Ein Haupttelefon und bis zu vier verknüpfte Geräte
Ein Konto in WhatsApp Business hängt an genau einer Telefonnummer und läuft auf einem Haupttelefon. Dazu können Sie laut WhatsApp-Hilfebereich bis zu vier weitere Geräte gleichzeitig verknüpfen: WhatsApp Web, die Programme für Windows und Mac, Android-Tablets und begleitende Telefone. So beantworten zwei oder drei Mitarbeiter dieselben Kundenchats am Rechner im Büro, ohne dass jemand das Firmenhandy weiterreicht.
Das Haupttelefon bleibt der Schlüssel. Nur damit registrieren Sie das Konto und verknüpfen neue Geräte. Die verknüpften Geräte funktionieren auch, wenn das Haupttelefon gerade offline ist, werden aber abgemeldet, wenn es länger als 14 Tage nicht benutzt wird. Ein verknüpftes Gerät, das 30 Tage nicht aktiv war, meldet WhatsApp ebenfalls ab. Stand aller Angaben auf dieser Seite: WhatsApp-Hilfebereich, abgerufen am 15.10.2026.
Mehr als vier Geräte nur im Abo
Mit einem Abo von Meta Verified oder Meta One nennt WhatsApp die Funktion „Geräte für Mitarbeitende“: bis zu zehn verknüpfte Geräte, jedes mit einem Namen, dazu Chats, die Sie einzelnen Mitarbeitern zuweisen, und die Anzeige, von welchem Gerät eine Nachricht kam. Die Kunden sehen davon nichts. Laut Hilfe ist die Funktion möglicherweise noch nicht für jedes Konto verfügbar. Endet das Abo, bleiben nur die vier zuletzt benutzten Geräte verknüpft. Bei mehr als vier Geräten kommen Anrufe nur noch auf dem Haupttelefon an.
Die Nummer gehört der Firma
Registrieren dürfen Sie laut WhatsApp nur eine Mobilfunk- oder Festnetznummer, die Ihnen gehört, und Sie müssen darauf SMS oder Anrufe empfangen können. Bei einer Festnetznummer tippen Sie auf „Anrufen lassen“, dann sagt eine Ansage den sechsstelligen Code. Durchwahlen einer Telefonanlage funktionieren nicht, ebenso wenig VoIP-Nummern, virtuelle Nummern, gebührenfreie Nummern und kostenpflichtige Sonderrufnummern. Dieselbe Nummer kann nicht gleichzeitig in WhatsApp Business und im normalen WhatsApp laufen.
Für die Firma heißt das: Die Nummer sollte auf einem Vertrag der Firma laufen, nicht auf dem privaten Handyvertrag des Mitarbeiters, der das Konto damals eingerichtet hat. Läuft das Firmenkonto auf seiner privaten Nummer, geht es mit ihm, und mit ihm der Chatverlauf aller Kunden. Eine Festnetznummer ohne Durchwahl hat den Vorteil, dass Kunden sie ohnehin von Briefbogen und Website kennen.
Wechseln lässt sich die Nummer über die Funktion zum Ändern der Telefonnummer. Profil, Einstellungen, Kontakte und Chats ziehen dabei auf die neue Nummer um, und das Konto der alten Nummer wird gelöscht. Cloud-Backups sind laut WhatsApp an die Nummer gebunden, mit der sie erstellt wurden. Erstellen Sie deshalb nach dem Wechsel sofort ein neues Backup. Rückgängig machen lässt sich eine versehentliche Änderung nicht.
Verifizierung in zwei Schritten: aus der PIN wird ein Passwort
Wer nach „WhatsApp Business PIN“ sucht, findet im Hilfebereich inzwischen einen Hinweis: WhatsApp ersetzt die sechsstellige PIN für die Verifizierung in zwei Schritten durch ein Passwort. Konten, die noch eine PIN haben, können wechseln. Das Passwort muss mindestens 8 Zeichen lang sein und mindestens einen Buchstaben und eine Zahl enthalten. Auf Android legen Sie es unter Einstellungen, Konto, Passwort an. Laut der Hilfeseite zu Passwörtern, die es bisher nur auf Englisch gibt, schaltet das die Verifizierung in zwei Schritten automatisch ein. Die deutsche Hilfe beschreibt daneben den Weg über Einstellungen, Konto, Verifizierung in zwei Schritten.
