Zugang zu Transparenzregister und Bundesanzeiger: auf wen das Konto läuft

Das Konto gehört einer Person

Ein Nutzerkonto beim Transparenzregister ist laut HilfeCenter personengebunden. Sammel- oder Unternehmenskonten gibt es nicht, und an das Konto einer Kollegin kommt auch im Urlaub niemand heran. Selbst wenn jemand das Konto für die Firma führt, hängt es an seiner E-Mail-Adresse, etwa der Geschäftsführung, der Steuerkanzlei mit Vollmacht oder eines früheren Geschäftsführers. Ein vergessenes Passwort setzen Sie unter „Passwort vergessen“ selbst zurück, der Link geht an die E-Mail-Adresse des Kontos. Kommt niemand mehr an dieses Postfach, legt die heutige Geschäftsführung ein eigenes Konto an.

Beim Bundesanzeiger heißt der Zugang Publikations-Plattform. Sie melden sich mit E-Mail-Adresse oder Benutzername an, ein vergessenes Passwort setzt ebenfalls ein Link per E-Mail neu. Gibt Ihre Steuerkanzlei den Jahresabschluss ab, nutzt sie ihr eigenes Konto als „Einsender für Dritte“ und führt Ihre Firma dort als Kunden. Seit dem 1. August 2022 muss sich jede Person, die Jahresabschlüsse an das Unternehmensregister übermittelt, vorher einmal elektronisch identifizieren: per Video, mit dem Online-Ausweis oder als Steuerberater über die Steuerberaterplattform. Einen Weg über ELSTER nennen die Hilfeseiten beider Plattformen nicht.

Wer das Konto angelegt haben kann

Beim Bundesanzeiger ist die Lage einfacher. Hat immer die Kanzlei offengelegt, braucht Ihre Firma dort kein eigenes Konto. Hat Ihre Firma selbst veröffentlicht, hat sich eine Person mit ihrer E-Mail-Adresse registriert, die zugleich der Benutzername ist, und steht als Ansprechpartner im Konto. Wie Sie der Kanzlei sonst Zugang geben, ohne eigene Passwörter herauszugeben, steht unter Steuerberater Zugang geben.

Transparenzregister: so kommen Sie wieder hinein

1. Passwort zurücksetzen. Unter der Anmeldung auf „Passwort vergessen?“ klicken und die E-Mail-Adresse des Kontos eingeben. Ändern kann die Zugangsdaten nur die Person selbst, das Register tut es laut HilfeCenter nicht.
2. Konto übertragen, solange jemand das Passwort kennt. Der bisherige Inhaber meldet sich an und überschreibt unter „Meine Aktionen“, „Mein Nutzerkonto“, „Zugangsdaten“ seine Adresse mit der neuen. Dazu gibt er das alte Passwort ein. An die neue Adresse geht ein Link, der einen Tag lang gilt, und für diese Adresse darf noch kein Konto bestehen. Nutzerdaten und eine Freischaltung zur Einsichtnahme setzt das Register dabei zurück. Es empfiehlt der neuen Inhaberin, zuerst das Passwort zu ändern.
3. Altes Konto sperren lassen. Hat der frühere Inhaber keine Berechtigung mehr, schreiben Sie dem Service des Registers mit der zehnstelligen Kundennummer. Die Adresse des gesperrten Kontos gibt das Register danach nicht für neue Konten frei.
4. Neues Konto anlegen. Dafür reichen eine gültige E-Mail-Adresse und ein Passwort mit 8 bis 50 Zeichen aus Buchstaben, Ziffern und Sonderzeichen. Den Aktivierungslink bestätigen Sie innerhalb eines Tages.

Nachweisen lässt sich eine Eintragung laut HilfeCenter nur mit dem Registerauszug. Die Eingangsmitteilung nach einer Meldung bestätigt lediglich den Eingang und liegt nur vierzehn Tage im Konto, danach fordern Sie sie mit der zwölfstelligen Vorgangsnummer beim Service an.

