Passwort-Manager für Beratungen: Kundenzugänge je Projekt

Zugänge des Kunden und eigene Werkzeuge

Eine Unternehmensberatung arbeitet zu einem großen Teil in fremden Systemen. Der Kunde richtet Konten ein und gibt Kennwörter für Auswertungen heraus. Nach dem Projekt soll davon nichts mehr in der Beratung herumliegen. Dazu kommen die eigenen Werkzeuge der Beratung.

• Arbeitsumgebung des Kunden: Gastkonten in seiner Bürosoftware und Ablage, Zugänge zu Projektwerkzeugen, manchmal ein VPN-Zugang oder ein Lesezugriff auf Controlling und Warenwirtschaft.
• Datenräume: bei Unternehmensnachfolge, Restrukturierung oder einem geplanten Verkauf, eingerichtet vom Kunden oder einem seiner Berater.
• Antragsportale: Förderportale von Bund und Ländern, bei denen der Kunde der Antragsteller ist und die Beratung zuarbeitet.
• Werkzeuge der Beratung: Kundendatenbank, Umfrage- und Workshop-Werkzeuge, Videokonferenz, Projektplanung, Abrechnung.
• Beraterprofil beim BAFA: das Konto, ohne das eine Beratung im Förderprogramm für KMU nicht bezuschusst wird.

Wer diese Daten in Projektordnern, im Browser oder im Kopf der Projektleiterin aufbewahrt, kann dem Kunden am Ende nicht sagen, wer seine Zugänge kannte. Was gegen Tabellen und gespeicherte Browser-Passwörter spricht, steht im Ratgeber Passwörter in Excel oder im Browser.

Vertraulichkeit regeln hier Verträge und das Geschäftsgeheimnisgesetz

Die Bezeichnung „Unternehmensberater“ ist gesetzlich nicht geschützt. Anders als Steuerberater und Wirtschaftsprüfer haben Berater keine Kammer und keine Berufsordnung. Wie verschwiegen eine Beratung sein muss, legen deshalb der Beratungsvertrag und die Vertraulichkeitsvereinbarung mit dem Kunden fest.

Daneben steht das Geschäftsgeheimnisgesetz. Eine Information ist nach § 2 Nr. 1 GeschGehG nur dann ein Geschäftsgeheimnis, wenn ihr Inhaber sie durch angemessene Geheimhaltungsmaßnahmen schützt. Wer gegen eine Verpflichtung verstößt, ein Geschäftsgeheimnis nicht offenzulegen oder nur beschränkt zu nutzen, darf es nach § 4 Abs. 2 GeschGehG weder nutzen noch offenlegen. Was im Einzelfall als angemessene Maßnahme gilt, sagt das Gesetz nicht. Dieser Text ist keine Rechtsberatung.

Wir empfehlen, Zugangsdaten zu Kundensystemen nur den Personen freizugeben, die an diesem Projekt arbeiten und an die Vertraulichkeitsvereinbarung gebunden sind. Ob Ihr Vertrag erlaubt, freie Berater oder andere Dritte einzubeziehen, steht im Vertrag mit dem Kunden.

Die Inhalte des Tresors sind Ende-zu-Ende-verschlüsselt. Wir als Betreiber können weder Passwörter noch Anhänge lesen, wir sehen Namen und E-Mail-Adressen der Nutzer und technische Protokolle. Ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung gehört zum Angebot. Der Server läuft auf den Namen Ihrer Beratung bei netcup in Deutschland.

Projektteams und freie Berater

Beratungsteams setzen sich für jedes Projekt neu zusammen, manchmal mit freien Beratern. Deshalb richten wir für jedes Projekt eine eigene Sammlung ein. Die Projektleitung ist der Sammlung mit Verwaltungsrecht zugewiesen, entscheidet, wer sie sieht, und nimmt die Leute nach dem Projekt wieder heraus.

Ein freier Berater kann ein eigenes Konto in Ihrem Tresor bekommen. Ihr Verantwortlicher lädt ihn ein wie einen Mitarbeiter und gibt ihm nur die Sammlung seines Projekts frei. Einen Aufpreis gibt es nicht, weil der Preis nicht an der Zahl der Nutzer hängt. Konten, die der Kunde selbst vergibt, stellt er am besten direkt auf den freien Berater aus. Dann weiß er, wer Zugriff hat, und schaltet das Konto am Projektende selbst ab.

Für ein einzelnes Kennwort an jemanden ohne Konto gibt es den sicheren Link: Sie schicken es verschlüsselt, und nach Ablauf der Frist lässt es sich nicht mehr abrufen.

Wie man Sammlungen zuschneidet und Passwörter im Team teilt, ohne sie per Messenger zu verschicken, zeigt der Ratgeber Passwörter im Team teilen. Fragt ein Gastkonto beim Kunden nach einem Code aus einer Authenticator-App, hilft der Ratgeber 2FA-Codes im Team teilen. Kommt der Code per SMS, bleibt er an das Handy gebunden, dessen Nummer beim Kunden hinterlegt ist.