Dabei fragt WhatsApp nach einer E-Mail-Adresse, der Schritt lässt sich überspringen. Bestätigt wird die Adresse mit einem sechsstelligen Code, den WhatsApp dorthin schickt. Vergisst jemand das Passwort, lässt sich das Konto laut Hilfe auf anderem Weg bestätigen: per E-Mail, SMS oder Sprachanruf. Wer die SIM-Karte oder den Festnetzanschluss hat, kommt also auch ohne Passwort wieder an das Konto. Klappt keiner dieser Wege, schaltet WhatsApp nach einigen Tagen das Zurücksetzen des Kontos frei, und das lässt sich nicht rückgängig machen. War die letzte Anmeldung weniger als 30 Tage her, sind danach die seither empfangenen Nachrichten weg. Bei mehr als 30 Tagen löscht WhatsApp Nachrichten und Profil.
| Was | Häufiger Fehler | Besser |
|---|---|---|
| E-Mail-Adresse der Verifizierung | Private Adresse des Mitarbeiters, der das Konto eingerichtet hat | Ein Postfach der Firma, auf das die Geschäftsführung Zugriff hat |
| Passwort der Verifizierung | Kennt nur eine Person, oder es steht auf einem Zettel in der Handyhülle | Im Tresor in einer Sammlung, die Geschäftsführung und eine Vertretung sehen |
| Haupttelefon | Ohne Bildschirmsperre in der Schublade am Empfang | Gesperrt, mit Code, den nur wenige kennen |
Die Sperre am Haupttelefon ist kein Detail. Wer dort angemeldet ist, kann laut WhatsApp ein neues Passwort setzen, ohne das alte einzugeben. Der Registrierungscode per SMS oder Anruf bleibt außerdem an die Nummer gebunden, kein Passwort-Tresor kann ihn empfangen. Mehr dazu im Ratgeber Bestätigungscodes im Team teilen.
Backups: in welchem Konto der Chatverlauf liegt
Auf Android sichert WhatsApp den Chatverlauf entweder im neuen WhatsApp-Cloud-Speicher, den WhatsApp nach eigener Angabe noch entwickelt und testet, oder in einem Google-Konto. Beim Google-Speicher wählen Sie in den Einstellungen unter Chats, Chat-Backup das Google-Konto aus. Hat ein Mitarbeiter dort sein privates Google-Konto eingetragen, liegt der Verlauf der Firmenchats in seinem privaten Speicher.
Ein Ende-zu-Ende-verschlüsseltes Backup sichern Sie mit einem Passkey, einem Passwort oder einem 64-stelligen Schlüssel. Wer Passwort oder Schlüssel wählt, soll ihn laut WhatsApp notieren, denn nur damit kommt man später wieder an das Backup. Für die Firma gehören beide nicht in die Notizen-App des Firmenhandys, sondern an einen Ort, an den auch die Geschäftsführung kommt, wenn das Handy kaputt ist. Welche Kennung auf dem Diensthandy selbst angemeldet sein sollte, behandelt die Seite Firmenhandy: Apple Account und Google-Konto.
Wenn ein Mitarbeiter mit Zugriff die Firma verlässt
Hatte der Mitarbeiter WhatsApp Business am Rechner, auf einem Tablet oder als verknüpftes Gerät auf seinem eigenen Handy, endet sein Zugriff erst, wenn Sie das Gerät abmelden. Am letzten Arbeitstag reicht ein Blick auf das Haupttelefon:
- Unter „Verknüpfte Geräte“ jedes Gerät antippen, das er benutzt hat, und abmelden. Im Abo mit benannten Geräten sehen Sie seinen Namen direkt in der Liste.
- Das Passwort der Verifizierung in zwei Schritten ändern, wenn er es kannte, und es im Tresor aktualisieren.
- Prüfen, welche E-Mail-Adresse für die Verifizierung hinterlegt ist, und eine private Adresse durch ein Postfach der Firma ersetzen.