Einen Auszug über die eigene Firma bekommen Sie gegen Gebühr mit einem Antrag auf Einsichtnahme und dem Anlass „Selbstauskunft“. Dafür erweitern Sie das Konto um die Einsichtnahme und identifizieren sich per Videotelefonie, mit dem Online-Ausweis oder per Datei-Upload, dann kommt eine Verifizierungsnummer per Post. Führen Sie das Konto für die Firma, verlangt das Register zusätzlich Nachweise der Firma und Ihrer Berechtigung. Einzelvertretungsberechtigte Geschäftsführer belegen sie über den aktuellen Handelsregisterauszug.

Bundesanzeiger und Unternehmensregister: so kommen Sie wieder hinein

Ein Konto der Publikations-Plattform gilt nach der Arbeitshilfe Registrierung auch für den Bundesanzeiger und das Unternehmensregister, eine E-Mail-Adresse lässt sich nur einmal registrieren. Das Passwort braucht dort mindestens 12 Zeichen. Den Zugang selbst holen Sie über „Passwort vergessen?“ zurück.

Schwieriger ist die Identifizierung. Sie hängt an der Person, die tatsächlich übermittelt, und ist laut Hilfe einmal je Person nötig, gegen Gebühr nach dem Justizverwaltungskostengesetz und nach einer Namensänderung erneut. War die frühere Geschäftsführerin identifiziert, muss sich ihr Nachfolger trotzdem selbst identifizieren. Das geht unter „Meine Daten“, „Ansprechpartner“, und die Plattform rät, es frühzeitig zu erledigen.

Ohne Identifizierung lässt sich kein Jahresabschluss an das Unternehmensregister übermitteln, laut Hilfe droht dann Säumnis bei der Offenlegung. Für Geschäftsjahre, die vor 2022 begannen, gehen die Unterlagen weiter an den Bundesanzeiger, und dort ist keine Identifizierung nötig.

Die Firmendaten eines Kontos sind nach dem Abgleich mit dem Handelsregister fest zugeordnet und lassen sich nicht mehr ändern. Stimmt die Zuordnung nicht, registrieren Sie sich laut Hilfe neu. Löschen lassen Sie alte Registrierungsdaten per E-Mail beim Verlag. Ansprechpartner, E-Mail-Adresse und Passwort ändern Sie unter „Meine Daten“, „Stammdaten“, etwa wenn die Geschäftsführung wechselt.

So legen Sie die Konten künftig ab

Eine Adresse, die in der Firma bleibt

Beide Plattformen verlangen eine dauerhaft gültige E-Mail-Adresse, Wegwerfadressen kann das Transparenzregister nach seinen Nutzungsbedingungen ablehnen oder sperren. Nehmen Sie die dienstliche Adresse der Geschäftsführung auf Ihrer eigenen Domain, keine private Adresse und kein Postfach beim Steuerbüro. Rückfragen mit Frist schickt das Register an diese Adresse, und eine veraltete Adresse liest womöglich niemand. Wechselt die Geschäftsführung, übertragen Sie das Konto vor dem letzten Arbeitstag, solange der bisherige Inhaber sich noch anmelden kann. In die Checkliste für den Austritt gehört dieser Punkt ausdrücklich hinein.

Ablage im Tresor je nach Kontoart

Die Eingangsmitteilung enthält Namen, Geburtsdaten und Wohnorte der wirtschaftlich Berechtigten. Die Sammlung „Register“ öffnen deshalb nur Geschäftsführung und Vertretung. Wer im Tresor Eigentümer oder Administrator ist, sieht sie trotzdem, also bekommt nur die Leitung diese Rollen.

Den persönlichen Bereich kann bei Passwortheld nicht nur die Person selbst öffnen. Eigentümer und Administratoren können über die Kontowiederherstellung ihr Master-Passwort zurücksetzen und kommen so an ihre Einträge, ebenso eine Vertrauensperson, die per Notfallzugang ihr Konto übernimmt. Das Register hält seine Konten aber ausdrücklich personengebunden. Für den Ausfall der Geschäftsführung raten wir deshalb zu einem eigenen Konto der Ersatzperson: Ein zweiter Geschäftsführer oder die Kanzlei mit Vollmacht meldet über das eigene Login. Wie der Notfall sonst vorbereitet wird, steht unter Notfallzugriff auf Firmenpasswörter.

