um das Geschäft mit Ladentür.

Das Kartenterminal hat ein Kassierer- und ein Händlerpasswort

Als Beispiel dient hier die Kurzanleitung eines einzelnen Tischterminals. Andere Geräte können anders aufgebaut sein. Dieses Gerät trennt die Rechte über Passwortstufen: Für Storno und Belegkopie verlangt es das Kassiererpasswort, für Gutschrift und Kassenschnitt das Händlerpasswort, dazu kommt ein Technikerpasswort für den Service. Eine Gutschrift setzt bei diesem Gerät laut Anleitung keinen früheren Verkauf voraus. Das Händlerpasswort sollte deshalb nur kennen, wer Gutschriften verantworten darf.

Die Werkseinstellung beider Passwörter steht in der Anleitung des Geräts, die Voreinstellung kann laut Anleitung je Netzbetreiber abweichen. Ändern Sie beide im Menü des Terminals, und legen Sie sie so ab:

• Das Kassiererpasswort kennt, wer an der Kasse stornieren darf. Es steht in der Sammlung der Filiale.
• Das Händlerpasswort kennen Inhaber und Filialleitung. Es steht in einer Sammlung, die Aushilfen nicht sehen.
• Terminal-ID und Netzbetreiber notieren Sie am Eintrag. Beides fragt die Hotline bei einer Störung ab.

Ob Ihr Gerät dieselben Stufen kennt, steht in seiner Anleitung oder sagt Ihr Netzbetreiber. Das Händlerportal im Browser ist ein eigener Zugang mit eigenem Passwort und gehört ins Büro.

Kasse und TSE: kurz eingeordnet

Für die Kasse selbst gilt wie in jedem Betrieb mit elektronischer Kasse: Jede Person bucht mit ihrer eigenen Bedienernummer, im Tresor liegt nur der Verwaltungszugang zum Backoffice. Dazu kommen die Geheimnummern der technischen Sicherheitseinrichtung, die Sie einmal bekommen und dann jahrelang nicht brauchen. Wo PIN und PUK hingehören und was der Kassenhändler davon wissen muss, steht im Ratgeber TSE-PIN und PUK der Kasse. Hat jede Filiale eigene Kassen, bekommt jede ihren eigenen Eintrag mit den Seriennummern.

Lieferantenportale: Wer bestellen kann, gibt Geld aus

Bestellt bei Ihnen die Filialleitung beim Großhändler nach und ordert die Inhaberin das Saisonsortiment zentral bei den Herstellern, sind das zwei Arten von Zugängen. Beides sind Kundenkonten mit Kundennummer und Ihren Einkaufspreisen, über die jemand auf Rechnung der Firma bestellen kann. Legen Sie Nachbestellzugänge in die Sammlung der jeweiligen Filiale und die Orderportale für die Saison in die Sammlung „Einkauf“. Wie man solche Zugänge weitergibt, statt sie auf einen Zettel neben die Kasse zu legen, beschreibt der Ratgeber Passwörter im Team teilen.

Nach dem Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 15. Oktober 2025 müssen inländische Unternehmer die technischen Voraussetzungen zum Empfang einer E-Rechnung schaffen. Das gilt für Umsätze, die nach dem 31. Dezember 2024 ausgeführt werden, wobei Übergangsregelungen bis zum 31. Dezember 2027 zu beachten sind. E-Rechnungen können laut Schreiben zum Beispiel per E-Mail, per Download über ein Internetportal oder per EDI übermittelt werden. Stellt ein Lieferant seine Rechnungen nur im Portal bereit, braucht Ihre Buchhaltung dessen Zugang. Er gehört in die Sammlung „Büro“, nicht in das Postfach einer einzelnen Filialleitung.

Eine Sammlung je Filiale

Im Einzelhandel verläuft die sinnvolle Grenze zwischen den Läden und zwischen Verkauf und Geld. Jede Sammlung bekommt Lese- oder Bearbeitungsrechte für bestimmte Personen.

Eigentümer und Administratoren der Organisation, hier der Inhaber, sehen zusätzlich alle Sammlungen. Für die Unternehmensprofile der Filialen bei Google lohnt ein eigener Blick: Wer dort Inhaber ist, entscheidet, wer Öffnungszeiten ändern und Bewertungen beantworten darf. Unser Rat: Inhaber ist ein Google-Konto der Firma, dessen Passwort und Ersatzcodes in einer Sammlung nur für Sie und Ihre Vertretung liegen, und wer die Profile pflegt, arbeitet darin mit einer eigenen Rolle. Mehr dazu erklärt der Ratgeber zum Google-Unternehmensprofil.