Beraterprofil und Antragsportale

Die Förderung von Unternehmensberatungen für KMU läuft nach der Förderrichtlinie bis 31.12.2026. Den Antrag stellt das beratene Unternehmen über die Antragsplattform des BAFA. Die Beratung braucht dafür ein Beraterprofil, das das BAFA nach Prüfung der Unterlagen freischaltet. Die Beratererklärung reichen alle Inhaber oder Geschäftsführer alle zwei Jahre neu ein. Darin stehen alle angestellten Berater, die an den Beratungen mitwirken, mit Namen.

Nach der Einrichtung stellt das BAFA ein Registrierungsdatenblatt mit den Zugangsdaten bereit und empfiehlt, es extern zu speichern. Die Benutzerkennung besteht aus Präfix und Kennung, getrennt durch einen Punkt. Ein neues Passwort gibt es über „Passwort vergessen?“ nur mit der korrekten Kennung. Im Tresor hängen Sie das Datenblatt als Anhang an den Eintrag des Profils, in der Sammlung der Geschäftsführung. Das Datum der nächsten Beratererklärung kommt in die Notiz daneben.

Bei Antragsportalen ist der Kunde Antragsteller, das Konto gehört ihm. Das BAFA bietet für sein Programm ein Formular „Vollmacht zur Beantragung und Abwicklung“ an. Gibt ein Kunde Ihnen bei einem anderen Portal doch seine Zugangsdaten, legen Sie sie nur in der Sammlung dieses Projekts ab und bitten ihn nach dem Antrag, das Passwort zu ändern.

Sammlungen in einer Beratung

Eigentümer und Administratoren der Organisation sehen zusätzlich alle Sammlungen. Das Onlinebanking steht in keiner Sammlung und auch nicht im persönlichen Bereich. Wer Zahlungen erledigt, bekommt bei der Bank einen eigenen Zugang mit Vollmacht, wie im Ratgeber Onlinebanking für Mitarbeiter beschrieben.

Mit einem Projektnamen wie „Nordlicht“ statt des Firmennamens liest niemand im Zug oder am Flughafen auf Ihrem Bildschirm mit, wen Sie gerade beraten. Was diese Aufteilung für Ihre Teamgröße kostet, rechnet der Ratgeber Kosten eines Passwort-Managers vor.

Beispiel: Beratung für Nachfolge und Fördermittel

Eine erfundene Beratung mit zwei Gesellschafterinnen und einer Projektassistentin, die Familienunternehmen bei der Nachfolge begleitet und Förderanträge vorbereitet. Je nach Projekt arbeiten bis zu drei freie Berater mit, etwa für Bewertung oder Personalfragen.

Früher teilte eine Gesellschafterin ihren eigenen Datenraum-Zugang mit dem freien Berater für die Bewertung. Nach dem Verkauf fragte der Alteigentümer, wer die Unterlagen eingesehen hatte, und die Beratung konnte es nicht sicher sagen.

Heute bittet die Projektleiterin den Kunden, jedem freien Berater ein eigenes Konto im Datenraum anzulegen. Die Sammlung „Nordlicht“ sehen die beiden Gesellschafterinnen, die Assistentin und der Bewerter mit seinem eigenen Konto. Das BAFA-Profil liegt in der Sammlung der Geschäftsführung. Beide Gesellschafterinnen sind Eigentümerinnen der Organisation im Tresor. Für den Fall, dass beide zugleich ausfallen, haben sie der Assistentin einen Notfallzugang eingeräumt. Den Ablauf beschreibt der Ratgeber Notfallzugriff auf Firmenpasswörter.

Projektende und Weggang eines Beraters

1. Projektende: Die Projektleitung nimmt das Team und die freien Berater aus der Sammlung, bittet den Kunden, Gastkonten und VPN abzuschalten, und löscht die Einträge, die ihm gehören.
2. Weggang: Der Verantwortliche in Ihrer Beratung sperrt das Konto im Tresor. Gemeinsame Passwörter aus den Sammlungen, die der Berater sehen konnte, ändern Sie danach. Welche Sammlungen das waren, sehen Sie im Tresor.
3. Beraterprofil: War die Person in der Beratererklärung genannt, prüft die Geschäftsführung, ob das Profil beim BAFA noch stimmt.

Die vollständige Liste, vom Firmenhandy bis zum E-Mail-Postfach, finden Sie in der Checkliste beim Abschied eines Mitarbeiters.

Was die Beratung zahlt

Die Wartung kostet 16,99 € im Monat inkl. MwSt. als Festpreis ohne Nutzergrenze, 12 Monate Mindestlaufzeit, Einrichtung inklusive. Den Server mietet Ihre Beratung selbst bei netcup, ab 3,69 € im Monat inkl. MwSt. Wir arbeiten nur für Unternehmer. Mit dem Backup-Paket für 7,99 € im Monat inkl. MwSt. sichern wir den Tresor jeden Tag an einen zweiten Ort. Ohne Paket sichern wir nicht, Sie exportieren dann selbst. Hilfe im Alltag berechnen wir nach Aufwand mit 74,99 € je Stunde inkl. MwSt., je angefangener Viertelstunde.

Prüfungsaufträge mit Berufssatzung und Prüfungsteams behandelt die Seite für Wirtschaftsprüfer. Was für Ihre Projekte passt, klären wir im kostenlosen Erstgespräch (15 Minuten) am Telefon oder per Video.

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