Passwort-Manager für den GaLaBau: Codes der Kunden, Zugänge des Betriebs

Woher die Zugänge im Garten- und Landschaftsbau kommen

Der Bundesverband Garten-, Landschafts- und Sportplatzbau zählte für 2025 bundesweit 19.898 Betriebe. Nach seiner Branchenstatistik kamen 56,87 Prozent des Umsatzes von privaten Auftraggebern und 21,23 Prozent von der öffentlichen Hand. Beides bringt eigene Zugänge mit sich: Privatkunden vertrauen Ihnen den Torcode und die Steuerung ihres Gartens an, Kommunen schreiben ihre Aufträge auf Vergabeplattformen aus.

• Pflegeverträge: Codes für Einfahrtstor und Gartenpforte, Zahlenschlösser von Geräteschuppen, Schlüsseltresore, die App der Bewässerungssteuerung, die PIN des Mähroboters.
• Unfallversicherung: das Versichertenportal „meine SVLFG“ der Sozialversicherung für Landwirtschaft, Forsten und Gartenbau.
• Einkauf: Kundenkonten bei Baumschulen, Staudengärtnereien, Baustoff- und Natursteinhandel, dazu Tankkarten für Transporter und Maschinen.
• Maschinen: Telematik-Portale von Minibagger und Radlader, Apps für Akkugeräte.
• Büro: Branchensoftware für Aufmaß, Kalkulation und Rechnungen, Lohnprogramm, ELSTER, Website.

Bieterkonten auf Vergabeplattformen haben GaLaBau-Betriebe genauso wie Hoch- und Tiefbauer. Wie Sie diese Konten und die Unterlagen für Ausschreibungen ordnen, steht auf der Seite Passwort-Manager für Bauunternehmen.

Kein Handwerk: andere Stellen als beim Maler nebenan

Der Garten- und Landschaftsbau steht weder in Anlage A noch in Anlage B der Handwerksordnung. Die IHK Ulm nennt ihn ein nichthandwerkliches Gewerbe und verweist darauf, dass Landschaftsgärtner Wege und Plätze im Zusammenhang mit gärtnerisch geprägten Anlagen ohne Eintrag in die Handwerksrolle anlegen dürfen.

Auch für die Ausbildung zur Gärtnerin in der Fachrichtung Garten- und Landschaftsbau ist nicht die Handwerkskammer zuständig. Für Berufe der Landwirtschaft nennt § 71 Abs. 3 BBiG die Landwirtschaftskammer als zuständige Stelle. In Berlin übernimmt das die Senatsverwaltung für Arbeit, in Bayern die Abteilungen Gartenbau von vier Ämtern für Ernährung, Landwirtschaft und Forsten.

Das Kundenportal der Handwerkskammer, das auf der Seite für Handwerksbetriebe beschrieben ist, betrifft einen reinen GaLaBau-Betrieb deshalb nicht. Ob die für Ihre Ausbildung zuständige Stelle Verträge online annimmt und dafür Zugangsdaten vergibt, erfahren Sie dort.

meine SVLFG: ein Zugang mit Handynummer

Unternehmen des Garten- und Landschaftsbaus nennt die SVLFG in den Bedingungen ihres Portals ausdrücklich unter den Betrieben, die bei ihr versichert sein können. Sie ist Träger der Landwirtschaftlichen Berufsgenossenschaft. Welche Berufsgenossenschaft für Ihren Betrieb zuständig ist, steht im Aufnahmebescheid. Ist es die SVLFG, fordern Sie den Zugang zum Portal mit Aktenzeichen oder LSV-Mitgliedsnummer an. Nach wenigen Tagen kommen per Post eine Initialkennung und ein Initialpasswort. Damit schließen Sie die Registrierung ab und hinterlegen eine E-Mail-Adresse, ein eigenes Passwort und eine Mobilfunknummer.

Die SVLFG schützt das Portal mit einer Zwei-Faktor-Anmeldung, laut ihrer Einwilligungserklärung mit einer mTAN an diese Nummer. Diesen Code kann kein Passwort-Tresor empfangen. Er landet auf dem Handy mit der hinterlegten Nummer, und wenn die Inhaberin es im Urlaub dabeihat, kommt das Büro nicht ins Portal. Ein vergessenes Passwort stellen Sie über die hinterlegte E-Mail-Adresse wieder her. Nehmen Sie dafür eine Adresse des Betriebs, deren Postfach auch nach einem Personalwechsel noch jemand liest.

