Post & DHL Geschäftskundenportal: eigener Benutzer für jede Packkraft

So legen Sie einen Benutzer an

Neue Benutzer im Post & DHL Geschäftskundenportal legt der Kundenadministrator Ihrer Firma an, also jemand mit der Berechtigung „Benutzer verwalten“. Er klappt das Menü neben seinem Namen auf, wählt „Benutzer verwalten“ und dann „Neuen Benutzer anlegen“. Dort trägt er die persönlichen Daten ein, wählt als Benutzertyp „Persönlicher Benutzer“, weist die Berechtigungen zu und schließt mit „Benutzer anlegen“ ab. Der neue Kollege bekommt eine Mail mit einem Aktivierungslink, der 7 Tage gilt. Ist er abgelaufen, schickt der Kundenadministrator beim Benutzer über das Stift-Symbol eine neue Aktivierungsmail.

Ohne Kundenadministrator in der Firma führt der Weg über den Vertrieb: Für einen neuen Benutzer wenden Sie sich laut der Online-Hilfe zur Anmeldung im Portal an Ihre vertriebliche Kontaktperson bei Deutscher Post oder DHL. Voraussetzung für das Portal ist ein Geschäftskundenvertrag. Die Schritte oben stammen aus der Hilfeseite „Benutzerverwaltung im AM.GK-P“ der Deutschen Post, die sie am Beispiel Auftragsmanagement Brief zeigt. Die Benutzerverwaltung gilt laut Post für alle Servicebereiche des Portals gemeinsam, also auch für den Paketversand.

Beide Hilfeseiten tragen kein Datum, wir haben sie am 16.10.2026 gelesen. Die Handlingbroschüre zur Benutzerverwaltung vom August 2024 zeigte an diesem Tag nur eine Wartungsseite. Die Downloadseite der Post verlinkt statt einer Broschüre diese Hilfeseite, deshalb ist sie hier die Grundlage.

Persönlicher Benutzer und Systembenutzer

Das Portal kennt zwei Arten von Benutzern. Laut der Hilfeseite der Deutschen Post unterscheiden sie sich so:

Für Zugänge, die eine Software oder Frankiermaschine nutzt, rät die Post zu einem eigenen Systembenutzer. Die „alten Zugänge“, die noch nicht über das Portal verwaltet werden, sind laut den häufigen Fragen zum elektronischen Auftragsmanagement nur noch zeitlich begrenzt nutzbar. Legen Sie je Programm einen eigenen Systembenutzer an, dann sehen Sie später, welcher Zugang zu welcher Software gehört. Eine ältere Fassung der Broschüre vom April 2024 verlangte noch alle 120 Tage eine Anmeldung. Die aktuelle Hilfeseite nennt 365 Tage, die häufigen Fragen ein Kennwort, das 12 Monate gilt.

Ein Login für den ganzen Versand macht Ärger

Teilen sich drei Leute am Packtisch einen Benutzer, merken sie das im Alltag an vier Stellen:

• Sperre für alle. Laut DHL-Hilfe sperrt das Portal einen Benutzer nach 10 erfolglosen Anmeldeversuchen. Ab dem sechsten Fehlversuch zeigt die Fehlermeldung, wie viele Versuche bleiben. Vertippt sich die Aushilfe ein zehntes Mal, steht der ganze Versand still, weil alle an demselben Benutzer hängen.
• Der zweite Faktor wandert auf mehrere Handys. Die Zwei-Faktor-Anmeldung mit einer Authenticator-App lässt sich je persönlichem Benutzer einschalten, und es lassen sich mehrere Geräte hinterlegen. Bei einem geteilten Benutzer trägt dann jedes dieser Handys den Zugang. Verlässt jemand die Firma, richtet der Kundenadministrator alle Geräte neu ein.
• Die Mail zum Zurücksetzen geht an eine Adresse. Der Link für ein neues Passwort kommt laut DHL-Hilfe an die Adresse, die beim Benutzer gespeichert ist, und bleibt einen Tag lang gültig. Ist das das Postfach einer Kollegin im Urlaub, kommt niemand weiter.
• Niemand weiß, wer was getan hat. Bei einem geteilten Benutzer lässt sich nicht mehr zuordnen, welche Person eine Abholung beauftragt, eine Retoure angelegt oder eine Nachforschung gestartet hat.

