Drei Wege für ein Firmenkonto mit mehreren Personen
Ein Instagram-Konto der Firma können mehrere Personen auf drei Arten nutzen. Instagram bietet den „gemeinsamen Zugriff“: Der Inhaber lädt Mitarbeiter in der App ein, sie posten, ohne das Passwort zu kennen. Voraussetzung ist ein Meta-One-Abo des Kontos, je nach Tarif für bis zu 4, 8 oder 30 Personen. Ist das Konto mit der Facebook-Seite der Firma verknüpft, regeln Sie den Zugriff auch über die Rechte an der Seite und das Business-Portfolio, jeder Mitarbeiter mit seinem eigenen Facebook-Profil.
Passt keiner der beiden Wege, bleibt das geteilte Passwort. Dann gehört es in den Tresor, zusammen mit dem Schlüssel für die Codes aus der Authentifizierungs-App, und die Backup-Codes liegen getrennt in einer Sammlung nur für Geschäftsführung und Vertretung. Grundlage dieser Seite sind die Hilfeseiten von Instagram und Meta, gelesen am 14.10.2026. Die Seite zum gemeinsamen Zugriff hat Meta laut eigener Angabe am Tag davor aktualisiert. Tarife und Menüs sehen Sie vor einem Abschluss am besten dort selbst nach.
Gemeinsamer Zugriff: kein Passwort, dafür ein Abo
Mit dem gemeinsamen Zugriff arbeitet jede eingeladene Person mit ihrem eigenen Instagram-Profil und wechselt in der App zum Firmenkonto. Sie kann posten, liken und kommentieren, bei professionellen Konten auch Werbung schalten und Insights sehen. Der Inhaber sieht laut Instagram, was die Eingeladenen tun, und kann den Zugriff jederzeit widerrufen. Meta schränkt ein: Die Funktion gibt es nur für qualifizierte Instagram-Konten.
| Regel laut Instagram-Hilfe | Was das für die Firma heißt |
|---|---|
| Einladen nur in der App: Profil, Menü, „Gemeinsamer Zugriff“, „Personen einladen“. Die Einladung gilt sieben Tage. | Die Person, die das Firmenkonto auf dem Handy hat, muss die Einladungen verschicken. |
| Nutzen geht auch im Web, Einladungen und Berechtigungen nur in der App. | Wer am Rechner postet, braucht für neue Kollegen trotzdem das Handy. |
| Postfach und Stories nur, wenn ausdrücklich erlaubt. | Die Aushilfe für Beiträge muss die Kundennachrichten nicht lesen. |
| Personen mit Zugriff können andere im Namen des Kontos blockieren. | Nur Leute einladen, denen Sie den Umgang mit Kunden zutrauen. |
| Advanced bis 4 Personen, Expert bis 8, Max bis 30. | Sollen fünf Mitarbeiter eingeladen werden, reicht der kleinste Tarif nicht. |
Das Abo schließt der Inhaber des geteilten Kontos ab. Kündigt er es, kann er laut der Hilfe für Eingeladene den Zugriff der anderen widerrufen. Damit gehört das Abo zu den Verträgen der Firma. Klären Sie vor dem Abschluss, über welches Konto und welche Zahlungsart es läuft, und legen Sie den Beleg zu den übrigen Verträgen. Preise nennen wir hier nicht, weil Meta sie ändern kann.
Über die Facebook-Seite und das Business-Portfolio
Ist das Instagram-Konto mit der Facebook-Seite der Firma verknüpft, führt der zweite Weg über Facebook. Zum Facebook-Zugriff auf eine Seite gehören laut Facebook-Hilfe auch verknüpfte Konten wie Instagram, mit eingeschränkter ebenso wie mit uneingeschränkter Kontrolle. Liegt die Seite in einem Business-Portfolio, erteilt und entzieht dort nur eine Person mit uneingeschränkter Kontrolle den Zugriff auf das verknüpfte Instagram-Konto. Für die Seite lassen sich außerdem einzelne Aufgaben wie Nachrichten oder Werbung als Task-Zugriff vergeben, gearbeitet wird dann in der Meta Business Suite.
Wer im Business-Portfolio uneingeschränkte Kontrolle hat, entscheidet damit auch, wer an das Instagram-Konto kommt. Wie weit die Rechte im Instagram-Konto selbst reichen, etwa beim Posten oder im Postfach, beschreiben die Hilfeseiten zu den Seitenrechten nicht im Einzelnen. Probieren Sie es mit einer Person aus, bevor Sie das gemeinsame Passwort abschaffen. Wie Sie diese Rechte auf zwei Personen aus dem Betrieb verteilen und was beim Weggang zu tun ist, steht auf der Seite Facebook-Seite der Firma: Admins. Arbeitet eine Agentur am Konto, binden Sie sie über diese Rechte ein und geben ihr nicht das Passwort. Wie das aus Sicht der Agentur aussieht, beschreibt die Seite für Social-Media-Agenturen.
Wenn doch ein Passwort geteilt wird
In einem Betrieb mit zwei Leuten am Konto, ohne Abo und ohne Facebook-Seite, ist das gemeinsame Login der naheliegende Weg. Dann führen Sie es so, dass ein Weggang oder ein verlorenes Handy das Konto nicht kostet:
- Firmenadresse als Anmeldeadresse. Die E-Mail-Adresse und die Rufnummer im Konto gehören der Firma, nicht der Praktikantin, die das Konto 2021 angelegt hat.
