Passwort-Manager für Eventagenturen: eine Sammlung je Veranstaltung

Mit jeder Veranstaltung kommen neue Zugänge

Eine Eventagentur sammelt Zugangsdaten in Projekten, die drei Monate laufen und an einem Abend ihren Höhepunkt haben. Danach braucht die meisten niemand mehr, sie sind aber weiter gültig. Für eine einzige Firmenveranstaltung kommen schnell diese Gruppen zusammen:

• Ticketing und Registrierung: die Veranstaltung auf der Ticket- oder Anmeldeplattform, die Einlass-App, Schnittstellen zu Event-App und Newsletter.
• Location: WLAN des Hauses, Zugänge zu Licht- oder Medientechnik, Ausstellerportal einer Messe, Codes für Lieferzufahrt oder Schlüsselkasten.
• Dienstleister: Bestellportale von Technikverleih, Catering und Mietmöbeln, Konten bei Shuttle- und Hoteldiensten für Referenten.
• Hybride Formate: Kanal und Streamschlüssel der Streaming-Plattform, Konferenzsoftware, Aufzeichnungen in der Cloud.
• Abgaben und Agentur: Onlineportal der GEMA, Meldung an die Künstlersozialkasse, Buchhaltung, Lohn.

Liegen diese Daten im Projektordner oder in einem Chat mit dem Kunden, finden Sie im Ratgeber Passwörter im Team teilen den Weg in eine gemeinsame Ablage mit Rechten.

Ticketplattform: vorher klären, wem das Konto gehört

Bevor der Ticketverkauf startet, legen Sie fest, in wessen Konto die Veranstaltung angelegt wird. Bei Eventbrite lassen sich Veranstaltungen und Organisationen laut der englischsprachigen Hilfe (Stand Oktober 2026) nicht zwischen Konten verschieben, und Konten lassen sich nicht zusammenführen. Ein ganzes Konto übergibt man dort, indem man die E-Mail-Adresse auf die des neuen Inhabers ändert. Läuft die Veranstaltung im Konto Ihrer Agentur, bleiben Teilnehmerliste und Abrechnung also dort.

Will der Kunde die Daten selbst behalten, legt er die Veranstaltung in seinem Konto an und lädt Ihr Team als Benutzer ein. Bei pretix etwa vergibt ein Administrator die Rechte über Teams. Laut der englischsprachigen pretix-Dokumentation sieht ein Team entweder alle Veranstaltungen oder nur ausgewählte, und für jedes Team lässt sich eine Zwei-Faktor-Pflicht einschalten. Mitglieder ohne zweiten Faktor kommen dann nicht weiter, bis sie ihn eingerichtet oder das Team verlassen haben.

In den Tresor gehört das Konto der Agentur auf der Plattform, weil es keiner einzelnen Person gehört, dazu der Schlüssel für den Bestätigungscode, falls das Konto einen verlangt. Ein API-Token für die Event-App steht dagegen in den Einstellungen der App, die ihn nutzt. Über das Konto der Agentur lässt er sich jederzeit neu erzeugen. Wie Sie den Code so ablegen, dass jeder Berechtigte ihn abruft, steht im Ratgeber 2FA-Codes im Team teilen. Am Tresor selbst gilt deshalb die Zwei-Faktor-Pflicht für alle Mitarbeiter. Eigentümer und Administratoren richten den zweiten Faktor selbst ein.

Einlass und Aushilfen: eigene Rollen statt geteilter Logins

Für die Studentin, die am Abend Tickets scannt, gibt es bei den Plattformen eigene Rechte. Eventbrite hat laut seiner englischsprachigen Hilfe eine Standardrolle für den Check-in, mit der Teammitglieder nur Teilnehmer in der Organizer-App einchecken. Bei pretix legen Sie ein Team an, das nur diese eine Veranstaltung sieht. Die Aushilfe braucht damit kein Konto im Tresor und kennt kein Passwort, das nach dem Abend geändert werden müsste.

Die Rolle vergibt die Projektleitung am Tag davor. Nach der Veranstaltung entfernt sie die Aushilfen aus dem Team oder nimmt ihnen die Rolle.