Für das Auftragsmanagement Brief stehen dazu Regeln in den Nutzungsbedingungen der Deutschen Post (Stand 01.10.2022, Ziffer 4.1). Die Firma muss sicherstellen, dass Passwort und Account keinem Dritten zugänglich werden, und als Dritte gelten neben Externen auch nicht autorisierte Mitarbeiter. Für alles, was unter dem Account geschieht, trägt die Firma die volle Verantwortung. Ob für den Paketversand gleichlautende Bedingungen gelten, prüfen Sie in Ihrem Vertrag mit DHL. Eine Rechtsberatung ersetzt dieser Hinweis nicht.

Berechtigungen nach Aufgabe vergeben

Der Zugang beruht laut Post auf einem Berechtigungskonzept je Benutzer und Servicebereich. Im Portal stehen neben dem Versand auch Rechnungen, Vertragsdaten und Berichte. Prüfen Sie beim Anlegen, welche dieser Bereiche eine Packkraft wirklich braucht. Beim Auftragsmanagement Brief zeigt die Hilfeseite der Post, wie fein das geht: nur Suche ohne Auftragsanlage, eingeschränkte Auftragsanlage, Berichte ja oder nein, Berechtigung je Postkundennummer.

Den Kundenadministrator sollten Sie doppelt besetzen. Die Post rät, mindestens einen Mitarbeiter als Kundenadministrator einrichten zu lassen. Beim Anlegen eines Benutzers lässt sich „Benutzer verwalten“ als weitere Berechtigung vergeben, so bekommt eine zweite Person dieselbe Rolle. Fällt eine aus, legt die andere neue Benutzer an oder entfernt laut DHL-Hilfe die Geräte für die Zwei-Faktor-Anmeldung eines Kollegen, der sein Handy verloren hat. Wer seinen Kundenadministrator nicht kennt, kann sich laut DHL-Hilfe an den Technischen Support des Portals wenden, Telefon 0228 76367679, Montag bis Freitag 8 bis 18 Uhr. Auch dort lassen sich Geräte löschen oder die Zwei-Faktor-Anmeldung abschalten.

Wenn jemand den Versand verlässt

Benutzer verschwinden nicht von selbst, wenn ein Mitarbeiter geht. Der Kundenadministrator löscht sie über das Papierkorb-Symbol in der Benutzerverwaltung. Gibt es keinen Kundenadministrator, löscht die Deutsche Post auf Anfrage über den Menüpunkt Kontakt.

1. Am letzten Arbeitstag den persönlichen Benutzer der Person löschen.
2. Prüfen, ob ihre Mailadresse bei einem Systembenutzer hinterlegt ist. Dann den Systembenutzer über das Stift-Symbol öffnen und ein Funktionspostfach wie versand@ eintragen. Dass sich die Mailadresse dort ändern lässt, schreibt die Post nicht ausdrücklich, nur dass der Kundenadministrator Benutzer ändern kann. Geht es nicht, hilft der Support des Portals.
3. War sie Kundenadministrator, sicherstellen, dass die zweite Person diese Rolle hat.
4. Arbeitete das Team bisher mit einem geteilten Login, dessen Kennwort ändern und die Geräte für den zweiten Faktor neu einrichten, oder den Benutzer gleich durch persönliche Benutzer ersetzen.

Was beim Austritt sonst an Zugängen zu ändern ist, steht in der Checkliste für den Austritt eines Mitarbeiters. Für Saisonkräfte lohnt der Blick auf Zugänge für neue Mitarbeiter, damit der Benutzer schon am ersten Tag bereitsteht.

