Passwort-Manager für Social-Media-Agenturen: Rollen zuerst, dann Tresor

Die Plattformen haben eigene Agenturzugänge

Wer die Kanäle von Kunden betreut, braucht für die großen Plattformen meist kein Passwort des Kunden. Meta, LinkedIn, YouTube, TikTok und Google bieten Rollen oder Partnerzugänge, mit denen Ihr Team in den Konten des Kunden arbeitet, ohne dessen Login zu kennen. Diese Wege sind einem geteilten Passwort vorzuziehen, auch einem aus dem Tresor. Der Kunde sieht in seinen Einstellungen, welche Agentur oder Person Zugriff hat, und kann ihn wieder entziehen, ohne sein Passwort zu ändern.

In den Tresor gehört, was danach übrig bleibt: Konten ohne Agenturzugang, die Schlüssel für Bestätigungscodes, die Werkzeuge der Agentur und ihr eigener Betrieb.

Was die Plattformen laut ihrer Hilfe anbieten

Zwei Einschränkungen aus der Meta-Hilfe sollten Sie kennen. Ein Partner mit uneingeschränkter Kontrolle kann ein Asset verwalten, aber nicht an ein drittes Unternehmen weitergeben. Das darf nur die Organisation, der das Asset gehört. Und ein Instagram-Konto lässt sich nur einem einzigen Business-Portfolio hinzufügen. Nimmt die Agentur das Instagram-Konto eines Kunden in ihr eigenes Portfolio auf, kann der Kunde es erst in sein Portfolio holen, wenn es dort entfernt wurde. Besser ist, der Kunde führt ein eigenes Portfolio und gibt Ihnen Zugriff.

Persönliche Profile bleiben persönlich

Bei Meta und LinkedIn arbeitet jede Person über ihr eigenes Profil. Die Nutzungsbedingungen von Facebook verbieten, das Passwort weiterzugeben oder anderen Zugriff auf das eigene Konto zu geben. Die Nutzervereinbarung von LinkedIn verlangt, das Passwort geheim zu halten und das Konto mit niemandem zu teilen.

Für die Agentur heißt das: Das private Facebook-Profil der Community-Managerin und das LinkedIn-Profil des Beraters gehören nicht in eine gemeinsame Sammlung. Ein Profil, das sich das Team teilt, weil darüber die Seiten aller Kunden laufen, widerspricht diesen Bedingungen. Stattdessen bekommt jede Person, die an einer Seite arbeitet, eine eigene Rolle.

Wo das Team trotzdem einen Login braucht

Einige Zugänge lassen sich nicht über Rollen lösen. Um ein Instagram-Konto in ein Business-Portfolio aufzunehmen, meldet sich laut Meta-Hilfe jemand mit Benutzername und Passwort des Instagram-Kontos an und gibt bei eingeschalteter zweistufiger Authentifizierung den Sicherheitscode ein. Das macht am besten der Kunde selbst. Dazu kommen Konten auf kleineren Plattformen ohne Agenturrollen und Konten, die die Agentur für eine Kampagne im Auftrag des Kunden anlegt.

Solche Zugänge legen Sie in der Sammlung des Kunden ab. Instagram empfiehlt für die zweistufige Authentifizierung eine Authentifizierungs-App, einschalten lässt sie sich laut Instagram-Hilfe nur in der Instagram-App für Android und iPhone. Zeigt die Einrichtung den geheimen Schlüssel als Text oder QR-Code, hinterlegen Sie ihn beim Eintrag im Tresor. Dann ruft jeder Berechtigte den Code selbst ab, auch die Werkstudentin, die am Wochenende die Kommentare beantwortet. Einen Code per SMS kann kein Tresor empfangen, er bleibt an die Rufnummer gebunden. Wie das Verfahren funktioniert, steht im Ratgeber 2FA-Codes im Team teilen.

Weil Passwort und Code dann am selben Ort liegen, hängt der Schutz dieser Konten am Tresor. Deshalb meldet sich jeder Mitarbeiter am Tresor mit eigenem Master-Passwort und eigenem zweiten Faktor an. Das richten wir als Pflicht ein, Eigentümer und Administratoren richten den zweiten Faktor selbst ein.

Sammlungen in einer Social-Media-Agentur

Das Onlinebanking steht in keiner Sammlung und auch nicht im persönlichen Bereich. Wer Zahlungen erledigt, bekommt bei der Bank einen eigenen Zugang mit Vollmacht, wie im Ratgeber Onlinebanking für Mitarbeiter beschrieben.

Ob eine Person eine Sammlung nur lesen oder bearbeiten darf, stellen Sie je Sammlung ein. Freie Videografen oder Texterinnen bekommen ein eigenes Konto im Tresor und sehen nur die Sammlung ihres Kunden. Das kostet nichts extra, weil der Preis keine Nutzergrenze kennt. Wie Sie im Team Zugänge weitergeben statt per Chat, steht im Ratgeber Passwörter im Team teilen.

