Dem Steuerbüro Zugang geben, ohne das eigene Passwort herauszugeben

Die Kanzlei arbeitet mit eigenen Zugängen

Ihr Steuerbüro braucht keines Ihrer Passwörter. Für jeden der drei Bereiche gibt es einen eigenen Weg: Im Buchhaltungsprogramm laden Sie die Kanzlei als Steuerberater oder als eigenen Benutzer ein. Gegenüber dem Finanzamt arbeitet sie mit ihrem eigenen ELSTER-Zugang und einer Vollmacht, die Sie unterschreiben. Die Kontoumsätze bekommt sie über eine Schnittstelle der Bank, über Ihr Buchhaltungsprogramm oder als Export.

Ihre PIN für das Onlinebanking, Ihr persönliches ELSTER-Zertifikat und der Login, mit dem Sie selbst die Buchhaltung verwalten, bleiben bei Ihnen. Hat die Kanzlei bisher mit Ihren Daten gearbeitet, richten Sie die eigenen Zugänge ein und ändern danach Ihre Passwörter. Welcher Weg in Ihrem Fall gilt, hängt vom Programm ab, mit dem Sie und die Kanzlei arbeiten.

Buchhaltungsprogramm: Einladung statt Weitergabe

In Lexware Office heißt die Funktion Steuerberater-Zugang. Laut Hilfe-Artikel vom 16.07.2026 läuft die Einladung so: Einstellungen, Benutzer, „+ Steuerberater anlegen“, Anrede, Name und E-Mail-Adresse der Kanzlei eintragen, „Einladung versenden“. Das geht nur im Browser am Rechner, nicht in der App, und Sie brauchen dafür die Berechtigung „Administration“. Die Kanzlei registriert sich über den Link in der E-Mail selbst und legt ein eigenes Passwort fest. Der Link gilt sieben Tage.

Einzelne Bereiche können Sie der Kanzlei in Lexware Office nicht sperren. Sie sieht laut Hilfe alle Informationen im Account, auch alle angebundenen Bankkonten. Wer das nicht will, muss beim Export bleiben. Den Lohnbereich schalten Sie getrennt frei, über die drei Punkte neben der Kanzlei unter „Steuerberater-Zugänge“. Wer sich wann angemeldet hat, steht unter Einstellungen in der Protokollierung.

Bei DATEV Unternehmen online vergibt ein Administrator der Kanzlei die Rechte. Laut DATEV-Hilfe (Dokument 1034254, Stand 16.05.2025) gelten sie für alle Zugangsmedien, die einer Person zugeordnet sind, etwa die App DATEV SmartLogin auf ihrem Handy. Liegen Ihre Daten unter einer Beraternummer, die Ihre Firma selbst nutzt, kann die Kanzlei jemanden bei Ihnen zum Rechteadministrator machen. Ihre Bürokraft arbeitet also mit einem eigenen Zugangsmedium und eigenen Rechten, nicht mit Ihrem Handy. Wie Sie das Medium bestellen, klären Sie mit der Kanzlei.

Arbeitet Ihr Programm anders, suchen Sie in seiner Hilfe nach „Steuerberater“, „Benutzer anlegen“ oder „Rechte“. Gibt es weder das eine noch das andere, schicken Sie der Kanzlei den Export, den sie braucht, und behalten den Login für sich.

Finanzamt: Vollmacht und Datenabruf

ELSTER schreibt auf seiner Seite zur Sicherheit: Wer seine Steuerdaten von einem Dritten übermitteln lässt, gibt sein persönliches Zertifikat trotzdem nie weiter, auch nicht als Unternehmer. Der Datenübermittler registriert sich selbst bei Mein ELSTER und übermittelt dann in Ihrem Auftrag. Für die Kanzlei ist das ihr eigenes Konto.