Die Einwilligungserklärung der SVLFG sieht vor, dass bei juristischen Personen auch vertretungsberechtigte Personen das Portal nutzen und dass ins Postfach nur der Kontoinhaber und eine von ihm angelegte vertretungsberechtigte Person sehen. Fragen Sie deshalb bei der SVLFG nach einem eigenen Zugang für Ihre Bürokraft, statt Passwort und Handy der Inhaberin herumzureichen.

Eine Unbedenklichkeitsbescheinigung der Berufsgenossenschaft lässt sich dort auch ohne Registrierung anfordern: als Gast mit dem Aktenzeichen und der Unternehmens-Identifikationsnummer, die beide im Aufnahme- oder Beitragsbescheid stehen. Legen Sie diese zwei Nummern als Notiz in den Eintrag. Verlangt ein Auftraggeber die Bescheinigung zu einer Ausschreibung, sucht dann niemand den Bescheid im Aktenordner.

Torcodes, Bewässerung und Mähroboter aus den Pflegeverträgen

Mit einem Pflegevertrag betritt Ihre Kolonne ein Grundstück auch dann, wenn der Eigentümer arbeitet oder verreist ist. Dafür braucht sie den Code für das Tor, manchmal die Kombination eines Schlüsseltresors und für den Geräteschuppen ein Zahlenschloss. Diese Codes gehören dem Kunden. Erfährt ein Fremder einen davon, muss der Kunde ihn ändern.

Bei Bewässerungsanlagen mit App kommt ein Kundenkonto dazu, über das die Kolonne Laufzeiten anpasst. Fragen Sie den Kunden, ob die Steuerung weitere Nutzer zulässt, und lassen Sie sich mit einer Adresse des Betriebs einladen. Dann bleibt sein eigenes Passwort bei ihm. Geht das nicht, liegt sein Zugang in der Sammlung der Pflegetour, und in der Notiz steht, seit wann Sie ihn haben. Endet der Vertrag, bitten Sie den Kunden, das Passwort zu ändern, und löschen den Eintrag.

Bei einem Hersteller von Mährobotern verlangt der Mäher einen vierstelligen Code, sobald jemand ihn anhält oder anhebt. Wird er nach dem Drücken der Stopptaste nicht binnen 30 Sekunden eingegeben, gibt der Mäher Alarm. Soll Ihre Kolonne den Roboter vor dem Vertikutieren zur Seite tragen, braucht sie diesen Code. Er gehört in denselben Eintrag wie der Torcode des Grundstücks.

Unterwegs hilft eine Eigenschaft der Apps: Laut Hilfe des App-Herstellers lässt sich jede entsperrte App ohne Verbindung zum Server lesend nutzen, etwa in einem Garten ohne Mobilfunkempfang. Neue Einträge legt die Kolonne erst wieder an, wenn das Handy Netz hat.

Saisonkräfte: wer ein Konto braucht und wer nicht

Eine Saisonkraft, die mit der Kolonne mitfährt, braucht kein eigenes Konto. Den Torcode tippt der Kolonnenführer, der ihn in seiner App sieht. Führt eine Saisonkraft dagegen selbst eine kleine Pflegetour, bekommt sie ein Konto, das nur die Sammlung dieser Tour sieht. Weil der Preis nicht von der Zahl der Nutzer abhängt, kostet das nichts extra.

Planen Sie die Einladung für den ersten Arbeitstag. Sie gilt fünf Tage, und bevor die neue Person die Sammlung sieht, muss sie ihren zweiten Faktor für den Tresor einrichten.

Am Ende der Saison sperrt der Verantwortliche in Ihrem Betrieb das Konto. Der Tresor zeigt, welche Sammlungen die Person sehen konnte. Kannte sie Codes von Kunden, sagen Sie diesen Kunden Bescheid, damit sie entscheiden, ob sie den Code ändern. Was bei einem Abschied sonst zu tun ist, steht in der Checkliste, wenn ein Mitarbeiter die Firma verlässt.

Sammlungen für Pflegetouren, Baustellen und Büro

Das Onlinebanking steht in keiner Sammlung und auch nicht im persönlichen Bereich. Wer Zahlungen erledigt, bekommt bei der Bank einen eigenen Zugang mit Vollmacht, wie im Ratgeber Onlinebanking für Mitarbeiter beschrieben.

