Passwort-Manager für Reisebüros: ein Login für alle, eine Kennung für jeden

Die Systeme am Beratungsplatz

Während eines Beratungsgesprächs wechselt eine Expedientin zwischen mehreren Systemen. Jedes braucht eine Anmeldung, und einige davon teilt sich das ganze Büro:

• Reservierungssystem: für Flüge, Hotels und Mietwagen, angemeldet wird mit einer persönlichen Kennung.
• Buchungssysteme für Pauschalreisen: die Oberfläche, über die das Büro Angebote der Veranstalter vergleicht und bucht.
• Agenturportale: Expedientenportale der Veranstalter und Fluggesellschaften für Sonderangebote, Infos, Provisionsübersichten und Schulungen.
• Kooperation oder Kette: Intranet und Abrechnungsportal der Kooperation, der das Büro angehört.
• Büro: Kundenverwaltung, E-Mail, Website, Firmenprofile in sozialen Netzwerken, Telefonanlage, Portale für Bahn, Fähren und Reiseversicherungen.

Hängen diese Zugänge bei Ihnen als Zettel am Monitor oder stehen sie in einer Datei auf dem gemeinsamen Laufwerk, beginnen Sie mit dem Ratgeber zu Passwörtern in Excel und im Browser.

Agenturportale: ein Login für das ganze Büro

Mehrere Portale vergeben den Zugang je Agentur und nicht je Person. Bei einem Anbieter von Reiseextras meldet sich das Reisebüro mit Agenturnummer und Passwort an. Eine Fluggesellschaft hat ihr Infoportal für Agenturen im März 2026 umgestellt und lässt dort einen Zugang pro Agentur zu. Ein Veranstalter gibt seit 2017 jedem Partnerbüro einen eigenen Zugang, vorher reichten Postleitzahl und Agenturnummer.

Im Büro arbeiten dann vier Expedientinnen mit demselben Passwort. Ändert eine es, kommen die anderen am nächsten Morgen mit dem alten nicht mehr hinein. Liegt der Zugang im Tresor, trägt die Person, die das Passwort ändert, das neue gleich dort ein, und alle mit Zugriff auf die Sammlung haben es sofort. Wie Sie Zugänge so weitergeben statt per Zuruf oder E-Mail, steht im Ratgeber Passwörter im Team teilen.

Fragt ein Portal beim Anmelden einen Bestätigungscode aus einer App ab, kann dessen Schlüssel beim Zugang im Tresor liegen. Jede berechtigte Person ruft den Code dann selbst ab. Kommt der Code per SMS, bleibt er an das Handy mit dieser Nummer gebunden. Der Ratgeber 2FA-Codes im Team erklärt die Grenzen. Am Tresor selbst gilt die Zwei-Faktor-Pflicht für alle Mitarbeiter. Eigentümer und Administratoren richten den zweiten Faktor selbst ein.

Die Kennung im Reservierungssystem bleibt persönlich

Im Reservierungssystem sollte jede Person mit ihrer eigenen Kennung arbeiten. Dann ist nachvollziehbar, wer eine Buchung angelegt, geändert oder storniert hat. Geht jemand, sperren Sie eine Kennung, und das übrige Büro bucht weiter. Die Hilfe eines der großen Systeme nennt eine Gültigkeit der Passwörter von 90 Tagen, danach verlangt das System ein neues.

Die persönliche Kennung gehört deshalb nicht in eine gemeinsame Sammlung. Jede Expedientin kann sie in ihrem persönlichen Tresor ablegen, den nur sie selbst sieht. Hat Ihr Büro einen eigenen Verwaltungszugang für das System, legen Sie ihn in eine Sammlung nur für die Leitung.

Ausweise und Karten der Kunden haben im Tresor nichts zu suchen

Bei der Buchung bekommt ein Reisebüro Daten, die heikler sind als ein Portal-Passwort: Ausweisdaten für Fernreisen, Geburtsdaten aller Mitreisenden, Kreditkarten für Anzahlungen. Für den Personalausweis gilt § 20 Abs. 2 PAuswG. Danach darf ihn nur der Inhaber ablichten oder eine andere Person mit seiner Zustimmung, die Kopie muss eindeutig und dauerhaft als Kopie erkennbar sein, und wer nicht Inhaber ist, darf sie nicht an Dritte weitergeben.

Der Bundesbeauftragte für den Datenschutz ergänzt: Die Kopie darf nur zur Identifizierung dienen, und der Empfänger muss sie unverzüglich vernichten, sobald der Zweck erreicht ist. Zugangsnummer und Seriennummer darf der Kunde schwärzen, auf diese Möglichkeit muss das Büro ihn hinweisen.

