Passwort-Manager für Bäckereien: Zugänge für Backstube und Filialen

Eine Backstube, viele Verkaufsstellen

Der Zentralverband des Deutschen Bäckerhandwerks zählt bundesweit 8.659 Meisterbetriebe in der Handwerksrolle und rund 43.500 Verkaufsstellen, jeweils zum 31.12.2025. Rechnerisch kommen auf einen Betrieb fünf Verkaufsstellen. Eine Backstube versorgt also meist mehrere Läden, und jeder Laden hat eigene Geräte, eigene Kassen und eigenes Personal.

Typisch für eine Bäckerei mit Filialen sind diese Zugänge:

• Bestellsystem: das Programm oder Tablet, über das jede Filiale ihre Ware für den nächsten Morgen bei der Backstube bestellt, und dessen Verwaltung mit Artikeln, Rezepturen und Liefertouren.
• Kassen: das Backoffice der Kassen in jeder Filiale und im Verkaufswagen, dazu Kartenterminals und die Geheimnummern der technischen Sicherheitseinrichtung.
• Rohstoffe: Kundenkonten bei Mühle, Backzutaten-Großhandel, Molkerei und Verpackungslieferant.
• Großkunden: Portale, über die Kantinen, Hotels oder Kitas ihre Brötchen bestellen, und die Vorbestellung im Internet für Privatkunden.
• Büro: Dienstplan für alle Filialen, Lohnabrechnung, ELSTER.

Um vier Uhr ist das Büro nicht besetzt

Für Bäckereien macht sogar das Jugendarbeitsschutzgesetz eine Ausnahme. Nach § 14 JArbSchG dürfen Jugendliche nur von 6 bis 20 Uhr beschäftigt werden, mit Ausnahmen für einzelne Branchen. Jugendliche über 16 Jahre dürfen in Bäckereien und Konditoreien ab 5 Uhr arbeiten, Jugendliche über 17 Jahre in Bäckereien ab 4 Uhr.

Hakt um diese Zeit das Bestellsystem, kommt die Backstubenleitung nur weiter, wenn sie den Zugang zur Verwaltung selbst hat. Ein Anruf beim Inhaber um halb vier hilft nicht, wenn er im Urlaub ist. Legen Sie deshalb die Verwaltung des Bestellsystems, die Zugänge der Rohstofflieferanten und die Nummer der Hotline Ihres Softwareanbieters in eine Sammlung „Backstube“, die die Backstubenleitung und ihre Vertretung sehen. Wechselt die Vertretung, gibt ein Verantwortlicher die Sammlung der neuen Person frei und nimmt sie der alten.

Allergene: Die Angaben müssen in jeder Filiale greifbar sein

Brot und Brötchen an der Theke werden ohne Verpackung verkauft. Für solche Lebensmittel verlangt die Lebensmittelinformations-Durchführungsverordnung in § 4 die Angabe der Zutaten und Verarbeitungshilfsstoffe, die Allergien oder Unverträglichkeiten auslösen. Möglich sind ein Schild am Lebensmittel, ein Preisverzeichnis, ein Aushang oder ein elektronisches Angebot, das unmittelbar und leicht zugänglich ist. Wer mündlich informiert, braucht nach § 4 Abs. 4 eine schriftliche oder elektronische Aufzeichnung über die verwendeten Zutaten. Sie muss für die zuständige Behörde und auf Nachfrage für Kunden unmittelbar und leicht zugänglich sein.

Liegt diese Aufzeichnung bei Ihnen in einem Programm oder auf einem Tablet, brauchen die Verkäuferinnen jeder Filiale den Zugang, auch samstags um sieben, wenn das Büro nicht besetzt ist. Legen Sie ihn deshalb in die Sammlung der Filiale und nicht nur auf den Rechner im Büro. Was im Einzelfall genügt, sagt Ihnen die zuständige Behörde für die Lebensmittelkontrolle. Dieser Text ist keine Rechtsberatung.

Kasse und Kartenterminal in jeder Filiale

Zu den Kassen der Filialen gehören die Geheimnummern der technischen Sicherheitseinrichtung. Wie Sie PIN und PUK für mehrere Kassen ablegen und was der Kassenhändler davon wissen sollte, steht im Ratgeber TSE-PIN und PUK der Kasse. Am Kartenterminal kann es getrennte Passwörter für Stornos und für Gutschriften geben. Warum das zweite nicht jede Aushilfe kennen sollte, erklärt die Seite für den Einzelhandel.

Geteilte Tablets, persönliche Konten

In den Filialen arbeiten Fachverkäuferinnen, Teilzeitkräfte und Aushilfen in wechselnden Schichten. Der Zentralverband nennt für das Jahr 2025 rund 232.000 Beschäftigte im Bäckerhandwerk und 6.668 Auszubildende im Verkauf. Die wenigsten davon brauchen ein Konto im Tresor. Wer an der Theke verkauft, bucht an der Kasse mit eigener Bedienernummer und gibt die Bestellung am Filial-Tablet ein, das in der Filiale angemeldet ist.

