Passwort-Manager für SHK-Betriebe: vom Fachpartnerportal bis zur Bereitschaft

Welche Zugänge im SHK-Handwerk dazukommen

Sanitär-, Heizungs- und Klimabetriebe haben dieselben Grundzugänge wie jeder Handwerksbetrieb: Großhändlershops, Handwerkersoftware, Bank, ELSTER, Firmenhandys. Wie Sie diese ordnen, steht auf der Seite Passwort-Manager für Handwerksbetriebe. Im SHK-Alltag kommen fünf Gruppen dazu:

• Netzbetreiber für Gas und Wasser: die Logins, mit denen Sie Gasanlagen und Trinkwasserinstallationen anmelden.
• Fachpartnerportale der Heizungshersteller: technische Unterlagen, Ersatzteile und je nach Hersteller eine App für die Inbetriebnahme.
• Fernzugriff auf Heizungen Ihrer Kunden: Wärmepumpen und Kessel, die über ein Internet-Gateway mit dem Portal des Herstellers verbunden sind.
• Förderportale: der Zugang, mit dem Sie als Fachunternehmen Bestätigungen für die Heizungsförderung ausstellen.
• Notdienst: das Bereitschaftshandy und alles, was der Kollege nachts um zwei braucht.

Installateurverzeichnis für Gas und Wasser

An einer Gasanlage hinter der Hauptabsperreinrichtung dürfen außer dem Netzbetreiber nur Installationsunternehmen arbeiten, die im Installateurverzeichnis eines Netzbetreibers stehen. Das regelt § 13 der Niederdruckanschlussverordnung. Für Trinkwasser gilt Ähnliches nach § 12 AVBWasserV: Neue Anlagen und wesentliche Änderungen führt das Wasserversorgungsunternehmen aus oder ein Betrieb, der im Installateurverzeichnis eines Wasserversorgungsunternehmens steht. Für Gas und Wasser kann es so zwei verschiedene Eintragungen und zwei Logins geben, wenn die Netze in Ihrem Gebiet nicht in einer Hand liegen.

Was mit den Zugangsdaten zu diesen Portalen erlaubt ist, steht in den Nutzungsbedingungen des jeweiligen Netzbetreibers, und es lohnt sich, sie zu lesen. Die Bedingungen eines Netzanschlussportals für Strom, Gas und Wasser, die wir geöffnet haben, sehen ein persönliches, nicht übertragbares Nutzerkonto vor. Gibt der Nutzer die Zugangsdaten an eigene Mitarbeitende weiter, muss er sie auf die Nutzungsbedingungen verpflichten. Erfährt ein Unbefugter die Zugangsdaten, muss der Nutzer den Netzbetreiber informieren und das Passwort ändern. Wer den Login über den Tresor teilt, weiß bei so einem Vorfall wenigstens, wer ihn sehen konnte, und kann das Passwort an einer Stelle ändern statt auf fünf Zetteln.

Fachpartnerportale und Fernzugriff auf Heizungen

Heizungshersteller betreiben Portale für Fachbetriebe, und wer mehrere Marken einbaut, hat mehrere Logins. Am meisten hängt dort am Fernzugriff: Der Kundendienst sieht Fehlermeldungen einer Wärmepumpe, bevor er losfährt, und ändert manche Einstellungen vom Büro aus. Bei einem großen Hersteller setzt dieser Zugriff eine Einwilligung des Endkunden voraus, die Analysieren und Ändern umfasst.

Am Login für dieses Portal hängt damit der Zugriff auf die Heizungen aller Kunden, die so eingewilligt haben, und zwar mit dem Recht, Parameter und Zeitprogramme aus der Ferne zu ändern. Den Eintrag im Tresor sehen deshalb nur Kundendienst, Bereitschaft und wer im Tresor Eigentümer oder Administrator ist, nicht das ganze Team. Bietet das Portal eigene Benutzer je Mitarbeiter, legen Sie lieber diese an. Warum das Portalkonto selbst auf eine Adresse des Betriebs laufen sollte und nicht auf den Monteur, der die erste Anlage angelegt hat, steht am Beispiel der Wechselrichter-Portale auf der Seite Passwort-Manager für Elektrobetriebe. Verlangt ein Portal einen Bestätigungscode, hilft der Ratgeber 2FA-Codes im Team teilen.

Die Zugangsdaten, die der Kunde selbst für seine Heizungs-App hat, gehören nicht in Ihren Tresor. Die verwaltet er. Ihr Weg auf seine Anlage ist die Freigabe im Herstellerportal.

Förderanträge: der Zugang als Fachunternehmen

Bei der Heizungsförderung der KfW für Privatpersonen (Programm 458) stellt der Hauseigentümer den Antrag selbst im Kundenportal der KfW. Vorher braucht er eine Bestätigung zum Antrag, die ein Energieeffizienz-Experte oder ein Fachunternehmen erstellt, und nach dem Einbau bestätigt das Fachunternehmen die Durchführung. So beschreibt es die Programmseite der KfW, die beim Abruf am 14.10.2026 keinen Antragsstopp nannte. Die Förderung steht dort unter dem Vorbehalt verfügbarer Haushaltsmittel.