Damit die Kanzlei Bescheide, Steuerkontodaten und Belege für die vorausgefüllte Steuererklärung abrufen kann, braucht sie Ihre Vollmacht auf dem amtlichen Muster. Die Bundessteuerberaterkammer betreibt dafür die Vollmachtsdatenbank. Sie unterschreiben das Formular, auch auf einem Unterschriftenpad, und die Kanzlei überträgt die Daten an die Finanzverwaltung. Nach der Kammer ist das Formular auf eine Vollmacht für alle Bereiche angelegt, Sie können sie aber einschränken. Ihr Steuerkonto etwa darf die Kanzlei nur abrufen, wenn die Vollmacht dieses Recht enthält. Lesen Sie die Kreuze vor der Unterschrift durch.

Als Empfänger eines ELSTER-Organisationszertifikats nennt ELSTER Mitarbeiter der Firma. Die Kanzlei übermittelt mit ihrem eigenen Zugang und braucht es nicht. Wie Sie mehrere Zertifikate in der Firma verteilen und wo die Kopien liegen, steht unter ELSTER-Zertifikat im Team.

Kontoumsätze ohne Bankzugang

Für Kanzleien mit DATEV gibt es das Service-Rechenzentrumsverfahren, einen Teil des DATEV Bankdatenservice. Die Kanzlei legt Ihre Bankverbindung im Rechnungswesen-Programm an und sendet sie an DATEV. Das Programm druckt dazu eine Teilnahmeerklärung, die Sie als Kontoinhaber unterschreiben und bei Ihrer Bank abgeben. Danach holt DATEV die Umsätze jeden Werktag bei der Bank ab, Ihre Zugangsdaten braucht dabei niemand. DATEV berechnet dafür einen Monatspreis je Bankverbindung, und Ihre Bank kann Gebühren verlangen. Fragen Sie vorher, was sie kostet.

Mit Lexware Office sieht die Kanzlei laut Hilfe auch die Bankkonten, die Sie dort angebunden haben. In allen anderen Fällen exportieren Sie die Kontoauszüge aus dem Onlinebanking und schicken sie verschlüsselt, zum Beispiel über einen sicheren Link mit Ablaufdatum. Ob Ihre Bank einen eigenen Lesezugang für die Buchhaltung anbietet, erfahren Sie dort.

Ihre Bankzugangsdaten gehören weder in die Hände der Kanzlei noch in einen Passwort-Tresor. Wer in Ihrer Firma selbst überweist, bekommt einen eigenen Zugang mit Vollmacht, beschrieben unter Bankzugänge für Mitarbeiter.

Was davon in einen Firmentresor passt

Ihr eigener Login für das Buchhaltungsprogramm ist ein persönlicher Zugang. Er kann im persönlichen Bereich Ihres Tresor-Kontos liegen. Damit die Firma weiterkommt, wenn Sie ausfallen, bekommt eine zweite Person im Programm selbst die Rechte, die sie dann braucht, etwa die Berechtigung „Administration“ in Lexware Office.

In eine Sammlung „Steuer und Buchhaltung“, die Inhaber und Vertretung öffnen, gehören die Angaben rund um die Zusammenarbeit:

• Name, Telefon und Ansprechpartnerin der Kanzlei, dazu Ihre Mandantennummer
• eine Notiz, welcher Zugang seit wann besteht: Steuerberater-Zugang im Programm, Vollmacht für das Finanzamt, Teilnahmeerklärung bei der Bank
• Kopien der unterschriebenen Vollmacht und der Teilnahmeerklärung als Anhang
• die Kopien Ihrer ELSTER-Organisationszertifikate, wenn Sie sie dort ablegen, für die Personen, die sie nutzen dürfen

Nicht hinein gehören die Zugangsdaten für das Onlinebanking und Ihr persönliches ELSTER-Zertifikat, auch nicht im persönlichen Bereich. In einem Firmentresor, wie wir ihn einrichten, können Eigentümer und Administratoren vergessene Master-Passwörter von Mitarbeitern zurücksetzen und kommen damit an deren persönlichen Bereich. Wer per Notfallzugang Ihr Konto übernimmt, kommt auch an Ihren persönlichen Bereich. Wie die übrigen Zugänge der Firma verteilt werden, steht unter Passwörter im Team teilen.

