Passwort-Manager für Verlage: von der ISBN bis zur Ausschüttung

Die Zugänge eines kleinen Verlags

Bis ein neuer Titel lieferbar ist und Geld von der VG Wort bringt, meldet sich jemand im Verlag bei fünf oder sechs Stellen an: Metadaten ins VLB, Druckdaten zur Druckerei, das E-Book zum Distributor, das Pflichtexemplar zur Nationalbibliothek, später die Meldung in T.O.M. Jedes Konto hat irgendwann eine bestimmte Person angelegt. Ist sie im Urlaub, wartet die Titelmeldung.

• Titeldaten und Handel: das Verzeichnis lieferbarer Bücher (VLB), das Kundenkonto im ISBN-Shop, die Händlerportale der Barsortimente.
• E-Books: das Konto beim E-Book-Distributor, der die Dateien an die Shops weitergibt, bei manchen Verlagen zusätzlich Kindle Direct Publishing (KDP).
• Herstellung: Kundenkonten und Upload-Portale der Druckereien, Abos für Satz- und Bildprogramme, Bildagenturen.
• Rechte und Abgaben: das Meldeportal T.O.M. der VG Wort, das Ablieferungskonto bei der Deutschen Nationalbibliothek.
• Redaktion und Verlagsbetrieb: Cloud-Ordner für Manuskripte, Verlagswebsite mit Shop, Buchhaltung, Programme für die Honorarabrechnung.

Stehen diese Daten heute in einer Tabelle oder im Browser des Vertriebsrechners, finden Sie im Ratgeber Passwörter in Excel oder im Browser die Gründe, warum das auf Dauer nicht trägt.

VLB: ab 2027 eine eigene Adresse für jeden Benutzer

Haben mehrere VLB-Benutzer Ihres Verlags dieselbe E-Mail-Adresse, etwa info@, muss das bis Jahresende anders werden. Die MVB, zu deren Angeboten das VLB gehört, stellt die Anmeldung auf ein zentrales Benutzerkonto um. Laut VLB-Hilfe kann eine E-Mail-Adresse dann nur noch zu einem Benutzerkonto gehören. Bis zum 31. Dezember 2026 muss jedes Konto eine eigene Adresse haben. Teilen sich danach noch mehrere Konten eine Adresse, deaktiviert das VLB alle bis auf das zuletzt aktive. Für die Umstellung reicht laut VLB die neue Adresse, ein neues Passwort ist nicht nötig.

Im VLB selbst legen Sie unter „Mein Profil“ weitere Benutzer an und wählen für jeden die Berechtigungen aus. Dort entscheiden Sie auch, ob ein Benutzer einen FTP-Zugang bekommt, etwa für Metadaten aus der Warenwirtschaft. Die Hilfe rät, die vergebenen Rechte regelmäßig zu prüfen.

Für den Tresor heißt das: Die Herstellerin meldet Titel mit ihrem eigenen VLB-Benutzer, der Vertrieb mit seinem, jeder legt seine Anmeldung im eigenen Bereich ab. Liefert die Warenwirtschaft per FTP, hängt dieser Zugang ebenfalls an einem VLB-Benutzer, der nach dem Stichtag eine eigene Adresse braucht, etwa vlb-daten@ Ihres Verlags. Solche Zugänge, die keiner Person gehören, kommen in die gemeinsame Sammlung, dazu das Kundenkonto im ISBN-Shop, aus dem die ISBN-Listen des Verlags stammen.

VG Wort: der Verlag haftet für seinen T.O.M.-Zugang

In den Teilnahmebedingungen für das Meldeportal T.O.M. (Stand Juli 2026) steht, dass der Nutzer für die Geheimhaltung seiner Zugangsdaten verantwortlich ist, „durch ihn selbst, seine Angestellten oder seine Dienstleister“. Eine Weitergabe an Dritte ist nicht gestattet. Die Haftung für alle Vorgänge über das Portal liegt bei der als Nutzer angemeldeten Person oder dem angemeldeten Verlag.

