Amazon Business: jeder Einkäufer mit eigenem Login statt Firmen-Passwort

Ein Unternehmenskonto, aber für jede Person ein eigener Login

Amazon Business ist für mehrere Benutzer gebaut. In der Amazon-Hilfe steht dazu: Benutzer sind Teil eines Unternehmenskontos, haben eine oder mehrere Rollen, und jeder hat ein eigenes Amazon-Business-Konto mit eigener E-Mail-Adresse und eigenem Passwort. Die Administratorin lädt die Kollegen ein, weist ihnen Rollen zu und kann sie in Gruppen ordnen, etwa nach Abteilung oder Standort. Zahlungsarten und Lieferadressen kann sie für alle gemeinsam hinterlegen.

Ein gemeinsamer Login für alle ist damit überflüssig. Amazon schreibt auf seiner Seite zur Teamverwaltung selbst, dass sich bei mehreren Einkäufern auf einem gemeinsamen Administratorkonto kaum nachvollziehen lässt, wer wann was bestellt hat, und rät zu einem eigenen Zugang je Einkäufer. Mit eigenen Logins kommt auch der Bestätigungscode bei der Anmeldung auf das Handy der Person, die sich gerade anmeldet, sobald sie die Zwei-Faktor-Authentifizierung eingeschaltet hat. Das eine Firmenhandy in der Schublade wird dafür nicht mehr gebraucht.

Personen einladen

1. Als Administratorin „Business-Konto verwalten“ öffnen. Soll die Person in eine bestimmte Gruppe, zuerst den Gruppennamen in die Suchleiste eingeben und zur Seite der Gruppe wechseln.
2. „Benutzer“ und dann „Benutzer hinzufügen“ wählen.
3. Die dienstlichen E-Mail-Adressen eintragen, Rollen auswählen und die Einladung senden.

Antwortet jemand drei Tage lang nicht, schickt Amazon eine Erinnerung. Statt per E-Mail können Sie auch einen Einladungslink teilen. Weil jeder Benutzer mit eigener Adresse angelegt wird, braucht jede Person eine eigene dienstliche Adresse. Eine Adresse lässt sich außerdem nur einem Unternehmenskonto zuordnen.

Welche Rolle wofür

Eine Person kann mehrere Rollen haben. Ändern lassen sie sich jederzeit unter „Business-Konto verwalten“, „Benutzer“, beim Namen „Rolle bearbeiten“. Andere Administratoren hinzufügen oder entfernen können nur Administratoren.

Unter den Rollen in der Amazon-Hilfe steht kein Genehmiger. Genehmigungen richten Administratoren unter „Einkaufsrichtlinien & Genehmigungen“ ein, für eine Gruppe oder für einzelne Käufer. Je Stufe lassen sich bis zu zehn Genehmiger eintragen, von denen einer zustimmen muss, und es gibt bis zu sechs Stufen.

Gruppen für Abteilungen oder Standorte

Gruppen bündeln Personen und Einkaufseinstellungen. Jede Gruppe kann eigene oder gemeinsame Zahlungsarten und Lieferadressen haben, mit oder ohne Genehmigung. Ein Administrator kann eine oder mehrere Gruppen verwalten, und eine Person kann in mehreren Gruppen sein. Angelegt und bearbeitet werden Gruppen unter „Business-Konto verwalten“, „Gruppen“. Entfernen lässt sich eine Gruppe erst, wenn sie leer ist.

Für einen Betrieb mit zwei Standorten heißt das: eine Gruppe je Standort mit der eigenen Lieferadresse, damit niemand versehentlich an die falsche Halle bestellt.

Wo der Code trotzdem an einem Handy hängt

Den zweiten Faktor richtet jede Person für ihren eigenen Login ein, unter „Mein Konto“, „Anmeldung und Sicherheit“. Amazon bietet dafür den Code per SMS oder eine Authentifizierungs-App an. Als Administratorin können Sie unter „Business-Konto verwalten“, „Mitglied“, „Erweiterte Sicherheitseinstellungen“ die Zwei-Faktor-Authentifizierung für alle Kontomitglieder verpflichtend einschalten.

Zwei Stellen bleiben an einer Person hängen, auch mit eigenen Logins:

• Der Login der Administratorin. Ist sie die Einzige mit dieser Rolle und verliert ihr Handy, kann niemand Personen einladen oder Rollen ändern, bis sie über eine zweite Methode oder die Kontowiederherstellung von Amazon wieder hineinkommt. Wir raten deshalb zu einer zweiten Person mit der Administratorrolle. Eine Empfehlung dazu haben wir in der Amazon-Hilfe nicht gefunden.
• Die Kartenzahlung. Verlangt die Bank bei einer Kredit- oder Debitkarte eine Zwei-Schritt-Verifizierung, kann bei einer gemeinsamen Zahlungsart eine bestimmte Person dafür eingetragen sein. Sie bekommt eine E-Mail und muss innerhalb von sieben Tagen verifizieren. Ist sie nicht erreichbar, muss sie laut Amazon ihre Bankdaten so ändern, dass eine andere benannte Person den Einmalcode bekommt. Der Code gehört zum Kartenverfahren der Bank und nicht in einen Tresor. Laut Amazon braucht der Bankeinzug keine Zwei-Schritt-Verifizierung.

Für Lieferantenportale ohne eigene Benutzer, bei denen sich ein Login wirklich nicht vermeiden lässt, beschreibt Bestätigungscodes im Team teilen, wie mehrere Personen an denselben Code kommen. Für Amazon Business ist das nicht nötig.

