Passwort-Manager für Werbeagenturen: Kundenkonten und Lizenzen trennen

Zugänge, die in einer Werbeagentur zusammenlaufen

Eine Werbeagentur arbeitet mit Konten, die ihr selbst gehören, und mit Konten ihrer Kunden. Liegen alle Logins in denselben Browsern, kann später niemand mehr sagen, was wem gehört.

• Werbekonten der Kunden: Google Ads, Werbekonten bei Meta, Kampagnenkonten in weiteren Netzwerken, dazu Statistik und Tag-Verwaltung für die Zielseiten.
• Bild- und Lizenzportale: Stockfotos und Videos, Schriften, Musik für Spots, Vorlagen und Mockups, meist als Abo auf die Agentur.
• Druck und Produktion: Kundenkonten bei Online-Druckereien, Upload-Portale für Druckdaten, Bestellportale für Werbetechnik und Messebau.
• Material vom Kunden: Markenportal mit Logos und Gestaltungsrichtlinien, freigegebene Cloud-Ordner, Pressebereiche.
• Agentur selbst: Abos für Gestaltungs- und Schnittprogramme, Projektmanagement, Zeiterfassung und Buchhaltung.

Im Tresor trennen Sie das in Sammlungen und geben jede nur den Personen frei, die damit arbeiten. Grundlagen dazu stehen im Ratgeber Passwörter im Team teilen.

Werbekonten: Agenturzugang statt Kundenpasswort

Für Google Ads gibt es das Verwaltungskonto. Laut Google-Hilfe ist es ein eigenes, neu angelegtes Google Ads-Konto, mit dem Agenturen mehrere Kundenkonten von einer Stelle aus steuern. Die Agentur schickt dem Kunden eine Einladung zur Verknüpfung. Nimmt er sie an, ist sein Konto mit dem Verwaltungskonto verbunden. Für die Leute im Team vergibt die Agentur Zugriffsebenen: Adminzugriff, Standardzugriff, Lesezugriff, Abrechnung und Nur E-Mail-Zugriff.

Das Passwort des Google-Kontos, mit dem der Kunde sein Werbekonto angelegt hat, braucht die Agentur damit nicht. Es bleibt beim Kunden und gehört auch nicht in Ihren Tresor.

Bei Meta teilt der Kunde Werbekonto und Seite aus seinem Business-Portfolio mit dem Portfolio der Agentur. Wie das geht und wo die Grenzen liegen, steht auf der Seite für Social-Media-Agenturen.

Lizenzkonten gehören der Agentur

Beim Stockportal, beim Schriftenanbieter und bei der Musikbibliothek ist die Agentur selbst der Kunde. Bevor das halbe Team einen solchen Login mit demselben Passwort nutzt, lesen Sie in den Lizenzbedingungen nach, ob das Konto für eine Person oder ein Team gedacht ist. Erlaubt der Anbieter Teamkonten mit eigenen Benutzern, ist das der sauberere Weg.

Für jedes Lizenzkonto, das trotzdem gemeinsam genutzt wird, legen Sie einen Eintrag in der Sammlung „Lizenzen“ an. Rechnungen, Lizenzbelege und Lizenzschlüssel hängen Sie als Datei an. In die Notiz schreiben Sie, für welchen Kunden ein Bild oder eine Schrift gekauft wurde. Fragt ein Kunde zwei Jahre später nach dem Nachweis für ein Motiv, steht die Antwort beim Eintrag. Welche Funktionen der Tresor dafür hat, zeigt die Übersicht der Funktionen.

Verlangt ein Stockportal bei der Anmeldung einen Bestätigungscode aus einer Authenticator-App, legen Sie den Schlüssel beim Eintrag ab. Dann ruft jeder Berechtigte den Code selbst ab. Wie das funktioniert und warum die Zwei-Faktor-Pflicht am Tresor dazugehört, erklärt der Ratgeber 2FA-Codes im Team teilen.

Druckereien: wer mit der Firmenkarte bestellen darf

Ist im Konto einer Online-Druckerei eine Zahlungsart hinterlegt, kann jeder, der sich anmeldet, auf Kosten der Agentur bestellen. Legen Sie diese Konten deshalb in eine eigene Sammlung „Produktion“, die nur die Leute öffnen, die Druckaufträge auslösen.

Wer nur Druckdaten vorbereitet, braucht das Login nicht, solange die Produktion ihm Datenblätter und Vorgaben der Druckerei weitergibt. Ob eine Druckerei weitere Benutzer ohne Bestellrecht anbietet, sehen Sie in deren Kontoeinstellungen.

Sammlungen nach Etat und Agentur

Der Schnitt folgt in einer Werbeagentur zwei Linien: je Kunde für alles, was dem Kunden gehört, und je Aufgabe für das, was der Agentur gehört.

Das Onlinebanking steht in keiner Sammlung und auch nicht im persönlichen Bereich. Wer Zahlungen erledigt, bekommt bei der Bank einen eigenen Zugang mit Vollmacht, wie im Ratgeber Onlinebanking für Mitarbeiter beschrieben.

