Passwort-Manager für Inkassounternehmen: Gericht, Register, Auskunftei

Registriert beim Bundesamt für Justiz, abhängig von einer qualifizierten Person

Inkassodienstleistungen erbringen nach § 10 RDG Personen und Gesellschaften, die beim Bundesamt für Justiz registriert sind. Seit dem 01.01.2025 führt das Bundesamt das Rechtsdienstleistungsregister und bearbeitet Beschwerden gegen Inkassodienstleister. Eine GmbH oder eine andere Gesellschaft benennt nach § 12 Abs. 4 RDG mindestens eine qualifizierte Person mit Sachkunde und persönlicher Eignung, die dauerhaft im Unternehmen beschäftigt ist und nach außen vertreten darf.

Scheidet diese Person aus und gibt es keine zweite, muss die Gesellschaft innerhalb von sechs Monaten eine neue benennen, sonst widerruft das Bundesamt die Registrierung (§ 14 Nr. 4 RDG). Das Tagesgeschäft läuft in dieser Zeit weiter. Hat die qualifizierte Person das Zertifikat für das elektronische Postfach, die Kennziffer beim Mahngericht und die Firmenkonten bei den Auskunfteien allein verwaltet, fehlen dem Büro diese Zugänge ab ihrem letzten Arbeitstag.

Gericht, Register, Auskunftei: die Zugänge eines Inkassobüros

• Fachsoftware: das Inkassoprogramm mit Akten, Fristen und Zahlungseingängen, je Mitarbeiterin ein Benutzer, dazu der Administrator und das Konto beim Softwarehaus.
• Mahngerichte: das elektronische Bürger- und Organisationenpostfach (eBO) mit Zertifikat und Passwort, die Kennziffer für den elektronischen Datenaustausch.
• Register: die Registrierungen am Vollstreckungsportal für das Schuldnerverzeichnis und an den Portalen für Melderegisterauskünfte.
• Auskunfteien: Firmenkonten für Bonitätsauskünfte und für die Meldung offener Forderungen.
• Mandanten und Schuldner: der Verwaltungszugang zum Portal, in dem Gläubiger neue Forderungen übergeben, und zum Schuldnerportal, über das Schuldner zahlen oder Raten vereinbaren.
• Geld und Post: der Zahlungsdienst des Schuldnerportals, der Dienstleister für den Briefversand.

Die Verwaltung des Gläubigerportals kann sich das Team in einer Sammlung teilen. Das Onlinebanking für das Konto mit den Zahlungseingängen gehört nicht dazu: Wer Zahlungen erledigt, hat bei der Bank einen eigenen Zugang mit Vollmacht (siehe Onlinebanking für Mitarbeiter). Die Registrierung am Vollstreckungsportal gehört dagegen zu einer Person, dazu unten mehr. Wie das Team gemeinsame Zugänge ohne E-Mail weitergibt, steht im Ratgeber Passwörter im Team teilen.

Mahnanträge gehen nur elektronisch

Für Anträge, für die maschinell bearbeitbare Formulare eingeführt sind, lässt § 702 Abs. 2 ZPO registrierten Inkassodienstleistern nur die maschinell lesbare Übermittlung. Den Barcode-Antrag auf Papier und den amtlichen Vordruck aus dem Schreibwarenhandel dürfen Sie deshalb nicht verwenden. Übrig bleiben der Online-Mahnantrag, etwa über das eBO, und für größere Mengen der elektronische Datenaustausch aus der Fachsoftware, für den das Mahngericht auf Antrag eine Kennziffer vergibt.

Beim Versand aus dem eBO authentisiert sich der Postfachinhaber nach § 11 Abs. 3 ERVV mit dem Online-Ausweis oder mit einem Zertifikat, und nach § 10 ERVV muss feststellbar sein, dass ein Dokument vom Postfachinhaber kommt. Wer Zertifikat und Passwort des Postfachs Ihrer GmbH hat, versendet also im Namen der GmbH. Wir empfehlen, ein Softwarezertifikat mit seinem Passwort in eine Sammlung zu legen, die nur die zwei oder drei Personen sehen, die Anträge stellen. Die Kennziffer kommt als Notiz an denselben Eintrag, damit die Vertretung sie findet.

Schuldnerverzeichnis und Melderegister: Zugang je Person

§ 882h Abs. 3 ZPO verlangt für das Schuldnerverzeichnis, dass nur registrierte Nutzer nach Angabe des Verwendungszwecks abrufen können, dass jeder Abruf protokolliert wird und dass Nutzer bei Missbrauch ausgeschlossen werden können. Laut der Verfahrensbeschreibung, die das Justizministerium Baden-Württemberg freigegeben hat, dauert ein solcher Ausschluss bis zu drei Jahre oder gilt auf Dauer. Teilen sich vier Sachbearbeiterinnen eine Registrierung, steht im Protokoll immer derselbe Name, und ein Ausschluss sperrt den Zugang, mit dem alle vier arbeiten.

Wir raten deshalb zu einer Registrierung je Person und legen solche Zugänge nicht in eine gemeinsame Sammlung. Ob das Portal mehrere Registrierungen für ein Unternehmen vergibt, klären Sie dort. Bei Melderegisterauskünften über das Internet registrieren die Portale nach § 49 Abs. 3 BMG die Anfragenden, und den gewerblichen Zweck müssen Sie nach § 44 Abs. 1 BMG bei der Anfrage angeben.