Wer die Organisation im Tresor als Eigentümer oder Administrator verwaltet, kommt über die Verwaltungsansicht an alle Sammlungen. Mit diesen Rollen darf er außerdem Master-Passwörter zurücksetzen und käme damit an das Konto eines einzelnen Kolonnenführers. Geben Sie diese Rollen deshalb nur der Leitung. Die Codes einer Pflegetour bleiben dann bei den Leuten dieser Tour, die Bürokraft hat die Rolle Benutzer. Wie Sie Zugänge im Team weitergeben statt per Messenger, zeigt der Ratgeber Passwörter im Team teilen. Verlangt ein Händlerportal einen Bestätigungscode aus einer Authenticator-App, lesen Sie im Ratgeber 2FA-Codes im Team teilen, wie Büro und Bauleitung denselben Code abrufen. Am Tresor selbst meldet sich jede Person mit eigenem Master-Passwort an, und es gilt die Zwei-Faktor-Pflicht für alle Mitarbeiter. Eigentümer und Administratoren richten den zweiten Faktor selbst ein.

Beispiel: zwei Pflegetouren und eine Baukolonne

Ein erfundener Betrieb mit zwölf festen Leuten: eine Gärtnermeisterin als Inhaberin, ein Bauleiter, eine Bürokraft in Teilzeit, zwei Kolonnenführer für die Pflege, sieben Gärtner und Helfer. Von April bis Oktober kommen vier Saisonkräfte dazu. Die beiden Pflegetouren betreuen zusammen 70 Privatgärten und drei Wohnanlagen.

Bisher standen die Torcodes in einer Messenger-Gruppe „Pflege“, in der noch zwei Saisonkräfte aus dem Vorjahr waren. Die Inhaberin hat die Gruppe aufgelöst und den Kunden Bescheid gegeben, deren Codes darin standen. Heute hat jede Tour ihre Sammlung, die nur ihr Kolonnenführer und dessen Vertreter sehen. Außer ihnen kommt nur heran, wer im Tresor Eigentümer oder Administrator ist, hier die Inhaberin. Eine Saisonkraft, die allein die drei Wohnanlagen mäht, bekommt für den Sommer ein Konto mit einer eigenen kleinen Sammlung nur für diese Anlagen. Den Zugang zu meine SVLFG verwaltet die Inhaberin, für die Bürokraft hat sie bei der SVLFG einen eigenen Zugang geklärt.

Für den Fall, dass die Inhaberin ausfällt, hat sie dem Bauleiter den Notfallzugang eingeräumt. Nach einer Wartezeit übernimmt er ihr Konto, und weil sie Eigentümerin der Organisation im Tresor ist, sieht er dann die Sammlungen, die ihr zugewiesen sind, etwa die der Geschäftsführung. Für meine SVLFG braucht er außerdem die mTAN, die weiter an ihr Handy geht. Wie der Notfallzugang abläuft, erklärt der Ratgeber Notfallzugriff auf Firmenpasswörter.

Was der Tresor kostet und für wen er sich lohnt

Nach der Statistik des Bundesverbands hatten 2025 rund 73 Prozent der Betriebe höchstens fünf Arbeitskräfte. Wer allein oder zu zweit arbeitet und die Codes seiner Kunden selbst im Kopf hat, braucht einen gemeinsamen Tresor kaum. Er lohnt sich, sobald mehrere Kolonnen mit fremden Codes unterwegs sind oder jedes Jahr neue Saisonkräfte kommen.

Die Wartung kostet 16,99 € im Monat inkl. MwSt., auch wenn im Sommer doppelt so viele Leute ein Konto haben wie im Winter. Die Mindestlaufzeit beträgt 12 Monate, die Einrichtung ist enthalten. Den Server mietet Ihr Betrieb selbst bei netcup, ab 3,69 € im Monat inkl. MwSt. Das Angebot gilt nur für Unternehmer. Gesichert wird der Tresor nur mit dem Backup-Paket für 7,99 € im Monat inkl. MwSt., ohne das Paket sichern wir nicht, und Ihr Betrieb exportiert selbst. Hilfe im Alltag ist nicht im Preis: 74,99 € je Stunde inkl. MwSt., je angefangener Viertelstunde. Ob das zu Ihrem Betrieb passt, klären wir im kostenlosen Erstgespräch (15 Minuten) am Telefon oder per Video.

Anlaufstellen