Ob jemand eine Sammlung nur lesen oder auch bearbeiten darf, legen Sie je Sammlung fest. Die Einteilung stimmen wir bei der Einrichtung mit Ihnen ab.

Freie Texter, Fotografen und Gestalter

Holt die Agentur eine freie Texterin oder einen Fotografen für einen Etat dazu, bekommt die Person ein eigenes Konto im Tresor mit eigenem Master-Passwort und zweitem Faktor. Sie sieht nur die Sammlung dieses Etats. Einen Aufpreis gibt es dafür nicht, weil die Zahl der Nutzer den Preis nicht ändert. Für einen einzelnen Zugang reicht auch ein sicherer Link, der verschlüsselt und nur für eine begrenzte Zeit abrufbar ist.

In den Werbekonten selbst geben Sie einer freien Kraft besser einen eigenen Benutzer, bei Google Ads etwa mit Standard- oder Lesezugriff. Endet der Auftrag, entfernen Sie diesen Benutzer, und der Verantwortliche in der Agentur sperrt das Konto im Tresor. Passwörter, die die Person kannte, ändern Sie danach, bei freien Kräften genauso wie bei Festangestellten. Der Tresor zeigt, welche Sammlungen sie sehen konnte. Die vollständige Reihenfolge steht in der Checkliste, wenn ein Mitarbeiter die Firma verlässt.

Wenn ein Etat die Agentur verlässt

1. Google Ads: Prüfen, ob Ihr Verwaltungskonto Inhaber des Kundenkontos ist. Nach der Google-Hilfe kann ein Administrator Ihres Verwaltungskontos die Inhaberschaft entfernen, wenn im Kundenkonto mindestens ein Nutzer mit Administratorzugriff eingetragen ist. Danach heben Sie die Verknüpfung auf oder der Kunde tut es.
2. Meta: Der Kunde entfernt die Agentur als Partner aus seinem Business-Portfolio.
3. Kundenmaterial: Zugänge zum Markenportal und zu Cloud-Ordnern ändert der Kunde. Übergeben müssen Sie hier wenig, weil die Konten ohnehin ihm gehören.
4. Eigene Konten: Stockportal, Schriften und Druckerei bleiben bei der Agentur. Klären Sie nur, welche Lizenzbelege der Kunde für bereits verwendete Motive braucht, und schicken Sie sie ihm als sicheren Link.
5. Tresor: Die Sammlung des Etats leeren und löschen, freie Kräfte, die nur für diesen Etat gearbeitet haben, sperren.

Ein Beispiel: Verpackung und Messe

Eine erfundene Agentur für Verpackungsgestaltung und Messeauftritte: die Inhaberin, zwei Mediengestalterinnen, ein Mitarbeiter in Teilzeit für die Online-Kampagnen der Kunden, dazu eine freie Texterin und ein freier Fotograf. Das Login der Online-Druckerei samt Firmenkreditkarte war im Browser des Teilzeitkollegen gespeichert, das Passwort für das Stockportal kannten alle.

Die Inhaberin hat das Passwort der Druckerei geändert und es aus dem Browser löschen lassen. Heute liegt die Druckerei in „Produktion“, die nur sie und eine Mediengestalterin öffnen. Das Stockportal steht in „Lizenzen“ mit Leserecht für die vier Festen, jedes gekaufte Motiv mit Kundenname in der Notiz. Der Teilzeitkollege arbeitet in Google Ads mit eigenem Benutzer im Verwaltungskonto. Die Texterin sieht im Tresor die Sammlungen der zwei Etats, für die sie schreibt, der Fotograf bekommt einzelne Zugänge per sicherem Link.

Die Inhaberin ist Eigentümerin der Organisation im Tresor. Für den Fall, dass sie ausfällt, hat sie ihrem Mann einen Notfallzugang eingeräumt. Er arbeitet nicht in der Agentur und sieht sonst keine Sammlung. Wie so ein Zugang abläuft, beschreibt der Ratgeber Notfallzugriff auf Firmenpasswörter.

Was der Tresor für eine Agentur kostet

Die Wartung kostet 16,99 € im Monat inkl. MwSt., ohne Aufpreis für freie Kräfte oder weitere Festangestellte. Die Mindestlaufzeit beträgt 12 Monate, die Einrichtung ist enthalten. Dazu kommt der Server, den Ihre Agentur direkt bei netcup mietet, ab 3,69 € im Monat inkl. MwSt. Das Angebot richtet sich nur an Unternehmer. Gesichert wird der Tresor nur mit dem Backup-Paket für 7,99 € im Monat inkl. MwSt. Ohne das Paket sichern wir nicht, und Ihre Agentur exportiert den Tresor selbst verschlüsselt. Support ist nicht im Preis: 74,99 € je Stunde inkl. MwSt., je angefangener Viertelstunde. Rechenbeispiele für verschiedene Teamgrößen stehen im Ratgeber Was ein Passwort-Manager kostet.

Baut Ihre Agentur auch Websites und betreut deren Technik, lesen Sie die Seite für Webagenturen. Ob der Tresor zu Ihrem Team passt, klären wir im kostenlosen Erstgespräch (15 Minuten) am Telefon oder per Video.