Typische Fehler in kleinen Betrieben

• Die Kanzlei hat den Login des Chefs. Dann kann sie alles, was er kann, auch Benutzer anlegen und Einstellungen ändern. Mit einem eigenen Zugang sehen Sie in Lexware Office im Protokoll, wann sich die Kanzlei angemeldet hat.
• Die Bank-PIN liegt in der Kanzlei, damit dort jemand die Auszüge holt. Mit Teilnahmeerklärung oder Export ist das nicht nötig.
• Nach dem Kanzleiwechsel bleibt der alte Zugang. In Lexware Office beenden Sie die Zusammenarbeit selbst, den Account der Kanzlei kann laut Hilfe nur die Kanzlei löschen. Was bei der Vollmacht für das Finanzamt mit der alten Kanzlei geschieht, sprechen Sie mit beiden ab.
• Unterlagen gehen als offene Mail-Anhänge hinaus. Lohnjournale und Kontoauszüge verschicken Sie besser verschlüsselt, mehr dazu unter Verschlüsselte PDF verschicken.

Beispiel: ein Fahrradladen mit Werkstatt

Ein erfundener Fahrradladen mit sieben Leuten, davon drei in der Werkstatt, macht seine Rechnungen in Lexware Office. Die Kanzlei arbeitet mit DATEV. Bis zum Frühjahr hatte sie den Lexware-Login der Inhaberin, und einmal im Monat rief die Buchhalterin der Kanzlei an, um die TAN für den Abruf der Kontoauszüge zu bekommen.

Heute ist die Kanzlei als Steuerberater-Zugang eingeladen, mit freigeschaltetem Lohnbereich, und sieht das angebundene Geschäftskonto dort. Die Inhaberin hat danach ihr Lexware-Passwort und ihre Bank-PIN geändert. Die Vollmacht für das Finanzamt hat sie unterschrieben, die Kanzlei hat sie übertragen. Im Tresor liegt eine Sammlung für sie und ihren Werkstattmeister, der sie vertritt, mit Kopien beider Unterlagen und einer Notiz zu den Zugängen. Der Meister hat in Lexware Office einen eigenen Benutzer mit Administration. Welche Zugänge im Handel sonst an einer Person hängen, zeigt die Seite für den Einzelhandel.

Bei Passwortheld

Für die Zugänge, die in der Firma geteilt werden dürfen, richten wir einen Tresor auf einem kleinen Server ein, den Ihre Firma bei netcup mietet. Die Inhalte sind Ende-zu-Ende-verschlüsselt, Ihre Passwörter können wir nicht lesen. Zwei-Faktor-Pflicht für alle Mitarbeiter. Eigentümer und Administratoren richten den zweiten Faktor selbst ein. Fällt die Geschäftsführung aus, hilft der Notfallzugang, beschrieben unter Notfallzugriff auf Firmenpasswörter. Räumen Sie ihn nur einer Person ein, die die Zugänge in Ihren Sammlungen auch nutzen darf, denn sie übernimmt danach Ihr Konto mit der Eigentümerrolle.

Die Wartung kostet 16,99 € im Monat inkl. MwSt., als Festpreis ohne Kosten pro Nutzer und mit 12 Monaten Mindestlaufzeit. Dazu kommt die Servermiete bei netcup ab 3,69 € im Monat inkl. MwSt. Das Angebot gilt nur für Unternehmer. Eine Sicherung gibt es mit dem Backup-Paket für 7,99 € im Monat inkl. MwSt., ohne das Paket sichern wir den Tresor nicht. Hilfe im Alltag rechnen wir nach Aufwand ab: 74,99 € je Stunde inkl. MwSt., abgerechnet je angefangener Viertelstunde. Fragen klären wir im kostenlosen Erstgespräch (15 Minuten), am Telefon oder per Video.