Freie Projektleiter und Techniker auf Zeit

Arbeitet eine freie Projektleiterin drei Monate an einer Messe mit, bekommt sie ein eigenes Konto im Tresor und sieht nur die Sammlung dieses Projekts. Sie richtet ihr eigenes Master-Passwort und ihren zweiten Faktor ein, bevor sie die Sammlung öffnen kann. Die Einladung per E-Mail gilt fünf Tage, also verschicken Sie sie kurz vor dem ersten Arbeitstag. Weil der Preis keine Nutzergrenze kennt, kostet das freie Team nichts extra.

Ein Veranstaltungstechniker, der für einen Abend das Passwort des Technik-WLANs braucht, bekommt es per sicherem Link aus dem Tresor. Der Link läuft nach der gewählten Frist ab, lässt sich auf einen Abruf begrenzen, und der Empfänger braucht kein eigenes Konto.

WLAN und Technik am Veranstaltungsort

Bringt die Agentur eigene Router und Access Points mit, gehören zwei Netze getrennt: ein Gäste-WLAN und ein Netz für Kasse, Scanner, Stream und Präsentationsrechner. Das Passwort des Gäste-WLANs steht auf dem Aufsteller am Eingang, der Techniker setzt es für jede Veranstaltung neu. Das Passwort des Technik-Netzes kennen nur Technik und Projektleitung, es liegt im Tresor beim Eintrag des Geräts.

Ob das Gäste-WLAN überhaupt ein Passwort hat, entscheiden Sie selbst. Wer über ein WLAN einen Internetzugang bereitstellt, darf nach § 7 Abs. 2 DDG von einer Behörde nicht verpflichtet werden, vor Gewährung des Zugangs die Eingabe eines Passworts zu verlangen. Auf freiwilliger Basis darf er eine Passworteingabe verlangen. Dieser Text ist keine Rechtsberatung.

Für den Technikkoffer der Agentur lohnt ein Eintrag je Gerät: Verwaltungskennwort des Routers, SIM-PIN des Mobilfunkrouters, Zugang zum Mischpult oder Medienserver. Hat ein Gerät noch das Kennwort ab Werk, ändern Sie es vor dem ersten Einsatz. Warum, erklärt der Ratgeber Standardpasswörter an Geräten.

Zugänge der Location gehören der Location. Sie legen sie für die Dauer des Projekts in dessen Sammlung ab. Ändern muss das Haus sie selbst, bitten Sie nach der Veranstaltung darum.

GEMA und Künstlersozialkasse

Öffentliche Musiknutzung muss laut GEMA angemeldet sein, bevor die Musik läuft, online über das Onlineportal der GEMA. Meldet Ihre Agentur selbst an, liegt der Zugang zum Portal in der Sammlung „Abgaben“. Die Setlist muss niemand aus der Band mit Ihrem Login eintragen: Laut GEMA geht das über einen Link für Veranstalter im Onlineportal, den Sie an die Band oder ihr Management weiterleiten.

Ist Ihre Agentur bei der Künstlersozialkasse abgabepflichtig, meldet sie die Summe der abgabepflichtigen Entgelte des Vorjahres bis zum 31. März (§ 27 Abs. 1 KSVG). Für die Online-Meldung braucht sie einen Code. Für die Meldung 2025 hat die KSK ihn im Dezember 2025 mit dem Meldebogen per Post geschickt. Der Code wird jedes Jahr neu erstellt und lässt sich nur einmal verwenden, erneut mitteilen kann die KSK ihn nicht, weil sie ihn nicht speichert. Hängen Sie den Brief als Scan an den Eintrag „Künstlersozialkasse“. Dann findet ihn auch, wer den Brief nie in der Hand hatte. Der zweite Weg über das Bundesportal braucht ein ELSTER-Zertifikat, dazu der Ratgeber ELSTER-Zertifikat für mehrere Personen.