Ein Konto im Tresor bekommen die Filialleitungen, die Backstubenleitung, die Bezirksleitung und das Büro. Teilen sich mehrere davon ein Gerät, etwa den Rechner im Büro der Backstube, meldet sich jede Person in der App oder Browser-Erweiterung mit ihrem eigenen Konto an und nach der Schicht wieder ab. Weil es keine Nutzergrenze gibt, kostet jede weitere Filialleitung nichts extra.

Sammlungen für eine Bäckerei mit Filialen

Eigentümer und Administratoren der Organisation, hier der Inhaber, sehen zusätzlich alle Sammlungen. Das Onlinebanking steht in keiner Sammlung und auch nicht im persönlichen Bereich. Wer Zahlungen erledigt, bekommt bei der Bank einen eigenen Zugang mit Vollmacht, wie im Ratgeber Onlinebanking für Mitarbeiter beschrieben.

Für jede Sammlung legen Sie fest, wer nur lesen und wer ändern darf. Wie Sie Zugänge darüber weitergeben, statt sie auf einen Zettel am Backofen zu schreiben, steht im Ratgeber Passwörter im Team teilen.

Wenn eine Filialleitung wechselt

Übernimmt eine Verkäuferin die Leitung einer anderen Filiale, gibt ein Verantwortlicher ihr die neue Sammlung frei und nimmt ihr die alte. Ihr Konto bleibt dasselbe. Verlässt sie den Betrieb, sperrt er ihr Konto, und Sie ändern das Kassiererpasswort am Terminal, die Anmeldung am Filial-Tablet und das WLAN-Passwort dieser Filiale. Der Tresor zeigt, welche Sammlungen sie sehen konnte. Hatte sie bei einem Großkunden oder Lieferanten ein eigenes Login, lassen Sie es dort löschen oder auf eine Adresse der Firma umstellen, etwa bestellung@ihre-baeckerei.de. Die vollständige Liste steht in der Checkliste, wenn ein Mitarbeiter geht.

Beispiel: Landbäckerei mit Verkaufswagen

Eine erfundene Landbäckerei: Backstube im Dorf, fünf Filialen in den Orten ringsum, ein Verkaufswagen für die Dörfer ohne Laden und vier Kantinen als Großkunden. Der Inhaber ist Bäckermeister, seine Frau führt das Büro, dazu kommen ein Backstubenleiter, eine Bezirksleiterin für die Filialen und rund vierzig Leute in Backstube und Verkauf.

An einem Ostersamstag lief nach einem Update das Bestellsystem nicht mehr, und das Passwort für die Verwaltung kannte nur der Inhaber, der verreist war. Heute sieht der Backstubenleiter die Sammlung „Backstube“, die Bezirksleiterin die fünf Filialsammlungen, „Verkaufswagen“ und „Kasse Verwaltung“. Die Filialleitungen sehen jeweils ihre Filiale. Der Inhaber ist Eigentümer der Organisation im Tresor und hat seiner Frau einen Notfallzugang eingeräumt. Fällt er aus, übernimmt sie darüber sein Konto, hat damit seine Rolle als Eigentümer und kommt an alle Sammlungen. Wie das abläuft, beschreibt der Ratgeber Notfallzugriff auf Firmenpasswörter.

Kosten für eine Bäckerei

Die Wartung des Tresors kostet 16,99 € im Monat inkl. MwSt., egal wie viele Filialen und Konten dazukommen. Die Mindestlaufzeit beträgt 12 Monate, die Einrichtung ist im Preis. Den Server mietet Ihr Betrieb direkt bei netcup, ab 3,69 € im Monat inkl. MwSt. Wir arbeiten nur für Unternehmer. Wie sich ein Festpreis gegenüber Preisen pro Nutzer rechnet, zeigt der Ratgeber Was ein Passwort-Manager kostet.

Eine Sicherung des Tresors gibt es mit dem Backup-Paket für 7,99 € im Monat inkl. MwSt. Ohne das Paket sichern wir nicht, Sie exportieren den Tresor dann selbst verschlüsselt. Hilfe im Alltag rechnen wir nach Aufwand ab, 74,99 € je Stunde inkl. MwSt., je angefangener Viertelstunde, montags bis freitags von 8 bis 18 Uhr. Bei einer Bäckerei mit einem Laden, in der nur der Inhaber die Zugänge braucht, lohnt sich ein Tresor für ein Team kaum. Wie die Sammlungen bei Ihnen aussehen könnten, besprechen wir im kostenlosen Erstgespräch (15 Minuten) am Telefon oder per Video.

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