Bis zu 200 Mitarbeiter mit eigenem Benutzernamen
Ein PayPal-Geschäftskonto braucht kein gemeinsames Passwort. Der Inhaber kann laut PayPal-Hilfe bis zu 200 Angestellten Zugriff geben, jeder mit eigenem Benutzernamen und eigener Zugriffsebene. Angelegt werden die Nutzer unter Kontoeinstellungen: neben „Nutzer verwalten“ auf „Aktualisieren“, dann „Nutzer hinzufügen“, Daten eintragen, Berechtigungen wählen, „Fertig“. Der neue Nutzer bekommt eine E-Mail, mit der er sein Konto aktiviert und ein eigenes Passwort festlegt.
Grundlage ist die PayPal-Hilfeseite „Wie verwalte ich die Nutzer in meinem Geschäftskonto?“. Sie trägt kein Datum, die Angaben hier stammen vom Abruf am 15.10.2026. PayPal ändert Menüs gelegentlich, die Bezeichnungen können also abweichen.
Das Passwort des Inhabers bleibt beim Inhaber
In den PayPal-Nutzungsbedingungen (letzte Aktualisierung 07.09.2026) steht unter „Verbotene Aktivitäten“ ausdrücklich: das eigene Passwort an Dritte weitergeben oder das Passwort eines anderen Nutzers verwenden. Im selben Satz schreibt PayPal, dass es nicht für Verluste verantwortlich ist, die durch Missbrauch des Passworts entstehen. Bei nicht autorisierten Zahlungen nennt PayPal als Grund, nicht zu erstatten, unter anderem den Fall, dass jemand seine PayPal-ID oder sein Passwort grob fahrlässig an Dritte weitergegeben hat.
Loggt sich die Versandkraft also mit den Daten der Chefin ein, widerspricht das diesen Bedingungen. Ob die eigene Aushilfe im Sinne der Bedingungen „Dritte“ ist, müssen Sie nicht klären, wenn sie einen eigenen Nutzer hat. Dieser Text ist keine Rechtsberatung.
Rechte je Aufgabe zuschneiden
Beim Anlegen wählen Sie für jeden Nutzer die Kontoberechtigungen aus. Als Beispiele nennt PayPal das Bearbeiten des Profils, das Anzeigen des Kontostands und den Kontakt zum Kundenservice. Für die Planung zählen vor allem diese drei Regeln aus der Hilfe:
| Aufgabe | Was PayPal dazu sagt | Was das für die Planung heißt |
|---|---|---|
| Berichte für die Buchhaltung | Die Berechtigung, Transaktionsübersichten zu planen und herunterzuladen und den Abrechnungsbericht auszuführen, lässt sich nicht mit anderen Berechtigungen kombinieren. | Für die Buchhaltung einen eigenen Nutzer nur für Berichte anlegen |
| Geld senden oder empfangen | Ein Nutzer mit dieser Berechtigung muss eine Verifizierung abschließen. | Nur an die Personen vergeben, die wirklich zahlen oder erstatten |
| Kundenservice | Höchstens 8 Nutzer können das Konto mit dem Kundenservice besprechen. | Festlegen, wer bei Problemen mit PayPal telefoniert |
Zusätzliche Nutzer können laut PayPal keine weiteren Nutzer anlegen oder verwalten, weder für sich noch für andere. Neue Mitarbeiter einrichten, Rechte ändern und Nutzer löschen kann also nur der Hauptzugang. Für Urlaub und Krankheit bekommt die Vertretung deshalb vorab einen eigenen Nutzer mit den Rechten, die sie dann braucht, etwa für Erstattungen. Das Tagesgeschäft läuft so weiter, nur neue Nutzer kann sie nicht anlegen. Wie es weitergeht, wenn der Inhaber auf Dauer ausfällt, klären Sie mit PayPal.
Anmeldung der Nutzer und vergessene Passwörter
In der PayPal-App tragen zusätzliche Nutzer ihren Benutzernamen dort ein, wo sonst „E-Mail-Adresse“ steht. Sagen Sie das neuen Mitarbeitern gleich am ersten Tag. Hat jemand sein Passwort vergessen, ändert der Inhaber es unter Kontoeinstellungen, neben „Nutzer verwalten“ auf „Bearbeiten“, Benutzername, neben „Passwort“ auf „Ändern“.
