Passwort-Manager für Insolvenzverwalter: Zugänge je Verfahren

Mit jedem Verfahren kommen die Zugänge eines fremden Unternehmens

Mit der Eröffnung geht nach § 80 InsO das Recht, das zur Insolvenzmasse gehörende Vermögen zu verwalten und darüber zu verfügen, auf den Insolvenzverwalter über. Nach § 148 InsO nimmt er die Masse sofort in Besitz und Verwaltung. Wird ein vorläufiger Verwalter bestellt und dem Schuldner ein allgemeines Verfügungsverbot auferlegt, geht die Verwaltungs- und Verfügungsbefugnis nach § 22 InsO schon im Eröffnungsverfahren über. Von diesem Tag an braucht die Kanzlei die Zugänge, mit denen der Betrieb arbeitet:

• Geld: Zahlungsdienste, Kassensystem. Das Onlinebanking der Geschäftskonten gehört nicht in den Tresor, dazu unten mehr.
• Zahlen: Buchhaltungs- und Lohnsoftware, oft in der Cloud, dazu die Zugänge des externen Lohnbüros.
• Technik: das Kundenkonto beim Domain-Anbieter, Server und Hosting, die Verwaltung der E-Mail-Postfächer, der Router.
• Vertrieb: Onlineshop, Konten auf Marktplätzen, Werbekonten, Kundenportale von Lieferanten.

Eine Kanzlei mit sechzig laufenden Verfahren verwaltet also sechzig fremde Bestände an Zugängen, jede mit eigenem Anfang und eigenem Ende. Dazu kommen die Zugänge der Kanzlei selbst.

Woher die Passwörter kommen: Auskunft von Geschäftsführung und Personal

Der Schuldner muss dem Verwalter nach § 97 InsO über alle Verhältnisse des Verfahrens Auskunft geben und ihn unterstützen. Ist er eine Gesellschaft, trifft das nach § 101 Abs. 1 InsO die Geschäftsführung, auch frühere Geschäftsführer, die höchstens zwei Jahre vor dem Antrag ausgeschieden sind. Nach § 101 Abs. 2 InsO müssen auch Angestellte und ehemalige Angestellte aus diesen zwei Jahren Auskunft geben. So kommt der Verwalter auch an ein Administratorpasswort, das nur ein ehemaliger IT-Mitarbeiter kannte.

Wir empfehlen, jede Auskunft gleich als Eintrag in der Sammlung des Verfahrens anzulegen. In die Notiz schreibt die Sachbearbeiterin, von wem sie den Zugang hat und an welchem Tag. Danach ändert sie bei den wichtigen Konten das Passwort, damit die bisherige Geschäftsführung nicht mehr ohne Wissen der Kanzlei hineinkommt. Kommen die Bestätigungscodes aus einer Authenticator-App auf dem Handy des Geschäftsführers, richtet das Team den zweiten Faktor neu ein und hinterlegt den Schlüssel im Eintrag. Codes per SMS bleiben an die Rufnummer gebunden, die kann kein Tresor empfangen. Wie das mit Bestätigungscodes funktioniert, erklärt der Ratgeber 2FA-Codes im Team teilen. Weil Passwort und Code dann im selben Tresor liegen, gilt am Tresor die Zwei-Faktor-Pflicht für alle Mitarbeiter. Eigentümer und Administratoren richten den zweiten Faktor selbst ein.

Domains des Schuldners: nicht vorschnell löschen

Die Insolvenz ändert nach Angaben der DENIC nichts daran, wer eine .de-Domain hält. Übergehen kann das Recht, über sie zu verfügen. Auf Antrag mit der Bestellungsurkunde teilt die DENIC dem Verwalter mit, ob der Schuldner Inhaber der angefragten Domains ist. Die Urkunde erhält der Verwalter nach § 56 Abs. 2 InsO und gibt sie am Ende seines Amtes dem Insolvenzgericht zurück. Eine Abfrage, welche Domains ein bestimmter Schuldner hält, bietet die DENIC aus Datenschutzgründen nicht an. Welche Domains der Betrieb nutzt, erfahren Sie deshalb am schnellsten aus dem Kundenkonto beim Domain-Anbieter.