Für diese Bestätigungen registriert sich der Betrieb zuerst bei der Deutschen Energie-Agentur (dena). Mit den Zugangsdaten dieses Kontos meldet er sich im Expertenportal der KfW an, über das seit dem 25.09.2026 alle neuen Bestätigungen für die Heizungsförderung laufen. Kommt am Tag, an dem ein Kunde seine Bestätigung braucht, niemand im Büro an diesen Login, wartet der Kunde mit seinem Antrag.

Ob die dena für einen Betrieb mehrere persönliche Konten vergibt, steht auf den Seiten nicht, die wir geöffnet haben. Fragen Sie dort nach, bevor zwei Bürokräfte mit demselben Login arbeiten. Gibt es nur ein Konto, liegt es im Tresor in einer Sammlung, die genau die Personen sehen, die Bestätigungen ausstellen.

Notdienst-Bereitschaft: Zugänge für die Nacht

Wandert bei Ihnen das Bereitschaftshandy jede Woche zum nächsten Monteur, kennen alle, die Bereitschaft machen, seine Displaysperre. Sie gehört in den Tresor und nicht auf einen Aufkleber an der Hülle. Dazu kommt, was der Kollege in der Nacht nachschlagen muss: Kundendaten in der App der Handwerkersoftware, der Fernzugriff im Herstellerportal, der Code eines Schlüsselkastens, wenn eine Hausverwaltung Ihnen so den Zugang zum Heizungsraum gibt.

Legen Sie dafür eine Sammlung „Bereitschaft“ an und geben Sie sie allen frei, die im Plan stehen. Wechseln die Rechte jede Woche, vergisst irgendwann jemand die Umstellung, und dann steht der Kollege nachts vor einer verschlossenen Tür.

Unsere Servicezeiten sind Montag bis Freitag von 8 bis 18 Uhr, einen Notdienst für den Tresor bieten wir nicht. Für die Nacht hilft eine Eigenschaft der Apps: Laut der Hilfe des App-Herstellers lässt sich eine entsperrte App auch ohne Verbindung zum eigenen Server nutzen, dann nur lesend. Neue Einträge oder Änderungen gehen in dieser Zeit nicht. Am Tresor selbst meldet sich jeder mit eigenem Master-Passwort und eigenem zweiten Faktor an, die Pflicht dazu richten wir für alle Mitarbeiter ein. Eigentümer und Administratoren richten den zweiten Faktor selbst ein.

Sammlungen in einem SHK-Betrieb

Das Onlinebanking steht in keiner Sammlung und auch nicht im persönlichen Bereich. Wer Zahlungen erledigt, bekommt bei der Bank einen eigenen Zugang mit Vollmacht, wie im Ratgeber Onlinebanking für Mitarbeiter beschrieben.

Diese Einteilung stimmen wir bei der Einrichtung mit Ihnen ab. Wie Sie Zugänge danach im Team verteilen, statt sie in die WhatsApp-Gruppe der Monteure zu schreiben, steht im Ratgeber Passwörter im Team teilen.

Ein Beispiel: Heizungsbauer mit Notdienstplan

Ein erfundener SHK-Betrieb mit elf Leuten, Schwerpunkt Wärmepumpen im Bestand: Inhaber, ein Meister, zwei Bürokräfte, sechs Monteure, eine Auszubildende. Vier Monteure wechseln sich im Winter wöchentlich mit der Bereitschaft ab. Bisher lag der Zettel mit der Handy-PIN und den Portalzugängen im Handschuhfach des Bereitschaftswagens.

Nach der Umstellung sehen die vier Monteure „Bereitschaft“ und „Kundendienst“, die anderen beiden Monteure und die Auszubildende nur „Einkauf und Büro“. Die beiden Bürokräfte stellen die Bestätigungen für die Heizungsförderung aus und sehen „Förderung“, der Meister zusätzlich „Netzanmeldung“. Im Fachpartnerportal des Wärmepumpenherstellers hat jeder Kundendiensttechniker einen eigenen Benutzer, den Administrator-Login hat der Meister.

Als einer der Bereitschaftsmonteure im Frühjahr kündigt, sperrt der Inhaber sein Konto im Tresor, löscht seinen Benutzer im Herstellerportal und ändert die Displaysperre des Bereitschaftshandys. Was sonst noch zu tun ist, steht in der Checkliste, wenn ein Mitarbeiter die Firma verlässt.

Was der Tresor für einen SHK-Betrieb kostet

Unser Preis für die Wartung: 16,99 € im Monat inkl. MwSt., ohne Aufschlag für jeden weiteren Monteur, mit 12 Monaten Mindestlaufzeit und mit Einrichtung. Der Server läuft auf den Namen Ihres Betriebs bei netcup und kostet dort ab 3,69 € im Monat inkl. MwSt. Das Angebot richtet sich nur an Unternehmer. Das Backup-Paket für 7,99 € im Monat inkl. MwSt. sichert den Tresor täglich an einen zweiten Ort. Ohne das Paket sichern wir nicht, und Ihr Betrieb exportiert den Tresor selbst. Hilfe im Alltag gehört nicht zum Preis: 74,99 € je Stunde inkl. MwSt., je angefangener Viertelstunde.

Welche Funktionen der Tresor im Einzelnen hat, steht unter Funktionen. Ob er zu Ihrem Betrieb passt, klären wir im kostenlosen Erstgespräch (15 Minuten) am Telefon oder per Video.

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