Passwort-Manager für Schornsteinfeger: hoheitliche und freie Zugänge trennen

Zwei Arten von Arbeit, zwei Arten von Zugängen

Ein Schornsteinfegerbetrieb, dessen Inhaber bevollmächtigter Bezirksschornsteinfeger ist, arbeitet in zwei Rollen. Im eigenen Bezirk führt er hoheitliche Aufgaben aus: Feuerstättenschau, Feuerstättenbescheide, Kehrbuch. Die vorgeschriebenen Schornsteinfegerarbeiten dürfen dagegen nach § 2 Abs. 1 SchfHwG alle Betriebe ausführen, die mit dem Schornsteinfegerhandwerk in die Handwerksrolle eingetragen sind. An einen Bezirk knüpft § 2 das nicht. Wir raten, die Zugänge für beide Rollen getrennt zu halten, weil das Gesetz die Daten aus dem Kehrbuch an die hoheitlichen Aufgaben bindet (mehr dazu unten). Für Betriebe ohne eigenen Bezirk entfallen unten die Abschnitte zu Kehrbuch und Vertretung.

• Bezirk: die Kehrbuchsoftware mit Administratorkonto und Benutzern, das Postfach oder Portal, über das Formblätter für Ihren Bezirk ankommen, je nach Land Zugänge für Datenabfragen von Behörde oder Innung.
• Freie Arbeiten: die Eingänge anderer Bezirksschornsteinfeger, an die Ihr Betrieb Formblätter schickt, die Software für Messgeräte, Kundenkonten bei Händlern für Werkzeug und Ersatzteile.
• Betrieb: ELSTER, Lohn, Diensthandys, Website und E-Mail.

Das Kehrbuch: elektronisch, sieben Jahre, mit Personendaten

Nach § 19 SchfHwG führt der bevollmächtigte Bezirksschornsteinfeger das Kehrbuch elektronisch. Darin stehen Name und Anschrift der Eigentümer und, wenn abweichend, der Besitzer, bei Wohnungseigentum der Verwalter. Dazu kommen unter anderem Art, Brennstoff, Nennwärmeleistung und Alter jeder Anlage, die festgesetzten Arbeiten sowie Datum und Ergebnis der letzten beiden Feuerstättenschauen. Die Einträge prüft er mindestens vierteljährlich. Kehrbuch und Unterlagen bewahrt er bis zum Ablauf von sieben Jahren ab der letzten Eintragung auf, wenn andere Vorschriften nicht länger verlangen. Kennt er bei Wohnungseigentum den Besitzer nicht, muss der Verwalter ihm nach § 19a Namen und Anschrift auf Anforderung unverzüglich mitteilen. Wie Verwaltungen ihre eigenen Zugänge ordnen, steht auf der Seite für Hausverwaltungen.

Nach § 19 Abs. 5 verarbeitet er diese Daten, soweit das zur Erfüllung seiner Aufgaben nach dem SchfHwG erforderlich ist. An die zuständige Behörde gehen personenbezogene Daten, wenn und soweit sie sie für ihre Aufgaben nach diesem Gesetz braucht, an andere öffentliche Stellen, soweit das Landesrecht es zulässt. Seit dem Wärmeplanungsgesetz sind Bezirksschornsteinfeger außerdem für Erhebungen der Stelle auskunftspflichtig, die die Wärmeplanung verantwortet (§ 11 Abs. 1 Nr. 3 WPG). Das Land Berlin hat dafür laut Antwort der Senatsverwaltung vom 15.11.2024 die Schornsteinfeger-Innung Berlin beauftragt, eine automatisierte Abfrage aus der Kehrbuchsoftware einzurichten und die Erhebung zu koordinieren.

Einzelne Länder regeln die Kehrbuchführung zusätzlich. In Brandenburg verlangt die Kehrbuchrichtlinie des Wirtschaftsministeriums vom 10.04.2017 zum Beispiel, dass nur berechtigte Personen auf die Daten im Kehrbuch zugreifen können, und mindestens wöchentlich eine Sicherungskopie. Das gilt für Brandenburg. Welche Regeln in Ihrem Land gelten, sagt Ihre Aufsichtsbehörde. Dieser Abschnitt ist keine Rechtsberatung.