Einfacher ist „Passwortaktualisierung erzwingen“: Sie öffnen auf der Seite „Nutzer verwalten“ die Nutzer-ID und klicken neben dieser Option auf „Senden“. Der Mitarbeiter legt dann beim nächsten Login selbst ein neues Passwort fest, und der Inhaber muss ihm keines diktieren.
Zweistufige Verifizierung für den Hauptzugang
Für die zweistufige Verifizierung beschreibt PayPal den Weg über Einstellungen, Sicherheit und „Einrichten“ neben „Zweistufige Verifizierung“, dann „Authentifizierungs-App verwenden“. Das geht laut PayPal nur im Webbrowser, nicht in der PayPal-App. Wer bisher Codes per SMS bekommt und diese Option abschaltet, kann sie laut PayPal nicht wieder einschalten.
Den Hauptzugang nutzt nach der Umstellung nur noch der Inhaber, also gehören auch die Codes nur auf sein Handy. Solange alle über seinen Login arbeiten, hängt jede Anmeldung im Versand an seinem Code, und mit dem Code wandert bald auch das Passwort durchs Team. Wie Firmen Codes für Konten ohne eigene Nutzer im Team teilen, steht im Ratgeber Bestätigungscodes im Team teilen. Für PayPal ist dieser Weg nicht nötig, weil jeder seinen eigenen Login hat.
Ob jeder zusätzliche Nutzer die zweistufige Verifizierung für seinen eigenen Login einschalten kann oder muss, beschreiben die PayPal-Hilfeseiten, die wir gelesen haben, nicht. Prüfen Sie das beim ersten Login des Mitarbeiters in seinen Einstellungen oder fragen Sie PayPal.
PayPal-Logins gehören nicht in den Firmentresor
PayPal ist laut seinen Nutzungsbedingungen in Luxemburg als Bank zugelassen, und die Bedingungen verbieten, Passwörter weiterzugeben. Deshalb behandeln wir PayPal-Logins wie den Zugang zum Onlinebanking: Sie gehören in keine gemeinsame Sammlung, auch nicht in eine, die nur Inhaber und Vertretung öffnen. Im persönlichen Bereich eines Tresor-Kontos raten wir ebenfalls davon ab. In einem Firmentresor, wie wir ihn einrichten, kann ein Verantwortlicher vergessene Master-Passwörter zurücksetzen und kommt damit auch an den persönlichen Bereich eines Mitarbeiters. Beim Inhaber öffnet der Notfallzugang dessen Konto.
In den Tresor passt, was rund um PayPal anfällt, ohne selbst ein Login zu sein: eine Notiz, welche Person welchen PayPal-Nutzer mit welchen Rechten hat, und der Zugang zum Shop-System, an das PayPal angebunden ist. Die Schnittstellen-Zugangsdaten, mit denen der Shop Zahlungen abwickelt, bleiben in den Einstellungen des Shops und werden nicht in den Tresor kopiert. Für das Geschäftskonto bei der Hausbank gelten eigene Wege mit Vollmacht und eigenem TAN-Verfahren, beschrieben unter Bankzugänge für Mitarbeiter.
Wenn ein Mitarbeiter geht
Mit eigenen Logins ist der Austritt schnell erledigt. Unter Kontoeinstellungen klicken Sie neben „Nutzer verwalten“ auf „Bearbeiten“, setzen den Haken beim Nutzer und wählen „Nutzer löschen“. Das Passwort des Hauptzugangs bleibt, wie es ist, denn der Mitarbeiter hat es nie gekannt.
Anders, wenn bisher alle mit dem Login der Chefin gearbeitet haben. Dann ändert sie beim Austritt das Passwort des Hauptzugangs, prüft die zweistufige Verifizierung und sieht nach, ob der Login noch im Browser des Versandrechners oder auf einem Diensthandy gespeichert ist. Die übrigen Zugänge, die zum Austritt gehören, stehen in der Checkliste Mitarbeiter verlässt die Firma.