Die DENIC weist in ihrem Blog vom 13.02.2025 darauf hin, dass Domains zur Entschuldung beitragen können. Laufen sie auf den Geschäftsführer persönlich, müssten sie laut dem Beitrag zunächst der Insolvenzmasse zugeführt werden. Einen Löschauftrag kann der Verwalter innerhalb einer Karenzfrist von 30 Tagen rückgängig machen, danach ist die Domain frei. Legen Sie das Kundenkonto beim Domain-Anbieter deshalb gleich zu Beginn in die Sammlung des Verfahrens und geben Sie es nur zwei Personen frei.

Buchhaltung und Meldungen laufen für die Masse weiter

Die Pflichten des Schuldners zur Buchführung und Rechnungslegung bleiben nach § 155 InsO bestehen, für die Masse erfüllt sie der Verwalter. Den Zugang zur Buchhaltungssoftware des Schuldners braucht Ihre Insolvenzbuchhaltung also, solange das Verfahren läuft. Hat der Schuldner ein externes Lohnbüro, gehört dessen Ansprechpartner als Notiz an den Eintrag. Wie solche Büros ihre Zugänge ordnen, steht auf der Seite für Buchhaltungs- und Lohnbüros.

Für Meldungen an die Sozialversicherung hat das SV-Meldeportal eine eigene Lösung. Nach den Fragen und Antworten der Bundesvereinigung der Deutschen Arbeitgeberverbände (Stand 08.09.2025) können Insolvenzverwalter, die für insolvente Firmen melden, ein Mandat für alle zugehörigen Betriebsnummern ihrer Insolvenzverwaltung beantragen. Angemeldet wird laut BDA mit einem ELSTER-Organisationszertifikat und dessen Passwort. Beides legen Sie einmal in einer Sammlung der Kanzlei ab, nicht in jedem Verfahren.

Gläubigerinformationssystem und Forderungsanmeldung

Nach § 5 Abs. 5 InsO muss jeder Insolvenzverwalter ein elektronisches Gläubigerinformationssystem vorhalten. Darin stellt er jedem Gläubiger mit angemeldeter Forderung die Entscheidungen des Gerichts, die Berichte und die Unterlagen zu seiner Forderung bereit. Das Insolvenzgericht bekommt einen Zugang für seine Aufsicht, und die Zugangsdaten stellt der Verwalter den Berechtigten unverzüglich zur Verfügung. Forderungen dürfen nach § 174 Abs. 4 InsO elektronisch angemeldet werden, und der Verwalter muss dafür auch einen sicheren Übermittlungsweg nach § 130a ZPO anbieten.

Die Administratorzugänge zu diesem System und zum Postfach für die Anmeldungen gehören in eine Sammlung der Kanzlei. Die Zugangsdaten der einzelnen Gläubiger erzeugt das System selbst, die legen Sie nicht im Tresor ab. Braucht eine Richterin oder ein Gläubigerausschuss einmal einen Zugang außer der Reihe, schicken Sie ihn über einen sicheren Link aus dem Tresor, verschlüsselt und nur befristet abrufbar. Die öffentlichen Bekanntmachungen erscheinen nach § 9 InsO zentral im Internet, dafür braucht die Kanzlei keinen Zugang.

Eine Sammlung je Verfahren, benannt nach dem Aktenzeichen

Fachdatenbanken kommen nur in die Sammlung „Kanzlei“, wenn ihre Lizenz mehrere Nutzer erlaubt, sonst bekommt jede Person einen eigenen Zugang. Ist der Verwalter Rechtsanwalt, gilt für sein beA, was auf der Seite Passwort-Manager für Anwälte steht. Ein Verwerter, ein IT-Gutachter oder ein Dienstleister für die Betriebsfortführung bekommt ein eigenes Konto und eine eigene Sammlung mit den Zugängen, die er für seinen Auftrag braucht. Das kostet nichts extra, weil der Preis nicht von der Zahl der Nutzer abhängt. Wie Sie im Team Zugänge weitergeben, statt sie in E-Mails zu kopieren, steht im Ratgeber Passwörter im Team teilen.