Für den Tresor heißt das: Das Administratorkonto der Kehrbuchsoftware und die Zugänge zu Datenabfragen liegen in einer eigenen Sammlung „Bezirk“, die nur sieht, wer hoheitlich mitarbeitet. Das Kehrbuch selbst gehört nicht in den Tresor. Exporte mit Eigentümerdaten hängen Sie nicht als Anhang an einen Eintrag. Sie bleiben in der Kehrbuchsoftware und in deren Sicherung.

Formblätter: jeder Bezirk hat seinen eigenen Eingang

Lässt ein Eigentümer Arbeiten von einem anderen Schornsteinfeger erledigen, füllt dieser Formblatt und Bescheinigungen aus und übergibt sie dem Eigentümer oder übermittelt sie in dessen Auftrag an den zuständigen Bezirksschornsteinfeger. Hat dieser für die Unterlagen einen geeigneten digitalen Zugang eröffnet, muss der ausführende Schornsteinfeger sie nach § 4 Abs. 3 SchfHwG elektronisch in maschinell auslesbarer und auswertbarer Form übermitteln, mit der Objektnummer laut Feuerstättenbescheid.

Wie dieser Zugang aussieht, legt § 4 nicht fest. Für Ihren Betrieb kann das mehrere verschiedene Wege bedeuten: bei einem Kollegen eine E-Mail-Adresse, beim nächsten ein Upload-Portal mit eigener Anmeldung. Legen Sie für jeden Nachbarbezirk, in dem Sie Kunden haben, einen Eintrag in der Sammlung „Freie Arbeiten“ an, mit Adresse oder Zugangsdaten und einer Notiz, welche Datei der Kollege erwartet. Dann muss nicht jeder Geselle selbst herausfinden, wohin das Formblatt geht.

Umgekehrt gilt für Ihren eigenen Eingang: Läuft er über ein Postfach, gehört dessen Passwort in die Sammlung „Bezirk“, nicht auf den Zettel am Bürorechner.

Vertretung: Zugänge für einen Kollegen aus dem Nachbarbezirk

Jeder bevollmächtigte Bezirksschornsteinfeger benennt nach § 11 SchfHwG der Behörde unverzüglich nach seiner Bestellung mindestens einen Bezirksschornsteinfeger aus ihrem Zuständigkeitsbereich als Vertreter. Ist er voraussichtlich weniger als einen Monat verhindert, veranlasst er die Vertretung selbst, das gilt also auch für zwei Wochen Urlaub. Bei längerer Verhinderung zeigt er sie der Behörde unverzüglich an, und die Behörde ordnet die Vertretung an. Dann stellt der Vertretene die nötigen Daten und Unterlagen zur Verfügung. Nach dem Ende gibt der Vertreter sie zurück und löscht, was bei ihm geblieben ist, soweit keine anderen Vorschriften entgegenstehen.

Diesen Ablauf können Sie im Tresor abbilden. Ihr benannter Vertreter bekommt ein eigenes Konto, das im Alltag nichts sieht. Fallen Sie aus, gibt eine Person in Ihrem Betrieb, die diese Sammlung verwalten darf, ihm die Sammlung „Vertretung“ frei, mit dem Zugang zum Formblatt-Eingang und den Zugängen, die er für die Vertretung braucht. Nach der Vertretung nimmt sie die Freigabe wieder weg, und die Passwörter, die er gesehen hat, ändern Sie. Ein Aufpreis entsteht für dieses Konto nicht, weil es keine Nutzergrenze gibt.

Hat die Behörde auf Ihren Antrag nach § 11b SchfHwG einen Angehörigen Ihres Betriebs als Vertreter für die Feuerstättenschau bestellt, ist diese Bestellung aufzuheben, wenn sein Arbeitsvertrag vorher endet. Das Ende des Arbeitsvertrags zeigen Sie der Behörde unverzüglich an, und am selben Tag sperrt der Verantwortliche in Ihrem Betrieb sein Konto im Tresor. Wie Sie bei einer Urlaubsvertretung Zugänge übergeben, ohne Passwörter weiterzusagen, beschreibt der Ratgeber zur Urlaubsübergabe.