Sammlungen in einer Eventagentur

Ob jemand eine Sammlung nur lesen oder auch bearbeiten darf, legen Sie für jede Sammlung fest. Die Anmeldung beim Onlinebanking bleibt bei der Person mit Kontovollmacht und gehört nicht in den Tresor.

Projektende: Konten sperren, Passwörter ändern

Am Montag nach der Veranstaltung ist die beste Zeit für den Abschluss, solange alle Beteiligten noch erreichbar sind:

1. Plattformen: Aushilfen und Freie aus den Teams der Ticketplattform entfernen, API-Tokens des Projekts löschen.
2. Tresor: Der Verantwortliche bei Ihnen sperrt die Konten der freien Kräfte, die nur für dieses Projekt gearbeitet haben. Der Tresor zeigt, welche Sammlungen sie sehen konnten.
3. Eigene Technik: Passwort des Technik-Netzes und Verwaltungskennwörter ändern, die externe Techniker kannten.
4. Location und Dienstleister: Die Häuser bitten, ihre WLAN- und Technikzugänge zu ändern, und Bestellkonten schließen, die nur für dieses Projekt angelegt wurden.
5. Sammlung: Einträge prüfen, die beim nächsten Projekt mit demselben Kunden wieder gebraucht werden, den Rest löschen.

Für Festangestellte, die die Agentur verlassen, gilt dieselbe Reihenfolge über alle Projekte. Die vollständige Liste steht in der Checkliste, wenn ein Mitarbeiter geht.

Beispiel: Sommerfeste für den Mittelstand

Eine erfundene Agentur, die Sommerfeste und Firmenjubiläen für Mittelständler plant: zwei Inhaber, eine Projektleiterin, ein Techniker, von Mai bis September zwei freie Projektleiter und bis zu 25 Aushilfen an Einlass und Garderobe. Bisher stand das Login der Ticketplattform in einer Gruppe im Messenger, und das WLAN-Passwort des eigenen Routers war seit drei Jahren dasselbe.

Heute hat jedes Fest eine Sammlung, die freien Projektleiter sehen nur ihre. Die Aushilfen checken mit einer Check-in-Rolle ein und haben kein Konto im Tresor. Das Gäste-WLAN bekommt vor jedem Fest ein neues Passwort, das Passwort des Technik-Netzes sehen im Tresor außer den beiden Inhabern nur der Techniker und die Projektleiterin. Den Brief der Künstlersozialkasse hat die Buchhaltung im Dezember gescannt und angehängt. Beide Inhaber sind Eigentümer der Organisation. Für den Fall, dass beide ausfallen, hat einer von ihnen der Projektleiterin einen Notfallzugang eingeräumt. Nach der Wartezeit übernähme sie sein Konto und sähe damit seine Sammlungen, auch „Abgaben“ und „Agenturbetrieb“, die sie im Alltag nicht öffnet. Wie so ein Zugang abläuft, steht im Ratgeber Notfallzugriff auf Firmenpasswörter.

Was der Tresor für eine Eventagentur kostet

Die Wartung kostet 16,99 € im Monat inkl. MwSt., auch in der Saison, wenn die freien Kräfte dazukommen. Die Mindestlaufzeit beträgt 12 Monate, die Einrichtung ist im Preis. Den Server mietet Ihre Agentur selbst bei netcup, ab 3,69 € im Monat inkl. MwSt. Wir bieten das nur Unternehmern an. Eine Sicherung des Tresors gibt es mit dem Backup-Paket für 7,99 € im Monat inkl. MwSt. Ohne das Paket sichern wir nicht, und Ihre Agentur exportiert den Tresor selbst verschlüsselt. Hilfe im Alltag berechnen wir nach Aufwand, 74,99 € je Stunde inkl. MwSt., je angefangener Viertelstunde. Rechenbeispiele stehen im Ratgeber Was ein Passwort-Manager kostet.

Gestalten Sie auch Werbemittel und Kampagnen für Ihre Kunden, lesen Sie die Seite für Werbeagenturen. Ob der Tresor zu Ihrer Agentur passt, klären wir im kostenlosen Erstgespräch (15 Minuten) am Telefon oder per Video.

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