Fehler, die sich in kleinen Shops halten
- Ein Nutzer für das ganze Versandteam. Dann ist das geteilte Passwort nur eine Ebene tiefer gerutscht. Jede Person bekommt einen eigenen Nutzer.
- Der Bericht über den Hauptzugang. Die Buchhalterin loggt sich als Chefin ein, nur um den Monatsbericht zu holen. Dafür gibt es die eigene Berichtsberechtigung.
- Die Steuerkanzlei als Nutzer. Die Hilfeseite spricht von Angestellten. Ob auch Externe einen Nutzer bekommen dürfen, sagt sie nicht. Fragen Sie im Zweifel PayPal, oder schicken Sie den Bericht als Datei, etwa über einen sicheren Link, wie unter Verschlüsselte PDF verschicken beschrieben.
- SMS-Codes an die private Nummer des Inhabers. Arbeiten alle über seinen Login, ruft das Team ihn im Urlaub für jede Anmeldung an. Mit eigenen Nutzern braucht niemand mehr seinen Code.
Beispiel: Imkerei mit Hofladen und Onlineshop
Eine erfundene Imkerei verkauft Honig und Kerzen im Hofladen und über einen kleinen Onlineshop mit PayPal. Fünf Leute arbeiten dort, zwei davon packen von Oktober bis Dezember das Weihnachtsgeschäft. Bisher kannten alle das Passwort des Inhabers, weil Rückfragen von Kunden zu Zahlungen nur so zu klären waren.
Heute hat jede Packkraft einen eigenen Nutzer, der Zahlungen ansehen kann, aber kein Geld sendet. Die Buchhalterin, die zwei Stunden pro Woche kommt, hat einen Nutzer nur für Berichte. Erstatten darf neben dem Inhaber nur seine Frau, die dafür die Verifizierung abgeschlossen hat und ihn im Urlaub vertritt. Der Inhaber hat sein Passwort geändert, die Codes kommen aus der App auf seinem Handy. Im Januar löscht er die beiden Saisonnutzer, und im nächsten Herbst legt er neue an. Was Onlinehändler sonst an Zugängen haben, steht auf der Seite für Onlinehändler.
Bei Passwortheld
Im Passwortheld-Tresor liegen die Zugänge, die ein Shop sonst noch hat: Shop-System, Versanddienst, Marktplätze, Postfach. Wer welche Sammlung sieht, legen Sie je Sammlung fest, und wer geht, verliert mit dem gesperrten Konto den Zugriff auf alle Sammlungen. Die PayPal-Logins bleiben aus den oben genannten Gründen draußen. Die Inhalte sind Ende-zu-Ende-verschlüsselt, Ihre Passwörter können wir nicht lesen. Wie Zugänge ohne eigenen Nutzer im Team geteilt werden, steht unter Passwörter im Team teilen.
Die Wartung kostet 16,99 € im Monat inkl. MwSt. bei 12 Monaten Mindestlaufzeit, als Festpreis ohne Kosten pro Nutzer. Dazu kommt die Servermiete bei netcup ab 3,69 € im Monat inkl. MwSt. Das Angebot gilt nur für Unternehmer. Eine Sicherung gibt es mit dem Backup-Paket für 7,99 € im Monat inkl. MwSt., ohne das Paket sichern wir den Tresor nicht. Hilfe im Alltag rechnen wir nach Aufwand ab, mit 74,99 € je Stunde inkl. MwSt. je angefangener Viertelstunde. Fragen zum Tresor klären wir im kostenlosen Erstgespräch (15 Minuten), am Telefon oder per Video.
Quellen: PayPal-Hilfe: Wie verwalte ich die Nutzer in meinem Geschäftskonto?; PayPal-Hilfe: Was ist die zweistufige Verifizierung und wie kann ich sie aktivieren oder deaktivieren?; PayPal-Nutzungsbedingungen (letzte Aktualisierung 07.09.2026). Stand: 14.10.2026.