Aushilfen und Minijobber an der Kasse

Für Minijobs gilt seit dem 1. Januar 2026 laut Minijob-Zentrale eine Verdienstgrenze von 603 Euro im Monat. Beim Mindestlohn von 13,90 Euro sind das rund 43 Stunden im Monat, mit dem Mindestlohn steigt auch die Grenze. Eine Aushilfe an der Kasse kommt in dieser Zeit mit zwei Dingen in Berührung: der eigenen Bedienernummer und, falls sie stornieren darf, dem Kassiererpasswort. Ein Konto im Tresor braucht so jemand nicht. Weil der Preis keine Nutzergrenze kennt, können Sie Ihrem Stammpersonal dagegen ohne Aufpreis eigene Konten geben, je nur mit der Sammlung des eigenen Ladens.

Dürfen Aushilfen nicht stornieren, kennen sie auch das Kassiererpasswort nicht, und die Filialleitung gibt Stornos frei. Das ist im Alltag etwas umständlicher, erspart Ihnen aber das Ändern des Passworts nach jedem Abschied.

Wenn eine Filialleitung geht

1. Der Inhaber sperrt ihr Konto im Tresor. Der Tresor zeigt, welche Sammlungen sie sehen konnte.
2. Sie ändern die Händlerpasswörter aller Terminals aus der Sammlung „Kasse Verwaltung“, das Kassiererpasswort ihrer Filiale und den Zugang zum Backoffice der Kasse. Ihre Bedienernummer deaktivieren Sie in der Kasse.
3. Sie ändern die Zugänge zu den Großhändlern, bei denen sie nachbestellt hat, und prüfen dort die Lieferadresse und hinterlegte Ansprechpartner.
4. Sie entfernen sie als Verwalterin aus dem Unternehmensprofil der Filiale.

Die allgemeine Liste dazu steht in der Checkliste, wenn ein Mitarbeiter geht.

Beispiel: Künstlerbedarf in zwei Läden

Ein erfundener Händler für Mal- und Künstlerbedarf mit einem Stammhaus in einer Kleinstadt und einer Filiale nahe einer Kunsthochschule. Die Inhaberin, zwei Filialleiterinnen, eine Verkäuferin in Teilzeit und sieben Aushilfen, die meisten Studierende. Bisher kannten alle das Händlerpasswort der Terminals, weil es ab Werk eingestellt war und jeder abends den Kassenschnitt machte.

Heute machen die Filialleiterinnen den Kassenschnitt, das Händlerpasswort ist geändert und liegt in „Kasse Verwaltung“. Die Aushilfen haben keine Konten im Tresor und stornieren nicht selbst. Die Verkäuferin sieht die Sammlung des Stammhauses, die Filialleiterinnen zusätzlich „Kasse Verwaltung“. Einkauf und Büro sieht nur die Inhaberin. Für den Fall, dass sie ausfällt, hat sie als Eigentümerin der Organisation der Filialleiterin im Stammhaus einen Notfallzugang eingeräumt. Darüber kann die Filialleiterin das Konto der Inhaberin übernehmen und kommt so an Einkauf und Büro. Wie so ein Zugang abläuft, beschreibt der Ratgeber Notfallzugriff auf Firmenpasswörter.

Was ein Ladengeschäft zahlt

Für die Wartung des Tresors zahlen Sie 16,99 € im Monat inkl. MwSt., gleich wie viele Filialen und Mitarbeiter ihn nutzen. Die Mindestlaufzeit beträgt 12 Monate, die Einrichtung ist enthalten. Den Server mietet Ihre Firma selbst bei netcup, ab 3,69 € im Monat inkl. MwSt. Das Angebot gilt nur für Unternehmer.

Sichern lässt sich der Tresor mit dem Backup-Paket für 7,99 € im Monat inkl. MwSt. Ohne das Paket sichern wir nicht, Sie exportieren den Tresor dann selbst verschlüsselt. Hilfe im Alltag berechnen wir nach Aufwand, 74,99 € je Stunde inkl. MwSt., je angefangener Viertelstunde. Ein Laden, den der Inhaber allein führt, braucht keinen Tresor für ein Team. Ab der zweiten Person mit Verantwortung oder der zweiten Filiale sprechen wir gern darüber im kostenlosen Erstgespräch (15 Minuten), am Telefon oder per Video.

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