Umstellung vom gemeinsamen Login

Gibt es heute einen Login, den das halbe Büro kennt, mit der Telefonnummer des Firmenhandys für den Code, stellen Sie so um:

1. Klären, wer bestellt, wer freigibt und wer Rechnungen braucht.
2. Jede Person mit ihrer eigenen dienstlichen Adresse einladen, die Rollen vergeben und, wo nötig, Gruppen und Genehmigungen anlegen.
3. Eine zweite Administratorin oder einen zweiten Administrator bestimmen.
4. Wenn alle drin sind: das Passwort des alten Logins ändern und festlegen, wem er ab jetzt allein gehört. Sonst können ihn Ehemalige weiter benutzen.
5. Den alten Login aus Browsern und Apps auf gemeinsam genutzten Rechnern entfernen.

Was danach in den Tresor gehört

Mit eigenen Konten bei Amazon sind die Logins persönlich. Wer seinen Amazon-Login im Tresor ablegen will, nimmt dafür den persönlichen Bereich seines eigenen Tresor-Kontos, keine gemeinsame Sammlung. Das gilt auch für die Administratorin.

In eine gemeinsame Sammlung „Einkauf“ passt, was mehrere Leute wissen müssen, ohne sich als jemand anderes anzumelden:

• eine Notiz, wer welche Rolle in welcher Gruppe hat und wer welche Bestellungen freigibt
• wer die gemeinsame Kreditkarte bei der Bank verifiziert und wer dabei vertritt
• die Zugänge zu kleineren Lieferantenshops, die keine eigenen Benutzer kennen

Zugangsdaten für das Onlinebanking gehören nicht hinein, auch nicht für das Konto, von dem Amazon abbucht. Warum, steht unter Bankzugänge für Mitarbeiter.

Wenn jemand das Unternehmen verlässt

Die Administratorin öffnet „Business-Konto verwalten“, „Benutzer“, wählt die Person und entfernt sie aus dem Unternehmenskonto. Ist sie in mehreren Gruppen, muss sie aus jeder einzeln heraus. Legen Sie vorher in der Benutzerverwaltung fest, was mit entfernten Mitgliedern passiert. Erlauben Sie die Umwandlung in ein persönliches Konto, bekommt die Person eine E-Mail mit dieser Wahl und behält dann den Bestellverlauf ihrer Käufe mit individuellen Zahlungsarten. Ohne Erlaubnis schließt Amazon ihr Mitgliedskonto.

Geht die einzige Administratorin, kann danach niemand mehr Personen einladen, entfernen oder Rollen ändern. Wie Amazon in diesem Fall einen neuen Administrator zulässt, beschreibt die Hilfe nicht. Machen Sie deshalb vor ihrem letzten Arbeitstag eine zweite Person zum Administrator und entfernen Sie die Ausscheidende erst danach.

Ein gemeinsames Passwort muss danach niemand ändern, denn die Person hatte ihr eigenes. Was beim Austritt sonst zu tun ist, steht in der Checkliste Mitarbeiter verlässt die Firma.

Beispiel: ein Kita-Träger mit drei Häusern

Eine erfundene gemeinnützige GmbH betreibt drei Kitas. Bisher bestellten alle Leitungen Bastelmaterial, Windeln und Reinigungsmittel über einen Login der Verwaltung. Der Code kam auf das Diensthandy der Verwaltungsleiterin, die deshalb jeden Vormittag Anrufe aus den Häusern bekam.

Heute gibt es im Unternehmenskonto eine Gruppe je Kita mit eigener Lieferadresse. Die drei Leitungen sind Käufer in ihrer Gruppe, die Verwaltungsleiterin und die Geschäftsführerin sind Administratorinnen und geben die Bestellungen der Häuser frei. Die Buchhalterin hat die Rolle für Buchhaltung und Finanzen und holt die Monatsberichte selbst. Jede Leitung bekommt den Code auf das Diensthandy ihres Hauses. Im Tresor des Trägers liegt in der Sammlung „Einkauf“ nur noch die Notiz zu Rollen und Freigaben. Welche Zugänge Träger sonst teilen, zeigt die Seite für Kita-Träger.

Bei Passwortheld

Für die Zugänge, die in einer Firma tatsächlich geteilt werden, richten wir einen Tresor mit Sammlungen je Abteilung ein, auf einem kleinen Server, den Ihre Firma bei netcup mietet. Entschlüsselt wird erst auf den Geräten Ihrer Leute, deshalb können wir Ihre Passwörter nicht lesen. Zwei-Faktor-Pflicht für alle Mitarbeiter. Eigentümer und Administratoren richten den zweiten Faktor selbst ein. Eigentümer und Administratoren des Tresors sehen alle Sammlungen, vergeben Sie diese Rollen deshalb nur an die Leitung. Wie Firmen Zugänge ohne eigene Benutzer verteilen, steht unter Passwörter im Team teilen.

Für die Wartung zahlen Sie 16,99 € im Monat inkl. MwSt., egal wie viele Leute ein Konto haben, Mindestlaufzeit 12 Monate. Den Server bezahlen Sie direkt an netcup, ab 3,69 € im Monat inkl. MwSt. Buchen können nur Unternehmer: Vereine nein, gemeinnützige Gesellschaften ja. Gesichert wird der Tresor nur mit dem Backup-Paket (7,99 € im Monat inkl. MwSt.), ohne das Paket exportieren Sie ihn selbst. Support ist nicht im Preis und kostet 74,99 € je Stunde inkl. MwSt., abgerechnet je angefangener Viertelstunde. Alles Weitere besprechen wir im kostenlosen Erstgespräch (15 Minuten), am Telefon oder per Video.