Was persönlich bleibt

Hoheitliche Tätigkeiten üben bevollmächtigte Bezirksschornsteinfeger nach § 8 SchfHwG als natürliche Personen aus. Nutzen Sie für Bescheide oder Behördenpostfächer eine Signaturkarte oder ein Zertifikat, das nur auf Sie ausgestellt ist, gehört dessen PIN nicht in den Tresor des Betriebs, auch nicht in Ihren persönlichen Bereich. Der Grund liegt in einer Einstellung, die wir bei jedem Kunden einschalten: Wer im Betrieb die Kontowiederherstellung bedienen darf, kann das Master-Passwort eines Mitarbeiters zurücksetzen und käme damit auch an dessen persönlichen Tresor. Dasselbe gilt für die PIN einer Bankkarte aus einer Kontovollmacht.

Der persönliche Bereich bleibt trotzdem sinnvoll, etwa für eigene dienstliche Zugänge eines Gesellen zur Software des Messgeräteherstellers.

Sammlungen in einem Schornsteinfegerbetrieb

Wer die Organisation im Tresor verwaltet, also Konten anlegt und sperrt, hat die Rolle Eigentümer oder Administrator und kommt über die Verwaltungsansicht an alle Sammlungen, auch an „Bezirk“. Soll die Bürokraft „Bezirk“ nicht sehen, bleibt diese Rolle beim Inhaber, und sie bekommt die Rolle Benutzer. Wie Sie Zugänge an Gesellen weitergeben, ohne sie in eine Messenger-Gruppe zu schreiben, steht im Ratgeber Passwörter im Team teilen. Jede Person meldet sich am Tresor mit eigenem Master-Passwort an, dazu gilt die Zwei-Faktor-Pflicht für alle Mitarbeiter. Eigentümer und Administratoren richten den zweiten Faktor selbst ein.

Beispiel: sechs Wochen Gips und eine Vertreterin

Ein erfundener Betrieb: ein bevollmächtigter Bezirksschornsteinfeger, zwei Gesellen, eine Auszubildende im zweiten Lehrjahr und eine Bürokraft an drei Vormittagen. Einer der Gesellen hat die Meisterprüfung und ist nach § 11b für die Feuerstättenschau bestellt. Als benannte Vertreterin steht eine Kollegin aus dem Nachbarbezirk bei der Behörde.

Im Januar bricht sich der Inhaber den Fuß und fällt sechs Wochen aus. Weil das länger als einen Monat ist, zeigt er die Verhinderung der Behörde an, und die ordnet die Vertretung durch die Kollegin an. Der Geselle mit Meisterprüfung, der die Sammlung „Vertretung“ verwalten darf, gibt sie ihr am selben Tag frei. Er selbst sieht „Bezirk“ ohnehin, die Auszubildende nur „Freie Arbeiten“. Als der Inhaber zurück ist, nimmt der Geselle die Freigabe wieder weg, und der Inhaber ändert das Passwort des Formblatt-Postfachs.

Für einen Ausfall, bei dem auch Lohn und ELSTER weiterlaufen müssen, hat der Inhaber dem Gesellen mit Meisterprüfung außerdem einen Notfallzugang eingeräumt. Nach der Wartezeit würde der Geselle das Konto des Inhabers übernehmen. Weil der Inhaber Eigentümer der Organisation ist, käme er damit auch an „Geschäftsführung“. Für die Bank braucht er trotzdem eine eigene Vollmacht, die Anmeldung beim Onlinebanking liegt nicht im Tresor. Wie so ein Zugang abläuft, steht im Ratgeber Notfallzugriff auf Firmenpasswörter. Geht ein Geselle, hilft die Checkliste, wenn ein Mitarbeiter die Firma verlässt.

Kosten für den Betrieb

Die Wartung des Tresors kostet 16,99 € im Monat inkl. MwSt., egal wie viele Gesellen, Auszubildende und Vertreter ein Konto haben. Die Mindestlaufzeit beträgt 12 Monate, die Einrichtung ist enthalten. Dazu kommt der Server, den Ihr Betrieb bei netcup mietet, ab 3,69 € im Monat inkl. MwSt. Das Angebot gilt nur für Unternehmer.

Gesichert wird der Tresor nur mit dem Backup-Paket für 7,99 € im Monat inkl. MwSt. Ohne das Paket sichern wir nicht, und Sie exportieren den Tresor selbst verschlüsselt. Das Kehrbuch sichert diese Leistung nicht, das bleibt Sache Ihrer Kehrbuchsoftware. Hilfe im Alltag kostet 74,99 € je Stunde inkl. MwSt., je angefangener Viertelstunde. Ob das für Ihren Betrieb passt, klären wir im kostenlosen Erstgespräch (15 Minuten) am Telefon oder per Video.

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