Schuldnerdaten gehören in die Akte, nicht in den Tresor

Über Schuldner kommen sehr persönliche Daten ins Büro: Anschriften aus dem Melderegister, Auszüge aus dem Schuldnerverzeichnis, das Vermögensverzeichnis vom Gerichtsvollzieher. Für diese Daten gibt das Gesetz einen engen Zweck vor. Ein Vermögensverzeichnis darf der Gläubiger nach § 802d Abs. 1 ZPO nur zu Vollstreckungszwecken verarbeiten und muss es löschen, wenn der Zweck erreicht ist. Für Angaben aus dem Schuldnerverzeichnis gilt nach § 882f ZPO dasselbe.

Im Tresor hängt ein Eintrag an keiner Akte, und niemand löscht ihn, wenn das Verfahren endet. Schreiben Sie deshalb keine Schuldnerdaten in Notizen und hängen Sie keine Ausweiskopien, Kontoauszüge oder Vermögensverzeichnisse an. Auch die Zugangscodes, mit denen Schuldner sich am Schuldnerportal anmelden, gehören in die Fachsoftware.

Ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung gehört zum Angebot. Was wir als Betreiber sehen, ist wenig: Namen und E-Mail-Adressen der Nutzer und technische Protokolle. Die Einträge sind Ende-zu-Ende-verschlüsselt, wir können sie nicht lesen. Dieser Text ist keine Rechtsberatung.

Sammlungen in einem Inkassobüro

Verlangt das Portal einer Auskunftei einen Bestätigungscode aus einer Authenticator-App und liegt der geheime Schlüssel dafür beim Eintrag, ruft jede Berechtigte den Code selbst ab, siehe 2FA-Codes im Team teilen. Am Tresor gilt dann die Zwei-Faktor-Pflicht für alle Mitarbeiter, weil Passwort und Code im selben Tresor liegen. Eigentümer und Administratoren richten den zweiten Faktor selbst ein.

Beispiel: Inkasso für Fitnessstudios

Ein erfundenes Unternehmen treibt offene Mitgliedsbeiträge für Fitnessstudios und Sportschulen ein: eine Geschäftsführerin ohne eigene Sachkunde, eine Volljuristin als einzige qualifizierte Person, fünf Sachbearbeiterinnen. Im Monat gehen einige Hundert Mahnanträge über den Datenaustausch hinaus.

Die Juristin kündigt, mit ihrem Ausscheiden beginnt die Frist von sechs Monaten. In der Übergabe stellt sich heraus, dass das eBO-Zertifikat nur auf ihrem Rechner lag und nur sie das Passwort kannte. Am Vollstreckungsportal hatten alle unter ihrer Registrierung abgefragt.

Heute liegt das Zertifikat mit Passwort und Kennziffer in der Sammlung „Gericht und eBO“, die der neue qualifizierte Mitarbeiter, die Geschäftsführerin und zwei Sachbearbeiterinnen öffnen. Am Vollstreckungsportal fragt jede Sachbearbeiterin unter ihrer eigenen Registrierung ab. Für den Ausfall der Geschäftsführerin gehört ein Notfallzugang zur Einrichtung, den sie auch ihrer Stellvertretung einräumen kann, mehr dazu im Ratgeber Notfallzugriff auf Firmenpasswörter.

Wenn eine Sachbearbeiterin geht

1. Tresor: Die Geschäftsführung sperrt ihr Konto. Danach ändern Sie die Passwörter der Sammlungen, die sie sehen konnte, der Tresor zeigt, welche das waren.
2. Eigene Registrierungen: Ihre Zugänge zum Vollstreckungsportal und zu den Melderegistern lassen Sie beim jeweiligen Betreiber löschen. Sonst bleibt ein Zugang bestehen, den im Büro niemand mehr in der Hand hat.
3. eBO: Hat sie Mahnanträge gestellt, bekommt das Zertifikat ein neues Passwort.
4. Fachsoftware und Auskunfteien: Benutzer deaktivieren, persönliche Konten bei Auskunfteien kündigen.

Was beim Abschied sonst noch zu tun ist, listet die Checkliste für ausscheidende Mitarbeiter auf.

Kosten für ein Inkassounternehmen

Die Wartung kostet 16,99 € im Monat inkl. MwSt., Mindestlaufzeit 12 Monate, Einrichtung inklusive. Der Preis bleibt gleich, auch wenn Aushilfen oder Ihr Softwarehaus ein eigenes Konto bekommen. Den Server mietet Ihr Unternehmen selbst bei netcup, ab 3,69 € im Monat inkl. MwSt. Das Angebot gilt nur für Unternehmer.

Wollen Sie, dass wir den Tresor täglich sichern, buchen Sie das Backup-Paket für 7,99 € im Monat inkl. MwSt. Ohne dieses Paket sichern wir nicht, dann exportiert Ihr Büro den Tresor selbst. Fragen im Alltag beantworten wir nach Aufwand zu 74,99 € je Stunde inkl. MwSt., wir rechnen jede angefangene Viertelstunde ab.

Kanzleien, die Forderungen selbst einziehen, finden ihre Seite unter Passwort-Manager für Anwälte, für die Verwaltung insolventer Unternehmen gibt es die Seite für Insolvenzverwalter. Wie die Sammlungen in Ihrem Inkassobüro aussehen könnten, klären wir im kostenlosen Erstgespräch (15 Minuten) am Telefon oder per Video.

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