Personalwechsel: Rollen hängen an Personen

Geht eine Mitarbeiterin, zeigt sich, wie die Zugänge vergeben wurden. Bei Meta teilt der Kunde seine Konten mit dem Portfolio der Agentur, und die Agentur weist sie dort ihren eigenen Leuten zu. Die Person entfernen Sie also an einer Stelle, in Ihrem Portfolio. Bei TikTok prüfen Sie im Business Center der Agentur, auf welche geteilten Konten sie Zugriff hatte. Bei LinkedIn, YouTube und dem Google-Unternehmensprofil wurde die Person dagegen einzeln bei jedem Kunden eingeladen und muss bei jeder Seite, jedem Kanal und jedem Profil entfernt werden.

Führen Sie deshalb je Kunde eine Liste, wer wo welche Rolle hat, zum Beispiel als Notiz in der Sammlung des Kunden. TikTok rät in seinen Sicherheitshinweisen zu mindestens zwei Administratoren im Business Center, damit der Zugriff nicht verloren geht. Denselben Grundsatz empfehlen wir für jede Plattform. Ist die einzige Person mit Super-Admin-Rolle auf einer LinkedIn-Seite die, die gerade kündigt, übertragen Sie die Rolle vor ihrem letzten Tag.

Im Tresor sperrt der Verantwortliche in der Agentur das Konto. Passwörter und Code-Schlüssel aus Kundensammlungen, die sie kannte, ändern Sie. Die übrigen Schritte stehen in der Checkliste, wenn ein Mitarbeiter die Firma verlässt.

Ende der Zusammenarbeit mit einem Kunden

Endet ein Betreuungsvertrag, entfernt der Kunde Ihre Agentur als Partner aus seinem Meta-Portfolio und aus seinem Business Center bei TikTok. Auf LinkedIn-Seiten, YouTube-Kanälen und im Unternehmensprofil nehmen Sie oder der Kunde jede Person der Agentur einzeln heraus, anhand der Rollenliste aus der Kundensammlung. Konten, die Sie für den Kunden angelegt haben, übergeben Sie per sicherem Link samt Code-Schlüssel und Wiederherstellungscodes. Kannte Ihr Team ein Passwort des Kunden, bitten Sie ihn, es zu ändern. Zum Schluss löschen Sie die Sammlung.

Ein Beispiel: Arbeitgeberkanäle für Handwerksbetriebe

Eine erfundene Agentur betreut die Instagram-, Facebook- und TikTok-Kanäle von zwölf Handwerksbetrieben, die Auszubildende suchen. Im Team: der Gründer, zwei Content-Erstellerinnen, eine Werkstudentin für die Kommentare am Wochenende, dazu eine freie Videografin. Bisher kam der Instagram-Code mehrerer Kunden per SMS auf das Handy des Gründers. War er im Urlaub, blieb am Wochenende jede Anmeldung hängen.

Heute teilen neun Betriebe ihre Facebook-Seiten und Instagram-Konten aus dem eigenen Portfolio mit dem Portfolio der Agentur, und die Werkstudentin arbeitet dort mit ihrem eigenen Profil. Drei Betriebe wollten kein Portfolio anlegen. Sie haben ihre Instagram-Codes auf die Authentifizierungs-App umgestellt, der Schlüssel liegt in der jeweiligen Kundensammlung, und die Werkstudentin sieht diese drei Sammlungen. Die Videografin sieht im Tresor nur die Sammlung „Werkzeuge“ für Musik und Schnitt.

Preis und weitere Agenturtypen

Wir berechnen für die Wartung des Tresors 16,99 € im Monat inkl. MwSt., auch wenn Freie und Werkstudenten dazukommen. Es gelten 12 Monate Mindestlaufzeit, die Einrichtung ist enthalten. Den Server bucht Ihre Agentur selbst bei netcup, ab 3,69 € im Monat inkl. MwSt. Wir arbeiten nur für Unternehmer. Gesichert wird nur mit dem Backup-Paket für 7,99 € im Monat inkl. MwSt. Ohne das Paket machen wir keine Sicherung, und Sie exportieren den Tresor selbst verschlüsselt. Hilfe im Alltag kostet 74,99 € je Stunde inkl. MwSt., abgerechnet je angefangener Viertelstunde.

Schalten Sie für Kunden vor allem bezahlte Kampagnen, passt die Seite für Werbeagenturen, betreuen Sie auch deren Websites, die für Webagenturen. Ob der Tresor zu Ihrer Agentur passt, besprechen wir im kostenlosen Erstgespräch (15 Minuten) am Telefon oder per Video.