Wir raten deshalb zu einer eigenen Sammlung für den T.O.M.-Zugang, die nur die Verlagsleitung und die Person öffnen, die die Meldungen macht. Jede weitere Person mit Zugriff ist eine mehr, für deren Verschwiegenheit der Verlag einsteht. Bei einem Missbrauch der Zugangsdaten verlangen die Bedingungen, die VG Wort unverzüglich per E-Mail an vgw@vgwort.de zu informieren und die Zugangsdaten unverzüglich zu ändern. Das neue Passwort erzeugen Sie mit dem Passwortgenerator, danach steht es für die beiden Berechtigten in der Sammlung.

KDP und E-Book-Konten mit Bestätigungscode

Bei Kindle Direct Publishing verlangt Amazon für die Seite „Mein Konto“ mit den Kontoinformationen des Verlags eine Zwei-Schritt-Verifizierung. Laut KDP-Hilfe lässt sie sich nicht abschalten. Den Code gibt es per SMS, per Anruf oder über eine Authentifizierungs-App. Kommt er per SMS, landet er auf dem Handy einer einzigen Person, denn SMS kann kein Passwort-Tresor empfangen.

Richten Sie die App-Variante ein und legen Sie den geheimen Schlüssel beim KDP-Eintrag im Tresor ab. Dann ruft die Vertriebsmitarbeiterin den Code selbst ab, wenn der Verleger auf der Buchmesse ist. Weil Passwort und Code dann zusammenliegen, meldet sich jeder Mitarbeiter am Tresor mit eigenem Master-Passwort und eigenem zweiten Faktor an. Diese Pflicht richten wir für alle Mitarbeiter ein, Eigentümer und Administratoren richten den zweiten Faktor selbst ein. Den Ablauf beschreibt der Ratgeber 2FA-Codes im Team teilen.

Nutzen KDP und ein Amazon-Kundenkonto dieselbe E-Mail-Adresse und dasselbe Passwort, schaltet die Verifizierung für KDP laut Hilfe auch das Kundenkonto mit. Läuft KDP über das private Amazon-Konto des Verlegers, trennen Sie das am besten, bevor ein Team mit dem Zugang arbeitet.

Pflichtexemplare an die Deutsche Nationalbibliothek

Verlage mit Sitz in Deutschland liefern E-Books und andere Netzpublikationen bei der Deutschen Nationalbibliothek ab. Dafür braucht der Verlag ein Konto, das die DNB auf Antrag für die Ablieferung freischaltet. Kleine Mengen gehen über ein Webformular, größere per Hotfolder oder OAI-Schnittstelle. Abliefern dürfen laut DNB auch Beauftragte, etwa der E-Book-Distributor.

Für Ihre Passwörter ist eine Vorgabe wichtig: Die abgelieferten Dateien dürfen keinen Kennwortschutz und keinen Kopierschutz haben. Die geschützte Vorab-PDF für Rezensenten ist also die falsche Datei. Liefert ein Verlag nicht binnen einer Woche seit Beginn der Verbreitung ab, ist die Bibliothek nach § 14 Abs. 4 DNBG berechtigt, das Werk auf seine Kosten anderweitig zu beschaffen, wenn nach einer Mahnung weitere drei Wochen ohne Ablieferung vergangen sind. Liegt das DNB-Konto in der Sammlung der Herstellung, kann auch die Vertretung abliefern, wenn die Herstellerin im Urlaub ist. Dieser Text ist keine Rechtsberatung.

Sammlungen in einem Verlag

Die Aufteilung folgt dem Weg eines Titels durch das Haus, dazu kommt eine Sammlung für Rechte und Geld.

Für jede Sammlung legen Sie fest, wer nur lesen und wer bearbeiten darf. Ein Rechercheportal mit Lizenz kommt nur dann in die Sammlung des Lektorats, wenn die Lizenz mehrere Nutzer erlaubt, sonst bekommt jede Person einen eigenen Zugang. Wie Sie Zugänge darüber weitergeben statt per Mail, steht im Ratgeber Passwörter im Team teilen. Onlinebanking-Freigaben bleiben bei der Person, die die Kontovollmacht hat, mit eigener Kennung.