- Zwei-Faktor mit Authentifizierungs-App. Instagram bietet App, SMS und WhatsApp an und kennzeichnet die App als empfohlen. Einrichten lässt sie sich nur in der Instagram-App für Android und iPhone, laut Hilfe auf mehreren Geräten. SMS und WhatsApp binden den Code an eine Rufnummer, die kein Tresor empfangen kann.
- Code beim Eintrag im Tresor. Zeigt Instagram bei der Einrichtung den geheimen Schlüssel als QR-Code oder Text, hinterlegen Sie ihn beim Eintrag. Jeder, der die Sammlung sieht, ruft den aktuellen Code dann selbst ab. Wie das Verfahren funktioniert, erklärt der Ratgeber 2FA-Codes im Team teilen.
- Backup-Codes als Anhang. Am Computer finden Sie sie über „Mehr“, „Einstellungen“, „Kontenübersicht“, „Passwort und Sicherheit“, „Zweistufige Authentifizierung“, Konto wählen, „Weitere Methoden“, „Backup-Codes“. Das geht nur angemeldet. Meta stellt Konten schrittweise auf Meta-Konten um, deshalb kann der Punkt auch in den Einstellungen des Meta-Kontos liegen. Die Codes hängen Sie als Datei an einen eigenen Eintrag in der Sammlung von Geschäftsführung und Vertretung, nicht in die Sammlung des Teams.
- Keinem geteilten Rechner vertrauen. Die Instagram-Hilfe warnt, auf öffentlich zugänglichen oder gemeinsam genutzten Geräten nicht „Diesem Gerät vertrauen“ zu tippen. Das gilt auch für den Rechner im Laden.
Liegen Passwort und Code im selben Tresor, hängt der Schutz des Instagram-Kontos am Tresor. Deshalb melden sich bei Passwortheld alle Mitarbeiter mit eigenem Master-Passwort und eigenem zweiten Faktor am Tresor an, das richten wir als Pflicht ein. Eigentümer und Administratoren richten den zweiten Faktor selbst ein. Warum die Backup-Codes einen anderen Ort brauchen als die tägliche Anmeldung, beschreibt Wiederherstellungscodes aufbewahren.
Personalwechsel: je nach Weg ein anderer Handgriff
| Weg | Was beim Weggang zu tun ist |
|---|---|
| Gemeinsamer Zugriff | Der Inhaber widerruft den Zugriff in der App. Wer ein geteiltes Konto verlässt, braucht laut Instagram eine neue Einladung, um wieder hineinzukommen. |
| Facebook-Seite oder Business-Portfolio | Die Rechte der Person auf Facebook entziehen, bei uneingeschränkter Kontrolle vorher die Nachfolge eintragen. |
| Geteiltes Passwort | Passwort ändern, die Authentifizierungs-App neu einrichten und den neuen Schlüssel im Tresor hinterlegen, dazu neue Backup-Codes anfordern. „Neue Codes anfordern“ macht die alten ungültig. |
Beim geteilten Passwort reicht es nicht, nur das Passwort zu ändern. Wer den Schlüssel für die Codes in der Sammlung sehen konnte, hätte ihn sich kopieren können. Im Tresor sperren Sie das Konto der Person. An den Sammlungen, die sie sehen konnte, lesen Sie ab, was sonst noch zu ändern ist. Die vollständige Liste für den letzten Arbeitstag steht unter Mitarbeiter verlässt die Firma. Verliert der Inhaber selbst das Handy mit der App, hilft Handy mit Authenticator-App verloren.
Ein Beispiel aus der Floristik
Ein erfundener Blumenladen mit Hochzeitsfloristik und sechs Leuten zeigt seine Sträuße auf Instagram. Bisher meldeten sich die Inhaberin, zwei Floristinnen und die Auszubildende mit demselben Passwort an, der Code kam per SMS auf das Handy der Inhaberin. Stand sie samstags auf einer Hochzeit und musste sich jemand im Laden neu anmelden, kam er nicht weiter.
Die Inhaberin stellt den zweiten Faktor auf die Authentifizierungs-App um und hinterlegt den Schlüssel in der Sammlung „Laden“, die die drei anderen sehen. Die Backup-Codes legt sie als Anhang in die Sammlung „Leitung“, die außer ihr nur die erste Floristin als Vertretung sieht. Als die Auszubildende nach der Prüfung wechselt, sperrt die Inhaberin deren Konto im Tresor, setzt ein neues Instagram-Passwort, richtet die App neu ein und fordert neue Codes an. Die Floristinnen holen sich die neuen Daten aus dem Tresor. Sobald mehr Leute posten sollen, will sie den gemeinsamen Zugriff mit Abo prüfen. Wie ein Betrieb die Verwaltung seiner LinkedIn-Seite regelt, steht unter LinkedIn-Unternehmensseite: Admin.
Quellen: Meta-Hilfe: Ein Instagram-Konto mit einer Person teilen, die Meta One verwendet; Instagram-Hilfe: Gemeinsamer Zugriff, wenn man eingeladen wurde; Instagram-Hilfe: Zweistufige Authentifizierung; Instagram-Hilfe: Backup-Codes; Facebook-Hilfe: Zugriff auf Facebook-Seiten (Arten und Rechte). Stand: 14.10.2026.