Persönliche Logins und Systembenutzer im Tresor

Ein persönlicher Benutzer ist auf eine Person mit Namen und Mailadresse angelegt. Seine Anmeldung gehört deshalb in den persönlichen Bereich dieser Person im Tresor, nicht in eine Sammlung für den Versand. Dort kann der Tresor auch den Code für die Zwei-Faktor-Anmeldung erzeugen, wenn die Person den geheimen Schlüssel beim Einrichten hinterlegt. Dann hängt der Schutz am Tresor selbst. Für ihn gilt bei uns: Zwei-Faktor-Pflicht für alle Mitarbeiter. Eigentümer und Administratoren richten den zweiten Faktor selbst ein. Mehr dazu unter Bestätigungscodes im Team teilen.

Das Kennwort eines Systembenutzers steht in der Software, die es nutzt, und wird nicht als Kopie in den Tresor gelegt. Eine Sammlung nur für die Kundenadministratoren bekommt stattdessen eine Notiz je Systembenutzer:

• Benutzername und welche Software oder Frankiermaschine ihn nutzt,
• an welches Postfach die Mails zum Kennwort gehen,
• wann das Kennwort zuletzt erneuert wurde, damit niemand vom Ablauf nach 365 Tagen überrascht wird,
• wer die Kundenadministratoren sind und die Nummer des Technischen Supports.

Wer im Tresor Eigentümer oder Administrator ist, öffnet jede Sammlung, also auch diese. Vergeben Sie die beiden Rollen nur an Leute, die auch im Portal Kundenadministrator sein dürfen.

Beispiel: Ersatzteilhandel mit Packtisch

Ein erfundener Händler für Ersatzteile von Landmaschinen verschickt jeden Tag rund 60 Pakete. Am Packtisch arbeiten zwei feste Kräfte und im Frühjahr zwei Aushilfen, alle bisher mit dem Benutzer des Inhabers. Die Warenwirtschaft druckt Etiketten über einen alten Zugang, den vor Jahren ein Dienstleister eingerichtet hat.

Der Inhaber und seine Lagerleiterin sind jetzt beide Kundenadministrator. Jede Packkraft hat einen persönlichen Benutzer, dem die Lagerleiterin nur die Bereiche für Versand und Abholung freigegeben hat. Die Warenwirtschaft nutzt einen neuen Systembenutzer, dessen Mails an versand@ gehen. Im Tresor steht dazu eine Notiz mit dem Datum der letzten Kennwortänderung, die Lagerleiterin hat sich eine Erinnerung für den Herbst gesetzt. Nach der Saison löscht sie die beiden Aushilfen. Die übrigen Zugänge eines Shops behandelt die Seite für Onlinehändler.

Passwortheld für die übrigen Versandzugänge

Manche Zugänge rund um den Versand haben keine eigenen Benutzer: das Konto beim Verpackungslieferanten, die Weboberfläche des Etikettendruckers, das Postfach versand@. Diese teilen Sie im Tresor über eine Sammlung für das Lagerteam, wie es der Ratgeber zum Teilen von Passwörtern im Team zeigt. Sperrt ein Verantwortlicher nach der Saison das Tresorkonto einer Aushilfe, öffnet sie keine Sammlung mehr. Passwörter, die sie kannte, ändern Sie trotzdem. Weil der Tresor Ende-zu-Ende-verschlüsselt ist, können wir als Betreiber keines dieser Passwörter lesen.

Für die Wartung zahlen Sie einen Festpreis von 16,99 € monatlich inkl. MwSt., egal wie viele Packkräfte und Aushilfen ein Konto haben, bei einer Mindestlaufzeit von 12 Monaten. Hinzu kommt die Servermiete, die Sie direkt an netcup zahlen, ab 3,69 € monatlich inkl. MwSt. Das Angebot richtet sich nur an Unternehmer. Ohne das zubuchbare Backup-Paket, 7,99 € monatlich inkl. MwSt., sichern wir den Tresor nicht, mit dem Paket täglich an einen zweiten Ort. Support ist nicht im Preis: Für Hilfe im Alltag berechnen wir 74,99 € pro Stunde inkl. MwSt., abgerechnet je angefangener Viertelstunde. Ob das zu Ihrem Versand passt, besprechen wir in einem kostenlosen Erstgespräch (15 Minuten), telefonisch oder per Video.