Freie Lektorinnen, Übersetzer und Autoren

Eine freie Lektorin, die zwei Titel im Herbstprogramm betreut, bekommt ein eigenes Konto im Tresor. Sie richtet ihr eigenes Master-Passwort und ihren zweiten Faktor ein und sieht danach nur die Sammlung ihres Programms. Weil der Preis keine Nutzergrenze kennt, kostet sie nichts extra. Ein Übersetzer, der einmal den Zugang zu einem Cloud-Ordner braucht, bekommt ihn per sicherem Link, der nach Ablauf der Frist nicht mehr abrufbar ist.

Autorinnen und Autoren brauchen in der Regel kein Konto im Tresor des Verlags. Betreibt der Verlag ein Autorenportal für Abrechnungen, legt jede Person dort ihr eigenes Login an. In den Tresor gehört nur der Verwaltungszugang des Portals.

Endet ein Auftrag, sperrt die Verlagsleitung das Konto der freien Kraft. Passwörter von Zugängen, die sie kannte, ändern Sie danach, der Tresor zeigt, welche Sammlungen sie sehen konnte. Bei Festangestellten kommt der eigene VLB-Benutzer dazu, den Sie im VLB löschen. Die vollständige Reihenfolge steht in der Checkliste, wenn ein Mitarbeiter geht. Wie Übersetzungsbüros mit vielen Freien arbeiten, zeigt die Seite für Übersetzungsbüros.

Beispiel: ein Kinderbuchverlag mit Lizenzausgaben

Ein erfundener Verlag mit zwölf Titeln im Jahr, die Hälfte davon Lizenzausgaben aus dem Skandinavischen. Im Haus arbeiten der Verleger, eine Herstellerin und eine Vertriebskraft an drei Tagen in der Woche. Dazu kommen eine freie Lektorin und zwei Übersetzerinnen.

Vorher hatten die drei Festen zwar je einen VLB-Benutzer, alle drei aber mit der Adresse info@. Den Code für KDP bekam der Verleger per SMS, und das T.O.M.-Passwort kannte auch die Lektorin, weil sie einmal eine Meldung für ihn erledigt hatte.

Heute hat jeder der drei einen eigenen VLB-Benutzer mit eigener Adresse, lange vor dem Stichtag. Der KDP-Schlüssel liegt in „Vertrieb und Handel“. Das T.O.M.-Passwort hat der Verleger geändert, die Sammlung „Rechte und Abgaben“ öffnen nur er und die Herstellerin. Die Lektorin sieht die Sammlung des Kinderbuchprogramms, die Übersetzerinnen bekommen einzelne Ordnerzugänge per sicherem Link. Für den Fall, dass der Verleger ausfällt, hat er der Herstellerin einen Notfallzugang eingeräumt. Nach der Wartezeit übernimmt sie damit sein Konto. Weil er Eigentümer der Organisation ist, sieht sie dann auch die Sammlung „Verlagsbetrieb“ mit Buchhaltung und Honorarabrechnung, die sie im Alltag nicht öffnet. Seine persönliche Banking-Kennung liegt deshalb nicht im Tresor. Wie so ein Zugang abläuft, beschreibt der Ratgeber Notfallzugriff auf Firmenpasswörter.

Was der Tresor für einen Verlag kostet

Die Wartung kostet 16,99 € im Monat inkl. MwSt., egal wie viele Festangestellte und freie Kräfte Konten haben. Die Mindestlaufzeit beträgt 12 Monate, die Einrichtung ist im Preis. Den Server mietet Ihr Verlag selbst bei netcup, ab 3,69 € im Monat inkl. MwSt. Wir bieten das nur Unternehmern an. Gesichert wird der Tresor nur mit dem Backup-Paket für 7,99 € im Monat inkl. MwSt. Ohne das Paket sichern wir nicht, dann exportiert Ihr Verlag den Tresor selbst verschlüsselt. Hilfe im Alltag rechnen wir nach Aufwand ab: 74,99 € je Stunde inkl. MwSt., je angefangener Viertelstunde. Rechenbeispiele stehen im Ratgeber Was ein Passwort-Manager kostet.

Druckt Ihr Haus selbst, passt die Seite für Druckereien. Ob der Tresor zu Ihrem Verlag passt, klären wir im kostenlosen Erstgespräch (15 Minuten) am Telefon oder per Video.

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