Als Dateianhang im Tresor bliebe so eine Kopie liegen, bis sich jemand an sie erinnert. Legen Sie Kundendaten deshalb in der Buchung und der Kundenverwaltung ab, löschen Sie Kopien, sobald Sie sie nicht mehr brauchen, und nehmen Sie Kartendaten nur über die Zahlungswege entgegen, die Veranstalter oder Kartenterminal vorsehen. Fragen zu den Pflichten Ihres Büros beantwortet die Datenschutz-Aufsicht Ihres Landes. Dieser Text ist keine Rechtsberatung.

Sammlungen für mehrere Filialen

Mit der zweiten Filiale stellt sich die Frage, welche Zugänge alle teilen und welche zu einem Standort gehören. Ein Tresor reicht für alle Filialen. Jede Sammlung bekommt Lese- oder Bearbeitungsrechte für bestimmte Personen.

Hilft eine Expedientin für zwei Wochen in der anderen Filiale aus, gibt ihr der Verantwortliche deren Sammlung frei und nimmt sie danach wieder weg. Eine neue Kollegin lädt er per E-Mail ein. Weil der Preis keine Nutzergrenze hat, kostet weder die eine noch die andere etwas extra.

Den Zugang zum Firmenprofil eines Standorts in Kartendiensten legen Sie in die Sammlung dieser Filiale. Dann beantwortet jedes Team die Bewertungen seiner eigenen Kunden, und die Zugänge der anderen Filiale bekommt es nicht zu sehen.

Wenn eine Expedientin das Büro verlässt

1. Der Verantwortliche sperrt ihr Konto im Tresor.
2. Die Büroleitung lässt ihre Kennung im Reservierungssystem sperren, je nach System selbst oder über den Anbieter.
3. Sie ändern die Passwörter der Agenturportale, die das ganze Büro mit einem Login nutzt. Die Kollegin kannte sie, und der Tresor zeigt, welche Sammlungen sie sehen konnte.
4. Wo Veranstalter persönliche Konten für Schulungen oder Prämien führen, melden Sie das Ausscheiden dort.

Die übrigen Schritte, von E-Mail bis Telefonanlage, stehen in der Checkliste für den Abschied eines Mitarbeiters.

Beispiel: zwei Filialen mit Gruppenreisen

Ein erfundenes Reisebüro mit zwei Filialen hat sich auf Kreuzfahrten und Gruppenreisen für Vereine spezialisiert: die Inhaberin, eine Filialleiterin, vier Expedientinnen und eine Auszubildende. An einem Samstag im Frühjahr änderte die eine Filiale das Passwort eines Veranstalterportals. Die andere kam bis Montag nicht hinein und konnte einer Vereinsgruppe kein Angebot schicken.

Heute liegen die gemeinsamen Portale in „Alle Filialen“, die Auszubildende sieht nur diese Sammlung. Die Filialleiterin sieht zusätzlich „Büroleitung“. Die Abrechnung mit der Kooperation liegt in diesem Büro nicht in „Büroleitung“, sondern in einer Sammlung, die nur die Inhaberin sieht. Sie ist Eigentümerin der Organisation im Tresor. Damit das Büro an diese Zugänge kommt, falls sie ausfällt, hat sie der Filialleiterin einen Notfallzugang eingeräumt. Das Geschäftskonto steht in keiner Sammlung. Soll die Filialleiterin im Ernstfall Zahlungen erledigen, braucht sie dafür eine eigene Vollmacht der Bank (siehe Onlinebanking für Mitarbeiter). Die Ausweiskopien der letzten Vereinsreise lagen früher in einem Ordner auf dem Laufwerk, jetzt löscht das Büro sie, sobald die Reise gebucht ist. Den Ablauf beschreibt der Ratgeber zum Notfallzugriff auf Firmenpasswörter.

Kosten für das Reisebüro

Ein Büro mit einer Filiale zahlt für die Wartung dasselbe wie eines mit vier: 16,99 € im Monat inkl. MwSt., 12 Monate Mindestlaufzeit, Einrichtung eingeschlossen. Dazu kommt der Server, den Ihr Reisebüro auf eigenen Namen bei netcup mietet, ab 3,69 € im Monat inkl. MwSt. Das Angebot richtet sich nur an Unternehmer. Gesichert wird der Tresor nur mit dem Backup-Paket für 7,99 € im Monat inkl. MwSt., ohne dieses Paket sichern wir nicht, und Ihr Büro exportiert ihn selbst. Wer im Alltag Hilfe braucht, zahlt nach Aufwand 74,99 € je Stunde inkl. MwSt., abgerechnet je angefangene Viertelstunde.

Ähnliche Fragen zu geteilten Portalen haben Hotels und Pensionen. Ob der Tresor zu Ihrem Büro passt, besprechen wir im kostenlosen Erstgespräch (15 Minuten) am Telefon oder per Video.

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