Beispiel: Betriebsfortführung eines Onlinehändlers

Eine erfundene Insolvenzkanzlei mit zwei Verwaltern und neun Mitarbeiterinnen übernimmt das Verfahren eines Onlinehändlers für Fahrradteile. Der Shop soll drei Monate weiterlaufen, damit der Verwalter ihn als Ganzes verkaufen kann. Die Zugänge kennt nur der Geschäftsführer, die Bestätigungscodes für Shop und Marktplatzkonten erzeugt eine Authenticator-App auf seinem Handy.

Am ersten Tag legt der Verwalter die Sammlungen „Verfahren“ und „Übergabe“ an und gibt sie der Sachbearbeiterin mit Bearbeitungsrecht frei. Der Geschäftsführer trägt in „Übergabe“ Shop, Marktplätze, Domain-Anbieter und Warenwirtschaft ein. Die Sachbearbeiterin übernimmt die Einträge, ändert die Passwörter und richtet die Codes neu im Tresor ein. Ein Dienstleister für den Versand bekommt ein eigenes Konto und eine dritte Sammlung, in der nur der Zugang zur Warenwirtschaft liegt. Nach dem Verkauf gehen die Zugänge über sichere Links an den Käufer, und die Kanzlei löscht die drei Sammlungen.

Abschluss eines Verfahrens und Weggang aus der Kanzlei

Wird das Verfahren nach einem bestätigten Insolvenzplan aufgehoben, erlischt nach § 259 InsO das Amt des Verwalters, und der Schuldner darf wieder frei über die Masse verfügen. Dann bekommt er auch seine Zugänge zurück. Die Sachbearbeiterin schickt sie ihm über sichere Links oder übergibt sie mit einer Liste, danach löschen Sie die Sammlung. Wer sicher sein will, dass niemand aus der Kanzlei noch Zugriff hat, lässt den Schuldner anschließend die Passwörter ändern.

Verlässt eine Sachbearbeiterin die Kanzlei, sperrt der Verantwortliche ihr Konto im Tresor. Der Tresor zeigt, welche Sammlungen sie sehen konnte, und in diesen Verfahren ändern Sie die Passwörter. Für alle anderen Zugänge hilft die Checkliste zum Weggang eines Mitarbeiters. Die Sammlungen der Verfahren sieht das Team ohnehin. Für Einträge, die nur ein Verwalter sieht, etwa die Zugänge der Geschäftsführung der Kanzlei, kann er einer Vertrauensperson einen Notfallzugang einräumen. An diese Einträge kommt sie damit nur, wenn er Eigentümer der Organisation im Tresor ist. Den Ablauf legen wir bei der Einrichtung mit Ihnen fest. Wie so ein Zugang abläuft, beschreibt der Ratgeber Notfallzugriff auf Firmenpasswörter.

Kosten für eine Insolvenzkanzlei

Die Wartung kostet 16,99 € im Monat inkl. MwSt. bei 12 Monaten Mindestlaufzeit, mit Einrichtung. Der Preis hängt weder von der Zahl der Nutzer noch von der Zahl der Verfahren ab. Den Server mietet die Kanzlei selbst bei netcup, ab 3,69 € im Monat inkl. MwSt. Das Angebot gilt nur für Unternehmer.

Gesichert wird nur mit dem Backup-Paket für 7,99 € im Monat inkl. MwSt.: täglich, verschlüsselt, an einem zweiten Ort. Ohne das Paket sichern wir den Tresor nicht, die Kanzlei exportiert ihn dann selbst. Unterstützung im Kanzleialltag berechnen wir nach Aufwand mit 74,99 € je Stunde inkl. MwSt., je angefangener Viertelstunde.

Ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung gehört zum Angebot. Die Einträge sind Ende-zu-Ende-verschlüsselt, wir sehen nur Namen und E-Mail-Adressen der Nutzer und technische Protokolle. Eine Verschwiegenheitsvereinbarung nach Ihrem Berufsrecht unterschreiben wir auf Wunsch. Alles Weitere klären wir im kostenlosen Erstgespräch (15 Minuten), am Telefon oder per Video. Dieser Text ist keine Rechtsberatung.

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