Passwort-Manager für die Gastronomie: Kasse, Lieferportale, Schichtleitung

Die Zugänge eines Restaurants verteilen sich auf Kasse, Küche und Büro

Die meisten Leute, die abends im Restaurant arbeiten, brauchen keinen einzigen Zugang. Eine Handvoll Leute braucht dafür sehr viele:

• Kasse: das Backoffice oder die Verwaltungsoberfläche des Kassensystems, der Export der Kassendaten, die Geheimnummern der technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) und das Händlerportal des Kartenterminals.
• Bestellungen von Gästen: die Partnerkonten der Lieferplattformen, das Tablet in der Küche, auf dem sie laufen, und das Reservierungssystem für Tische.
• Einkauf: der Onlineshop des Großhändlers, das Bestellportal des Getränkelieferanten, Kundenkonten bei Lieferanten für Kaffee, Wäsche oder Fettabscheider-Wartung.
• Büro: ELSTER, Lohnabrechnung, Dienstplan-App, die Unternehmensprofile auf Karten- und Bewertungsplattformen, die Website mit Speisekarte.

Steht das alles in einer Kladde im Büro oder nur im Kopf des Inhabers, fehlt es genau dann, wenn er nicht da ist. Warum eine Tabelle oder der Browser kein guter Ersatz für die Kladde sind, erklärt der Ratgeber Passwörter in Excel oder im Browser.

Kasse und TSE: zwei Sammlungen, eine davon nur für den Inhaber

Nach § 146a AO muss eine elektronische Kasse jeden Geschäftsvorfall einzeln aufzeichnen, und eine zertifizierte TSE schützt diese Aufzeichnungen. Die Bediener haben damit wenig zu tun, sie buchen mit ihrem eigenen Schlüssel oder ihrer eigenen Nummer. Wichtig sind die Zugänge dahinter: das Administratorkonto der Kassensoftware, mit dem jemand Artikel, Preise und Bediener anlegt, und die Geheimnummern der TSE, je nach Modell eine Admin-PIN, eine Time-Admin-PIN und eine PUK zum Entsperren.

Kennt diese Daten bisher nur der Kassenhändler, lassen Sie sie sich übergeben. Administratorkonto und PINs legen Sie in eine Sammlung „Kasse Technik“, die PUK in eine eigene Sammlung, die nur Sie und Ihre Stellvertretung sehen. Der Ausdruck mit den Nummern kommt als Scan an den Eintrag, das Papier in den Safe. Der Händler kann ein eigenes Konto bekommen, das nur „Kasse Technik“ sieht. Was nach falschen Eingaben passiert, was der Anwendungserlass zum Ausfall der TSE verlangt und wie lange eine TSE hält, steht ausführlich im Ratgeber TSE-PIN und PUK der Kasse.

Die Kassen-Nachschau kommt ohne Ankündigung

Nach § 146b AO dürfen Amtsträger des Finanzamts während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten ohne vorherige Ankündigung in die Geschäftsräume kommen und die Kasse prüfen. Sie dürfen die elektronischen Aufzeichnungen einsehen und verlangen, dass die Daten über die einheitliche digitale Schnittstelle übermittelt oder auf einem Datenträger bereitgestellt werden.

Übliche Geschäftszeit ist in einem Restaurant auch der Freitagabend, und dann steht vielleicht nur die Schichtleitung im Lokal. Damit sie den Export starten kann, braucht sie den Zugang zum Backoffice der Kasse, die PUK der TSE braucht sie dafür nicht. Welche Daten Ihre Kasse in welchem Format ausgibt, sagt der Hersteller, und was im Einzelfall verlangt werden darf, Ihr Steuerberater. Dieser Text ist keine Rechtsberatung.

ELSTER und die Mitteilung der Kassen

Jede elektronische Kasse muss dem Finanzamt gemeldet werden. § 146a Abs. 4 AO verlangt dafür Name und Steuernummer, Art der TSE, Art und Zahl der Kassen, Seriennummer sowie Datum von Anschaffung oder Außerbetriebnahme, jeweils innerhalb eines Monats. Auf ELSTER gibt es dafür ein eigenes Formular. Eine Mitteilung enthält immer alle Kassen einer Betriebsstätte, und wer zwei Lokale betreibt, meldet für jedes getrennt.

Tauscht ein Restaurant im Sommer eine Kasse aus, meldet also innerhalb eines Monats jemand mit ELSTER-Zugang die neue und die alte Kasse, zusammen mit allen anderen dieses Lokals. Die „Art der TSE“ besteht laut Anwendungserlass aus Zertifizierungs-ID und Seriennummer der TSE. Notieren Sie beides, dazu Seriennummer und Anschaffungsdatum jeder Kasse, direkt am Eintrag im Tresor, dann sucht niemand den Lieferschein.

Für den ELSTER-Zugang einer Firma gibt es das Organisationszertifikat. Laut dem Leitfaden von Mein Unternehmenskonto kann ein Unternehmen mehrere davon beantragen, und zu jedem gehört genau ein Benutzerkonto mit eigenem Postfach. Meldet bei Ihnen eine Büroleitung, raten wir zu einem eigenen Zertifikat für sie, statt Ihre Datei weiterzureichen. Wie Sie das beantragen und die Kopien ablegen, beschreibt der Ratgeber ELSTER-Zertifikat im Team.