Was nicht in den Tresor gehört

• Die PIN des Online-Ausweises, mit der Sie sich bei beiden Plattformen identifizieren. Sie kommt nach unserem Rat weder in eine Sammlung noch in den persönlichen Bereich, aus den oben genannten Gründen.
• Ausweiskopien für die Identifizierung per Datei-Upload. Laden Sie die Datei direkt hoch und legen Sie sie nicht als Anhang ab.
• Das Login der Kanzlei. Sie führt Ihre Firma in ihrem eigenen Konto, ihre Zugangsdaten bleiben bei ihr.
• Das Login eines früheren Geschäftsführers zum Weiterbenutzen. Übertragen oder sperren lassen, nicht heimlich weiter nutzen.

Vorsicht bei E-Mails, die nach Zugangsdaten fragen. Das Transparenzregister warnte am 20.02.2026 und am 29.07.2026 vor gefälschten Mails, zuletzt mit angeblich doppelt erhobenen Gebühren und einem Knopf zum „Erstattungsverfahren“. Laut Register fragt es Zahlungs- oder Zugangsdaten weder per E-Mail noch am Telefon ab.

Die Apps des Tresors schlagen ein gespeichertes Login nur auf der hinterlegten Adresse vor. Das hilft gegen nachgebaute Anmeldeseiten, ersetzt aber nicht den Blick auf die Adresszeile. Wer schon auf eine solche Seite hereingefallen ist: Passwort auf einer Phishing-Seite eingegeben.

Beispiel: Ein Ingenieurbüro übernimmt das Konto des Gründers

Ein erfundener Fall: Eine Ingenieurbüro-GmbH mit neun Beschäftigten bekommt eine neue Gesellschafterin. Die Steuerkanzlei hat geprüft, dass sie wirtschaftlich Berechtigte ist, die Meldung an das Transparenzregister ist fällig. Das Konto hatte der Gründer 2021 mit seiner privaten Adresse angelegt. Er ist seit zwei Jahren im Ruhestand, kennt das Passwort aber noch.

An einem Nachmittag setzt er sich mit dem neuen Geschäftsführer zusammen und überträgt das Konto auf dessen dienstliche Adresse. Der Geschäftsführer bestätigt den Link, ändert das Passwort und legt das Login im persönlichen Bereich seines Tresor-Kontos ab. Danach gibt er die Mitteilung ab und lädt die Eingangsmitteilung sofort herunter. In der Sammlung „Register“ liegen jetzt Kundennummer, Referenznummer und das PDF. Eigentümer der Organisation im Tresor sind nur er und die Prokuristin, deshalb sieht sonst niemand die Sammlung. Den Jahresabschluss übermittelt weiter die Steuerkanzlei aus ihrem eigenen Konto, im Tresor steht dazu nur ihre Ansprechpartnerin. Mehr zu den Zugängen eines Ingenieurbüros steht auf der Seite für Ingenieurbüros.

Bei Passwortheld

Ihre Firma mietet bei netcup einen kleinen Server auf den eigenen Namen, wir richten darauf den Tresor ein und halten ihn aktuell. Was Sie dort ablegen, auch Logins und PDFs, verschlüsseln die Apps Ende zu Ende, wir können es nicht lesen.

Für Einrichtung, Updates und die laufende Prüfung von Erreichbarkeit und Zertifikat zahlen Sie 16,99 € monatlich inkl. MwSt., Mindestlaufzeit 12 Monate, unabhängig von der Zahl der Nutzer. Hinzu kommt der Server, den Sie direkt an netcup zahlen, ab 3,69 € monatlich inkl. MwSt. Das Angebot richtet sich nur an Unternehmer. Gesichert wird der Tresor nur mit dem Backup-Paket für 7,99 € monatlich inkl. MwSt., ohne Paket exportieren Sie ihn selbst. Support kostet nach Aufwand 74,99 € pro Stunde inkl. MwSt., abgerechnet nach angefangenen Viertelstunden. Alles Weitere im kostenlosen Erstgespräch (15 Minuten).