- Prüfen, in welchem Google-Konto das Backup läuft, und es bei Bedarf auf ein Konto der Firma umstellen. Danach gleich ein neues Backup anstoßen.
- Gibt er ein Firmenhandy zurück, das als Haupttelefon diente, die Bildschirmsperre neu setzen und das Gerät nicht zurücksetzen, solange das Konto darauf läuft.
Welche Zugänge sonst noch zum Austritt gehören, steht in der Checkliste Mitarbeiter verlässt die Firma. Für Instagram und Facebook gelten eigene Regeln über Rollen im Konto, siehe Instagram-Firmenkonto mit mehreren Personen.
Kundenchats ja, Passwörter nein
WhatsApp Business ist für Kundenanfragen, Termine und Fotos von Schäden gedacht. Zugangsdaten für den Shop oder das Lieferantenportal gehören nicht in diese Chats, auch nicht in einen internen Gruppenchat der Kollegen. Was dabei auf den Geräten liegen bleibt und wie es besser geht, steht im Ratgeber Passwörter im Team teilen.
Beispiel: Raumausstatter mit Festnetznummer
Ein erfundener Raumausstatter mit neun Leuten bekommt von Kunden Fotos von Fenstern und Sofas, um vor dem Aufmaß einen Preis zu nennen. Früher lief WhatsApp Business auf dem privaten Handy des Meisters. Als er in Rente ging, war die Nummer mit allen Kundenchats weg.
Heute ist die Festnetznummer des Ladens registriert, ohne Durchwahl. Das Haupttelefon ist ein günstiges Firmenhandy, das im Büro am Ladekabel liegt. Verknüpft sind der Rechner im Büro und ein Android-Tablet, das die Näherin für Rückfragen zu Stoffen nutzt. Passwort der Verifizierung, die hinterlegte E-Mail-Adresse und der 64-stellige Schlüssel des Backups liegen im Tresor in der Sammlung „Geschäftsführung“.
Bei Passwortheld
Im Passwortheld-Tresor legen Sie für WhatsApp Business einen Eintrag mit Nummer, Passwort der Verifizierung und hinterlegter E-Mail-Adresse an. Den Schlüssel des Backups speichern Sie in den Notizen dazu. Die Sammlung sehen die Personen, die Sie ihr zuweisen, und wer im Tresor Eigentümer oder Administrator ist. Jeder meldet sich mit eigenem Master-Passwort am Tresor an. Es gilt die Zwei-Faktor-Pflicht für alle Mitarbeiter, Eigentümer und Administratoren richten den zweiten Faktor selbst ein. Ist die Vertretung der Sammlung zugewiesen, findet sie den Eintrag auch, wenn die Inhaberin im Urlaub ist. Wie der Tresor selbst für den Ausfall der Geschäftsführung vorbereitet wird, steht unter Notfallzugriff auf Firmenpasswörter. Ihre Passwörter können wir nicht lesen, sie sind Ende-zu-Ende-verschlüsselt.
Die Wartung kostet 16,99 € im Monat inkl. MwSt., 12 Monate Mindestlaufzeit, keine Kosten pro Nutzer. Dazu kommt die Servermiete bei netcup ab 3,69 € im Monat inkl. MwSt. Das Angebot gilt nur für Unternehmer. Eine Sicherung gibt es mit dem Backup-Paket für 7,99 € im Monat inkl. MwSt., ohne das Paket sichern wir den Tresor nicht. Hilfe im Alltag rechnen wir nach Aufwand ab, mit 74,99 € je Stunde inkl. MwSt. je angefangener Viertelstunde. Mehr im kostenlosen Erstgespräch (15 Minuten), am Telefon oder per Video.
Quellen: WhatsApp-Hilfebereich: Informationen zu verknüpften Geräten in der WhatsApp Business-App; WhatsApp-Hilfebereich: Bei der WhatsApp Business-App registrieren; WhatsApp-Hilfebereich: Ich habe mein Passwort vergessen (Verifizierung in zwei Schritten); WhatsApp-Hilfebereich: Chatverlauf sichern. Stand: 14.10.2026.