Lieferplattformen, Reservierung und Großhandel

Das Tablet der Lieferplattform steht in der Küche und ist rund um die Uhr angemeldet. Läuft darauf dasselbe Konto, mit dem sich auch Speisekarte, Öffnungszeiten oder die Bankverbindung für Auszahlungen ändern lassen, kommt jeder in der Küche an diese Einstellungen. Bietet die Plattform getrennte Zugänge für das Gerät in der Küche und für die Verwaltung, nutzen Sie beide. Das Passwort der Verwaltung gehört dann in die Sammlung des Inhabers, das Gerätepasswort in die der Küche.

Bestellt bei Ihnen die Küchenleitung beim Großhandel und beim Getränkelieferanten und bezahlt das Büro, gehören die Bestellzugänge in die Sammlung „Küche und Einkauf“. Das Onlinebanking bleibt beim Büro, aber außerhalb des Tresors: Wer bezahlt, hat bei der Bank einen eigenen Zugang mit Vollmacht (siehe Onlinebanking für Mitarbeiter). Wie Sie solche Zugänge über den Tresor freigeben, statt das Passwort auf einen Bierdeckel zu schreiben, steht im Ratgeber Passwörter im Team teilen.

Sammlungen für ein Restaurant

Für jede Sammlung legen Sie fest, wer nur lesen und wer ändern darf. Die Aufteilung stimmen wir bei der Einrichtung mit Ihnen ab.

Aushilfen brauchen meist kein Konto im Tresor

Eine Aushilfe, die am Wochenende kellnert, bucht mit ihrem Bedienerschlüssel an der Kasse und braucht sonst keinen Zugang. Geben Sie ihr auch keinen: Je weniger Leute die Passwörter kennen, desto weniger müssen Sie ändern, wenn jemand geht. Ein Konto im Tresor lohnt sich für die, die Verantwortung tragen, also Schichtleitung, Küchenleitung und Büro. Weil es keine Nutzergrenze gibt, kostet jedes weitere Konto nichts extra.

Geht eine Schichtleitung, sperrt der Inhaber ihr Konto im Tresor. Der Tresor zeigt, welche Sammlungen sie sehen konnte, und deren Passwörter ändern Sie danach, zuerst das Backoffice der Kasse und das WLAN für das Personal. Kannte sie die Admin-PIN der TSE, ändern Sie auch diese. Den Bedienerschlüssel deaktivieren Sie in der Kasse selbst. Die vollständige Liste steht in der Checkliste, wenn ein Mitarbeiter die Firma verlässt.

Ein Beispiel: das Ausflugslokal am Radweg

Ein erfundener Betrieb mit Gaststube und Biergarten, im Sommer bis 22 Uhr geöffnet, im Winter mit Lieferdienst. Der Inhaber ist 61, seine Tochter führt abends die Schicht, dazu kommen zwei Köche, eine Bürokraft an zwei Vormittagen und vierzehn Aushilfen, meist Studierende. Alle Zugänge kannte der Inhaber, die TSE-PUK hatte nur der Kassenhändler.

Als die Kasse während seines Urlaubs nach einem Update keine Belege mehr druckte, kam niemand ins Backoffice, und der Händler war erst am Montag erreichbar. Heute arbeiten fünf Personen mit dem Tresor: Inhaber, Tochter, die beiden Köche und die Bürokraft. Die Aushilfen haben keine Konten. Die Tochter sieht „Schichtleitung“ und kommt damit ins Backoffice. Für Kasse Technik, PUK und Büro hat ihr der Vater, Eigentümer der Organisation im Tresor, einen Notfallzugang eingeräumt. Die Köche sehen „Küche und Einkauf“. Wie so ein Notfallzugang gedacht ist, beschreibt der Ratgeber Notfallzugriff auf Firmenpasswörter.

Kosten für einen Gastronomiebetrieb

Die Wartung des Tresors kostet 16,99 € im Monat inkl. MwSt., bei 12 Monaten Mindestlaufzeit und ohne Grenze bei der Zahl der Nutzer. Die Einrichtung ist dabei. Den Server bucht Ihr Betrieb direkt bei netcup, ab 3,69 € im Monat inkl. MwSt. Für das Ausflugslokal mit fünf Konten macht das 20,68 € im Monat oder rund 4,14 € pro Person. Wir arbeiten nur für Unternehmer.

Sichern lässt sich der Tresor über das Backup-Paket für 7,99 € im Monat inkl. MwSt. Ohne das Paket sichern wir nicht, Sie exportieren den Tresor dann selbst verschlüsselt, das zeigen wir bei der Einrichtung. Hilfe im Alltag berechnen wir nach Aufwand, 74,99 € je Stunde inkl. MwSt., je angefangener Viertelstunde.

Betreiben Sie auch Gästezimmer, lesen Sie die Seite für Hotels und Pensionen. Ihre Fragen zu Kasse und Tresor besprechen wir im kostenlosen Erstgespräch (15 Minuten) am Telefon oder per Video.

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